Assistant d'Agence (H/F) - Auvergne-Rhône Alpes

Réseau DEF; Saint-Priest; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle et prévoyance

Indemnité cantine ou TR

Place en crèches

Réseau d’entreprise en plein essor

Job summary

Réseau DEF à Saint-Priest recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dédié(e) à la gestion des contrats de maintenance et au suivi administratif des interventions.

Le poste implique l'optimisation du planning, la préparation des factures et le suivi des contrats et avenants, avec un esprit d'équipe et des capacités d'organisation fortes.

Qualifications

• Planification et appels d'offres (marchés publics).
• Connaissance du SSI (Système de Sécurité Incendie) est un plus.
• Maîtrise du Pack Office, Navision et Planner One.
• Minimum 2 ans sur un poste similaire.

Responsibilities

• Gérer les commandes de contrats de maintenance.
• Réceptionner, enregistrer et actualiser les données conformément aux procédures internes afin d'en garantir l'exactitude et la fiabilité.
• Optimiser le planning des déplacements de nos technicien.nes en tenant compte des contraintes contractuelles, tout en assurant leur logistique lors des interventions sur sites clients.
• Préparer et envoyer les factures relatives aux visites de maintenance.
• Saisir efficacement les contrats et avenants, tout en maintenant à jour les informations selon nos procédures internes.
• Finaliser et transmettre les rapports de visite ainsi que les comptes-rendus d'interventions aux clients, renforçant ainsi notre transparence et notre réactivité.
• Fournir aux technicien·nes le support nécessaire pour chaque intervention selon nos standards internes.
• Contribuer au montage administratif des appels d'offres et procéder aux dépôts sur les plateformes légales dédiées.
• Passer les commandes d'achat pour s'assurer du bon approvisionnement nécessaire aux services.
• Mettre à jour régulièrement nos outils administratifs selon les procédures établies.
• Effectuer le suivi et les relances auprès des clients ayant des retards de règlement.

Skills

Planification

Appels d'offres

Gestion administrative

Maîtrise Pack Office

Navision

Planner One

Tools

Pack Office

Navision

Planner One

Job description

• Gérer les commandes de contrats de maintenance.
• Réceptionner, enregistrer et actualiser les données conformément aux procédures internes afin d'en garantir l'exactitude et la fiabilité.
• Optimiser le planning des déplacements de nos technicien.nes en tenant compte des contraintes contractuelles, tout en assurant leur logistique lors des interventions sur sites clients.
• Préparer et envoyer les factures relatives aux visites de maintenance.
• Saisir efficacement les contrats et avenants, tout en maintenant à jour les informations selon nos procédures internes.
• Finaliser et transmettre les rapports de visite ainsi que les comptes-rendus d'interventions aux clients, renforçant ainsi notre transparence et notre réactivité.
• Fournir aux technicien·nes le support nécessaire pour chaque intervention selon nos standards internes.
• Contribuer au montage administratif des appels d'offres et procéder aux dépôts sur les plateformes légales dédiées.
• Passer les commandes d'achat pour s'assurer du bon approvisionnement nécessaire aux services.
• Mettre à jour régulièrement nos outils administratifs selon les procédures établies.
• Effectuer le suivi et les relances auprès des clients ayant des retards de règlement.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Intégrez une équipe dynamique et passionnée.
• Mutuelle et prévoyance
• Rémunération fixe accompagnée de prime en fonction de votre développement sur vos fonctions.
• Indemnité cantine ou TR
• Place en crèches
• Faire partie d’un Réseau d’Entreprise en plein essor.

Parlons de vous !

Côté savoir être :

Vous êtes organisé.e et faite preuve de rigueur ?

Vous avez un sens accru des priorités et êtes réactif.ve ?

On dit de vous que vous êtes bon.ne communiquant.e et polyvalent.e.

Une main de fer dans un gant de velours, vous avez un bon esprit d’équipe ?

Et vos compétences :

• Vous avez impérativement déjà effectué de la planification et des appels d'offres (marchés publics).
• La connaissance du monde du SSI (Système de Sécurité Incendie) est un plus.
• Vous avez une expertise reconnue dans la maîtrise du Pack Office ainsi que Navision et Planner One
• Vous avez un minimum de 2 ans sur un poste similaire.

Vous vous reconnaissez dans cette description ? Alors n'hésitez plus et rejoignez-nous dans un environnement stimulant.