Responsable d'agence Centre - Est à Matoury - CDI F/H

WeRecruit; France; Hybride; EUR 60 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche un responsable de gestion locative pour piloter l’agence et assurer la satisfaction des clients, la pérennité du patrimoine et la sécurité des biens. Rattaché au Directeur Adjoint de la Gestion Locative, vous animez une équipe pluridisciplinaire, garantissez la qualité du service et suivez les indicateurs opérationnels et budgétaires.

Vous développez des partenariats et assurez la coordination avec les services du siège, tout en garantissant une communication efficace avec

Responsabilités

• Garantir la satisfaction des clients et la sécurité des biens et personnes.
• Garantir la qualité de service et les indicateurs de gestion pour le patrimoine.
• Piloter l'équipe et coordonner avec les services du siège.
• Mettre en œuvre la politique générale de l’entreprise au sein des agences.
• Accompagner et motiver les collaborateurs en veillant à la cohésion des équipes.
• Gérer l'exploitation du patrimoine locatif et la relation avec les partenaires institutionnels.
• Promouvoir la culture client et assurer la qualité des réponses apportées.
• Organiser les activités GL et suivre les dossiers juridiques et juridiques contentieux.
• Réduire la vacance et les impayés, suivre le budget entretien et remise en état.
• Piloter la commercialisation des logements et le suivi des dossiers précontentieux et contentieux.
• Participer aux assemblées générales de copropriété et aux réunions du conseil syndical.
• Mettre en œuvre des outils et démarches pour améliorer la qualité du service rendu aux locataires.
• Développer des partenariats pour de nouveaux services aux locataires.
• Conduire une communication active envers les clients en collaboration avec le service communication.

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur Adjoint de la Gestion Locative, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion de son agence:

Garantir au sein de l’Agence, dans le respect de la politique générale de l’entreprise, de la législation et de la règlementation en vigueur, la satisfaction des clients, la pérennité du patrimoine et la sécurité des biens et personnes et les équilibres d’exploitation

LES MISSIONS DU POSTE

• A ce titre, il/elle doit:
• Rattaché(e) au Directeur Adjoint de la Gestion Locative, avec une équipe pluridisciplinaire vous êtes le garant de la qualité de service et des indicateurs de gestion pour le patrimoine dont vous avez la responsabilité
• Piloter votre équipe et assurer la coordination avec les services transverses du siège
• Accompagner la politique générale de l’entreprise au sein des agences et assurer la mise en œuvre du projet fondé sur la professionnalisation et la valorisation des équipes.
• Motiver, animer et accompagner les collaborateurs, en vous assurant de la cohésion des équipes et de leur adhésion à la politique de l’entreprise
• Gérer l'exploitation du patrimoine locatif dans des conditions optimales. Vous êtes le garant de l'efficacité de l'Agence en matière locative, de services à la clientèle, de maintenance patrimoniale et de relation avec les partenaires institutionnels
• Promouvoir la culture client en apportant une attention quotidienne à la qualité des réponses apportées

ORGANISATION ET PILOTAGE DES ACTIVITES GL

• Piloter les activités de l’agence (précontentieux, social, technique, la vie des baux) services transverses (contentieux et attributions)
• Gérer et assurer le suivi des dossiers juridiques et judiciaires (affaires liées au bail)
• Être responsable de la réduction de la vacance des logements et de la diminution des impayés, et assurer également le suivi et respect du budget entretien courant et maintenance et remise en état des logements libérés
• Piloter la commercialisation des logements en lien avec la responsable commercialisation des logements
• Piloter avec le/la responsable adjoint(e), le suivi des dossiers précontentieux et le suivi des dossiers contentieux en collaboration avec le responsable du service contentieux
• Participer selon les besoins et en appui du responsable de copropriété, aux assemblées générales de copropriétés et aux réunions des conseils syndicaux dont la société est membre
• Définir et mettre en œuvre les différents outils et démarches visant à améliorer la qualité du service rendu aux locataires
• Développer tous types de partenariat à même de favoriser l'émergence de nouveaux services aux locataires
• Mettre en œuvre une politique de communication active en direction des clients s'appuyant sur l'ensemble des outils notamment numériques en collaboration avec le service communication
• Participer à la procédure de régularisation des charges et veiller aux bonnes imputations des factures en collaboration avec le service facturation
• Valider les devis et bons de commande selon les délégations budgétaires
• Déployer le plan de gardiennage au sein de l’agence

ORGANISATION ET PILOTAGE DES ACTIVITES PATRIMONIALES

• Superviser les engagements et le suivi du budget pour les menues réparations, entretien courant et les remises en état des logements de l'agence
• Assurer l'interface avec les locataires dans la conduite de travaux, notamment de réhabilitation, ayant un impact sur la vie des résidences
• Participer aux réunions de chantier des constructions neuves visant à valider les échantillons, logements témoins et la réception des logements
• Piloter la commercialisation des logements suite aux livraisons
• Etre le garant du suivi de la Garantie de Parfait Achèvement des opérations neuves ou réhabilitées en lien avec la direction des opérations
• Piloter le plan d’amélioration de la qualité de service de son agence
• Superviser, en collaboration avec le RTA les grosses réparations, le recensement des besoins, et le suivi des opérations en lien avec le service GE/GR (gros entretiens, grosses réhabilitations) de la Direction du Patrimoine
• Veiller à la mise en œuvre du programme d’entretien des immeubles et de remise en état des logements vacants, en collaboration avec le responsable technique d’agence
• Etre le garant de la politique de sécurité des personnes et des biens sur votre agence
• Participer à l’élaboration du PSP/PMT et le déployer au niveau de l'agence

CONCERTATION COLLECTIVE

• Représenter la société auprès des instances externes
• Organiser, participer et suivre les réunions avec les associations des locataires (gestion et suivi des réclamations)
• Gérer le partenariat avec les collectivités et les instances de la sécurité publique
• Représenter la société lors des réunions et/ou des assemblées générales avec les associations et les institutions publiques

MANAGEMENT

• Animer, motiver et fédérer son équipe autour de la stratégie d’entreprise en veillant au développement
• de ses collaborateurs et à la qualité du climat social
• S’approprier les décisions de la direction, veiller à leur mise en œuvre en s’assurant de leur bonne compréhension par les équipes de travail
• Définir les objectifs du service : fixer les objectifs individuels, en assurer le suivi et mettre en œuvre les moyens permettant de les réaliser et de les atteindre
• Evaluer vos collaborateurs et contribuer à leur evolution
• Définir les priorités en veillant à la bonne répartition de la charge de travail
• Être force de proposition et favoriser l’initiative, la responsabilisation et l’autonomie en reconnaissant le droit à l’erreur pour une meilleure efficacité
• Accompagner l’expression et le développement des compétences de l’équipe et de chacun des membres
• Proposer à la direction les adaptations des effectifs du service et plus particulièrement (les modifications d’horaires de travail, les embauches, les mutations, les promotions, les évolutions de classification, les ajustements de rémunérations, les licenciements, et toute sanction disciplinaire) pour le personnel dont il a la responsabilité
• Etablir, après en avoir référé à la direction, les définitions de fonction des collaborateurs et l’organigramme du service
• Réaliser les entretiens annuels d’évaluation et les entretiens professionnels avec les personnes placées sous sa responsabilité
• Déterminer les besoins de son personnel en formation
• S’assurer de la qualité de la communication en suscitant l’information montante par la consultation de ses subordonnés et en assurant la diffusion de l’information descendante dans son service
• Déléguer, chaque fois que cela est possible, une partie de ses activités et en assurer le suivi
• Etre responsable de la transmission des informations nécessairesau service RH pour le calcul de la paie et la gestion du personnel (absences, congés, accidents de travail…) concernant les personnes de son service
• Etre responsable du respect des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement, dans son service
• Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène et de sécurité
• Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par la direction
• Assurer la bonne transversalité des actions de l’équipe avec le personnel de l’agence et du siège
• Organiser le travail de son équipe, s’assurer de sa bonne réalisation et prendre les mesures correctives nécessaires
• Encourager et faciliter la pratique d’intelligence collective et d’innovation

RELATIONS INTERNES ET EXTERNES

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Tableaux de suivi des impayés des locataires en place et partis
• Tableaux de suivi de la vacance
• Tableaux de livraisons et suivi d’attribution
• Comptes rendus d’activités
• Tableaux de suivi des réclamations
• Reporting mensuel sur l’activité de l’agence

• Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise:
• Courriers divers