Assistant d'agence F/H

Ekkoia; Lille; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Ekkoïa recherche un Assistant d'Agence pour soutenir l'équipe dans la gestion quotidienne de l'agence à Lille. Sous la responsabilité de la Direction d'Agence, vous assurez des missions administratives, organisationnelles, techniques et financières au niveau territorial.

Vous coordonnez les échanges avec les clients et partenaires, rédigez des supports internes, gérez les documents et les rendez-vous, et contribuez à l'archivage et à l'organisation d'événements.

Responsibilities

• Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, livret d'accueil)
• Gestion des relations entre clients et partenaires externes
• Gestion des tâches administratives et bureautiques (AO, documents types)
• Création des missions, clients et contacts
• Veille et réponses aux appels d'offre et candidatures sur la partie administrative
• Gestion des références projets et des compétences de l'agence
• Archivage et classement des dossiers
• Organisation des rendez-vous et des déplacements (transport, hébergement)
• Organisation d'événements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, groupes de travail, séminaires)
• Gestion des appels téléphoniques (standard)
• Gestion des fournitures et du matériel de bureau et des consommables (stock, commandes)

Job description

Sous la responsabilité de la Direction d'Agence, l'Assistant(e) d'Agence assiste l'équipe dans la gestion quotidienne de l'activité de l'agence au niveau territorial sur un plan administratif, organisationnel, technique et financier.

L'Assistant(e) d'Agence interagit avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes. Il / elle agit dans le respect des valeurs et de la raison d'être d'EKKOÏA.

Il / elle est un acteur essentiel de la réussite collective de l'agence à laquelle il/elle est rattaché(e).

Dimension opérationnelle :

• rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes, livret d'accueil ...)
• gestion des relations entre les différents interlocuteurs externes (clients, partenaires)
• gestion des tâches administratives et bureautiques (AO, documents types...)
• création des missions, clients et contacts
• veille et réponses aux appels d'offre et candidatures sur la partie administrative
• gestion des références projets et des compétences de l'agence
• archivage et le classement des dossiers
• organisation des rendez-vous et des déplacements (transport, hébergement, ...)
• organisation d'évènements internes ou externes (formations, réunions, réceptions, groupes de travail, séminaires ...)
• gestion des appels téléphoniques (standard)
• gestion des fournitures, du matériel de bureau et des différents consommables (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)

Dimension financière :

• suivi des devis et des différentes offres commerciales
• édition et envoi des factures
• suivi des impayés et des actions de recouvrement

Process :

• en appui avec le service RH, gestion de l'accueil et du départ des collaborateurs