Assistant d'agence H/F

Nicollin Holding SA; Comines; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

Nicollin Holding SA recherche un(e) Assistant(e) d’agence en CDI, basé(e) à Comines (59). Vous assurez les tâches administratives quotidiennes, le traitement des factures et le suivi des dépenses, tout en coordonnant les réunions et l’accueil des visiteurs de l’agence.

Vous contribuerez à l’amélioration des process, à la rédaction de courriers et à l’archivage des documents, sous la supervision de la Direction. Poste stable et central dans le cadre du développement local du Groupe NICOLLIN.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et saisie de documents comptables.
• Capacité à rédiger des courriers et notes internes avec précision.
• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi administratif.

Responsibilities

• Applique et fait appliquer les procédures du Groupe au quotidien.
• Élabore le planning des réunions courantes et rédige les convocations et les comptes rendus.
• Réalise la saisie comptable des factures fournisseurs et le suivi des dépenses mensuelles.
• Établit les notes de frais et contrôle les saisies des prestations ou pesées pour facturation client.
• Gère le stock de matériel bureautique et assure l’accueil des visiteurs et la réception d’appels.
• Rédige les divers courriers et assure les travaux administratifs demandés par la Direction.

Job description

Notre histoire :

Depuis plus de 80 ans, le Groupe NICOLLIN s’est construit autour de valeurs fortes : l’humain, l’engagement et le sens du travail bien fait. Aujourd’hui, avec 12 000 collaborateurs/trices et un chiffre d’affaires de 700 M€, nous sommes un acteur de référence des services aux collectivités et aux entreprises sur l’ensemble du territoire (métropole et DROM-COM), à travers trois pôles d’activités :

• Environnement: gestion des déchets et propreté urbaine
• Services: nettoyage industriel, sécurité, accueil
• Eau: gestion de l’eau et assainissement

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un·eAssistant·e d’agence, en CDI, basé·e à Comines (59).

Vos missions:

Procédures du Groupe :

• Applique et fais appliquer les différentes procédures au quotidien selon les directives du Groupe en utilisant les moyens à sa disposition
• Elaboration du planning des réunions courantes (réunions de service…)
• Rédaction et envoi des différentes convocations
• Rédaction des compte rendus de réunion

Enregistrements informatiques des documents comptables fournisseurs, clients et divers :

• Saisie comptable des factures fournisseurs : réceptionner, contrôler, transmettre pour signature, saisir les éléments sur le logiciel dédié, assurer le transfert de tous les éléments pour le règlement auprès du siège, assurer le classement de ces pièces
• Réalise les tableaux de bord mensuel des dépenses (bordereau d’envoi des factures fournisseurs, bordereau des provisions pour factures non reçues – commande en cours…)
• Assure le suivi des réclamations fournisseurs (contrôler l’engagement de la facture)
• Etablit les notes de frais des salariés après vérifications des éléments fournis
• Contrôle les saisies des bons de prestations ou de pesées pour l’établissement de la facture client
• Edite et vérifie les factures clients
• Mets les factures clients sous plis, en assure l’envoi et classement des doubles de factures

Missions relatives à l’exploitation

• Gère le stock des tenues de travail et en assure la distribution en collaboration avec les chefs d’équipe
• Elabore les tableaux de bord d’exploitation et veille à leur suivi (gasoil, parc véhicule sur le logiciel KAYA, …) en collaboration avec les agents de maîtrise

Missions liées aux tâches administratives quotidiennes

• Assure l'approvisionnement en fournitures de bureau
• Se charge de faire effectuer les travaux de maintenance des matériels de bureau (appel des services et fournisseurs adéquats)
• Rédige les divers courriers et effectue les travaux administratifs demandés par la Direction

Missions diverses

• Réception des appels téléphoniques et orientation des correspondants
• Accueil des visiteurs à l’agence
• Rédaction de courriers, des notes d’informations et de service à la demande de la Direction