Assistant.e d'Agence

Equans Group; Annecy; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Equans Group à Annecy recrute une Assistante d’Agence polyvalente pour assurer l’administration, la relation client et le suivi financier des activités.

Vous accompagnerez les responsables d’affaires et les conducteurs de travaux, gérerez les appels d’offres, les livraisons et les achats, et veillerez à une organisation rigoureuse du quotidien du site.

Qualifications

• Formation administrative, gestion ou assistanat.
• Expérience souhaitée sur un poste d'assistant(e) d'agence ou administratif(ve).
• Connaissance des secteurs BTP, énergie ou génie électrique est un atout.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes internes et externes.
• Gérer la messagerie de l'agence et les relances clients.
• Réaliser les relances clients et suivre les créances et factures.
• Préparer les appels d'offres et suivre le suivi des situations de travaux.
• Gérer les commandes, les livraisons et le suivi administratif des marchés publics et sous-traitance.

Education

Formation administrative, gestion ou assistanat

Tools

Bureautique

Job description

Job: Support Functions Admin Support Contract type: Permanent Location: 74000 Annecy France Offer ID: 91538Assistante d'Agence H/FRejoignez une agence dynamique au cœur des projets de génie électrique !Véritable partenaire des équipes opérationnelles, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'agence et assurez un rôle clé dans la gestion administrative, commerciale et financière de l'activité.Polyvalent(e) et organisé(e), vous accompagnez les responsables d'affaires, conducteurs de travaux et équipes support dans le suivi des dossiers et la relation avec les clients, fournisseurs et partenaires.Vos missionsAdministration et relation clientsAssurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes internes et externes ;Gérer la messagerie de l'agence ;Réaliser les relances clients et participer au suivi des créances ;Contribuer à la préparation et au suivi des appels d'offres ;Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution.Gestion administrative et financièreEnregistrer les commandes clients ;Assurer la facturation et le suivi des situations de travaux ;Préparer les demandes de cautions bancaires et les virements ;Contrôler les factures fournisseurs et intérimaires ;Suivre les frais généraux, les créances et les prévisions de facturation ;Réaliser les calculs de révision de prix.Suivi des dossiers de chantierPréparer les documents administratifs liés aux marchés publics et à la sous-traitance ;Établir les contrats de sous-traitance et les documents de fin d'affaires ;Mettre à jour les plateformes clients et les pièces administratives ;Assurer le suivi administratif des accidents du travail, arrêts maladie et visites médicales.Support aux équipesAssister les responsables d'agence et les conducteurs de travaux ;Suivre les formations, les équipements et les commandes de fournitures ;Organiser les déplacements et réservations de voyages ;Gérer les congés et absences des collaborateurs ;Participer à la vie quotidienne et à l'organisation de l'agence.Votre profilFormation administrative, gestion ou assistanat.Expérience souhaitée sur un poste d'assistant(e) d'agence, assistant(e) administratif(ve) ou assistant(e) de gestion.Une connaissance des secteurs du BTP, de l'énergie, du génie électrique ou des travaux est un véritable atout.Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils de gestion.Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et excellent relationnel.Pourquoi nous rejoindre ?Un poste polyvalent aux missions variées.Un environnement technique stimulant dans le secteur du génie électrique.Une équipe à taille humaine et des projets concrets.Un rôle central au service de la performance de l'agence.