Assistant (e) d'Agence à Cayenne - LITTORAL 1 - CDI F/H

WeRecruit; Arrondissement de Cayenne; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’administration quotidienne de l’agence et soutenir les différents services, sous la supervision du Responsable d’Agence et de l’Adjoint. Vous gérez le courrier et les mails, organisez les dossiers et les archives, préparez les réunions et assurez le relais avec les services achats et communication.

Ce poste exige rigueur, discrétion et maîtrise des outils bureautiques; vous êtes au cœur de la continuité du service et du bon

Qualifications

• Assurer le soutien administratif auprès des différents services de l’agence.
• Rédiger, saisir et diffuser les notes et courriers.
• Gérer les dossiers, l’archivage et la documentation du service.

Responsabilités

• Répondre et filtrer les appels téléphoniques
• Effectuer les tâches administratives en support des services
• Traiter le courrier et les mails et rédaction
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Organiser des réunions et assister le responsable
• Gérer les fournitures et passer commandes
• Contribuer à la préparation des pièces des réunions
• Assurer la continuité du service en cas d’absence
• Maîtriser les outils bureautiques et les nouvelles techniques
• Réaliser les attestations d’accès pour les forces de l’ordre

Connaissances

Réception téléphonique

Gestion administrative

Archivage

Rédaction de notes et courriers

Organisation des réunions

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Placé(e) sous la Direction du Responsable d’Agence et du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion administrative de l’Agence :

FINALITE DU POSTE

Assurer un soutien administratif auprès des différents collaborateurs de l’Agence en organisant les tâches administratives y compris la réception et le traitement de l’information

LES MISSIONS DU POSTE : ASSISTANAT DE L’AGENCE

A ce titre, il/elle doit :

• Répondre et filtrer les appels téléphoniques
• Effectuer toutes tâches administratives en support des différents services de l’agence
• Traiter le courrier et les mails : rédaction, frappe et diffusion
• Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service
• Organiser des réunions de service et participer aux échanges selon la nécessité
• Assister le responsable dans l’organisation de ses déplacements (réservations diverses…)
• Gérer les fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker en collaboration avec le service Achats
• Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques en collaboration avec le responsable
• Assurer la continuité de service, de façon temporaire, en cas d’absence imprévue du chargé d’accueil
• Maîtriser les outils bureautiques et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction
• Effectuer les attestations d’autorisations d’accès dans les résidences pour les forces de l’ordre

ASSISTANAT DU RESPONSABLE D’AGENCE ET ADJOINT

• Rédiger, saisir, éditer et envoyer les notes et courriers
• Participer à la rédaction des procédures de l’agence et les mettre à jour
• Préparer les documents de travail pour les réunions
• Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions
• Participer à la conception de documents (notices, brochures) destinés aux locataires en collaboration avec le service communication
• Traiter au niveau informatique les commandes de travaux comportant une part refacturable aux locataires
• Gérer le matériel administratif (tickets de borne, copieurs, TPE, étiqueteuse, broyeur…), suivre l’entretien et
• passer des commandes en collaboration avec le service achats

ASSISTANAT DES CGL

• Saisir et éditer les attestations diverses (attestations de loyers, quittances...)
• Rédiger et saisir les notes au service facturation (remboursements trop perçu, solde, transfert de solde...)

ASSISTANAT DES RESPONSABLES DE SECTEUR

• Rédiger, saisir et éditer les notes d’information destinées aux locataires
• Participer au suivi des dossiers de sinistres survenus dans les résidences (transmission des rapports des
• RS aux assureurs, attestation d’intervention du SDIS, classement) en collaboration avec le service GL Support

ASSISTANAT TECHNIQUE

• Réceptionner les devis de travaux pour validation par les responsables d’agence (en y joignant les
• états des lieux entrée et sortie si devis de remise en état) Après travaux, saisir la répartition des charges locatives dans le SI (SLM)

RELATIONS INTERNESET EXTERNES

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Comptes rendus de réunion
• Notes de service
• Tableau de suivi des sinistres
• Tableau de suivi mensuel des dépenses liées à l’entretien des parties communes et aux espaces verts

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Déclarations de sinistre
• Communication destinée aux locataires (notes, brochures, mails,sms)
• Autorisations d’accès aux forces de l’ordre