Assistant(e) de copropriétés F/H- CDI

Odalys Résidences; Aix-en-Provence; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

13e mois

RTT

Télétravail partiel

Carte restaurant

Mutuelle

Avantages CSE

Séjours collaborateurs

Job summary

SGIT, filiale du groupe MAGORA, recherche un(e) Assistant(e) de Copropriétés pour soutenir le gestionnaire dans un portefeuille d'environ 30 résidences à l'échelle nationale.

Vous assurerez l'accueil téléphonique, la tenue des dossiers, les convocations d'assemblées et le suivi des sinistres, avec une connaissance des outils Pack Office et du logiciel ICS. CDI, 36,8 heures et perspective d'évolution locale.

Qualifications

• Formation en immobilier ou en administratif exigée et première expérience sur poste similaire.
• Bonne maîtrise du Pack Office et connaissance informatique du logiciel ICS.
• Bon niveau de français et notions d’anglais souhaités.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers et mails.
• Mettre à jour les coordonnées et documents des copropriétaires dans les outils.
• Préparer et suivre les Assemblées Générales (convocations, PV, notifications).
• Suivre les travaux votés en Assemblée et le carnet d’entretien des immeubles.
• Rédiger des courriers destinés aux copropriétaires, fournisseurs et partenaires.
• Déclarer et suivre les sinistres et assurer le suivi technique sur les résidences.
• Organiser les déplacements du gestionnaire et assurer la circulation des informations.

Skills

Organisation efficace

Pack Office

Anglais (Notions)

Français impeccable

Gestion du recouvrement

Education

Formation en immobilier / administratif

Tools

ICS

Job description

Rejoignez SGIT, filiale du groupe MAGORA, et participez à la gestion d'un patrimoine immobilier à l'échelle nationale ! Dans le cadre de son développement, SGIT recherche un(e) Assistant(e) de Copropriétés. Véritable bras droit du gestionnaire de copropriétés, vous contribuerez au pilotage administratif et opérationnel d'un portefeuille d'environ 30 résidences situées sur l'ensemble du territoire français. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre qualité de service seront des atouts essentiels à la satisfaction des copropriétaires et au bon fonctionnement des résidences.

Vos missions

Au quotidien, vous accompagnez le gestionnaire de copropriétés dans l'ensemble de ses activités :

• Assurer l'accueil téléphonique ainsi que le traitement des courriers et des e-mails ;
• Mettre à jour les informations des copropriétaires dans les outils de gestion (coordonnées, adresses, e-mails, lettres recommandées électroniques, etc.) ;
• Préparer, suivre et diffuser les dossiers d'Assemblées Générales sous la responsabilité du gestionnaire (convocations, procès-verbaux, notifications...) ;
• Participer à certaines Assemblées Générales importantes aux côtés du gestionnaire ;
• Assurer la mise à jour du carnet d'entretien des immeubles ;
• Planifier et suivre les travaux votés en Assemblée Générale en coordination avec le gestionnaire ;
• Rédiger divers courriers à destination des copropriétaires, fournisseurs, assureurs et partenaires ;
• Déclarer et suivre les dossiers sinistres (dommages-ouvrage, multirisques, etc.), de l'ouverture du dossier jusqu'à la réalisation des travaux ;
• Assurer le suivi des interventions techniques sur les résidences ;
• Élaborer et assurer le suivi des relances auprès des copropriétaires débiteurs (échéanciers, suivi administratif, etc.) ;
• Gérer le classement et l'archivage des documents ;
• Organiser la logistique et les déplacements du gestionnaire ;
• Être l'interlocuteur privilégié des équipes présentes sur site et contribuer à la bonne circulation des informations.
• Vous êtes diplômé(e) d'une formation en immobilier ou en administratif, et vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire
• Vous êtes très à l'aise sur les outils bureautiques (Pack Office) et vous avez une connaissance informatique du logiciel ICS
• Vous parlez couramment français et disposez d’une bonne orthographe
• Vous avez des notions d’anglais
• Vous avez un véritable sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités
• Vous êtes capable de gérer le recouvrement et les sinistres en autonomie
• Vous êtes disponible pour des déplacements ponctuel

Informations Complémentaires

• Type de contrat de travail : CDI
• Date démarrage souhaité : Dès que possible
• Temps de travail & horaires : 36.80 heures du lundi au vendredi
• Rémunérations & avantages : Suivant profil et expérience, 13ème mois, RTT, télétravail partiel, carte restaurant, mutuelle d'entreprise, avantages CSE, séjours collaborateurs.

Acteur(trice) de votre carrière professionnelle, le Groupe Odalys saura vous proposer de belles perspectives d’évolution au niveau local ou national.

Nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.