Assistant d’agence F/H – Pau (64)

Clauger; Pau; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Clauger recherche un(e) assistant administratif pour son agence de Meyreuil, rattachée à l’activité Travaux Réseau Sud. Vous assurez la gestion administrative de l’agence, la liaison avec le siège et le suivi des documents.

Vous prenez en charge le suivi du personnel, les plannings, les commandes et le reporting financier, avec rigueur, autonomie et confidentialité.

Profil exigé: sens de l’organisation, maîtrise des outils informatiques (Pack Office, IFS) et bonnes capacités relationnelles.

Qualifications

• Bonne maîtrise de la rédaction et de l’orthographe.
• Maîtrise du accueil téléphonique et physique.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, IFS).

Responsabilités

• Gestion administrative de l’agence (courriers, suivis, documents).
• Suivi administratif du personnel (heures, congés, notes de frais).
• Gestion des plannings (congés, astreintes, déplacements).
• Assistance activité service (commande, facturation, info financières).
• Suivi financier du centre de profit et journal de caisse.

Connaissances

Rigueur administrative

Rédaction

Maîtrise informatique

Outils

Pack Office

IFS

Description du poste

À propos de Clauger

Clauger est une entreprise familiale française, spécialisée dans le froid industriel et le traitement d’air, présente en France et à l’international. Nous concevons, réalisons et maintenons des solutions à forte valeur ajoutée pour nos clients, principalement dans les secteurs agroalimentaire et pharmaceutique, avec un engagement fort en matière de performance énergétique, de sécurité et de responsabilité environnementale.
Rejoindre Clauger, c’est intégrer une entreprise en croissance, reconnue pour sa culture humaine, son esprit entrepreneurial et la proximité avec ses clients et ses équipes.

Contexte général du poste

L’activité Travaux Réseau Sud est organisée et gérée à partir de l’agence de Meyreuil.

Cet ensemble est un centre de profit et dispose des ressources propres à son développement. Son objectif est de gérer la réalisation de nos travaux sur des équipements et matériels frigorifiques, aérauliques, et de process industriel sur la Reseau Sud et dans tous les secteurs d’activités.

Missions

1 Vous prenez en charge la Gestion administrative de l’agence

• Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils permettant d’optimiser et d’automatiser le système administratif

• Vous rédigez des courriers, compte rendus, supports, fax…

• Vous gérez l’envoi et la réception des courriers; vous assurez le suivi des recommandés, litiges et les remontées d’informations auprès de la direction

• Vous tenez à jour les documents liés au bon fonctionnement de l'agence

• Vous participez à la communication interne (Mettre à jour les tableaux d’affichage…).

• Vous suivez l’entretien des locaux et la sécurité (Extincteurs, pharmacie, électricité…).

• Vous gérez les commandes de fournitures et le stock

• Vous êtes le relais entre le siège et l’agence pour le C.E, avec le responsable d’agence.

2 Vous prenez en charge le suivi administratif du personnel

• Vous vérifiez et saisissez les feuilles de semaine de l’agence (hors responsable d’agence).

• Vous enregistrez les heures supplémentaires et transmettez une extraction mensuelle au service du personnel.

• Vous gérez la comptabilisation de la récupération depuis IFS.

• Vous vérifiez les notes de frais et les affectations (hors responsable d’agence).

• Vous gérez les visites médicales et formation de l'ensemble du personnel d'agence.

• Vous déclarez les accidents de travail auprès de la sécurité sociale, d'Aquair et de la Direction Réseau.

• Vous accueillez le personnel rentrant et communiquez sur le fonctionnement administratif de l'agence (feuilles de semaine, CP, OT…).

• Vous transmettez au siège, les demandes de vêtements de travail.

3 Vous suivez et gérez les plannings

• Vous gérez les demandes de congés, récupérations et transmettez les informations au siège.

• Vous réalisez un planning de congés estivaux et hivernaux.

• Vous recensez mensuellement les astreintes réalisées et les communiquez au service du personnel en collaboration avec le responsable service.

• Vous gérez éventuellement les déplacements et mettez à jour les plannings de nos intervenant sur site

4 Vous assistez l’activité service

• Vous créez les BT,et réceptionnez les Bons de livraison.

• Vous passez des commandes d'achats sous IFS

• Vous faites l’extraction des informations financières de IFS (Sous garantie, coûts…)

• Vous veillez à la mise à jour des informations (Statut des missions…)

5 Vous assistez le responsable d’agence dans la gestion financière du centre de profit

• Vous suivez les frais de structure liés à l’administratif

• Vous tenez le journal de caisse

• Vous gérez les impayés avec nos services generaux : Recenser les infos auprès des responsables, relancer les clients, effectuer le suivi et faire remonter les informations à la direction de l’agence

• Vous veillez au suivi de la facturation

• Vous vérifiez certaines factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’agence

Responsabilités SSE

Participe à la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel.

Savoir faire

• Capacités rédactionnelles et orthographe

• Maitrise des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique

• Solutions d’amélioration de la gestion administrative

• Bonne maitrise informatique: logiciels pack office, IFS

Savoir être

• Méthodique

• Réactif

• Disponible

• Polyvalence

• Autonomie

• Confidentialité

• Qualités relationnelles