Assistant(e) de Gestion

Infraneo; Chilly-Mazarin; Remote; EUR 26,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT

Tickets restaurants

Mutuelle

Intéressement

50% Transports

Job summary

Infraneo, spécialiste du diagnostic et de la maintenance des ouvrages, recherche une Assistante de Gestion à Chilly-Mazarin. Vous assurez le secrétariat, le suivi administratif des marchés publics et privés, et vous préparez les pièces pour les DCE et les appels d’offres, en veillant au respect des délais.

Vous pilotez la facturation, le suivi des encaissements, les relances clients et les litiges de paiement, et vous coordonnez l’accueil téléphonique, le courrier et l’archivage.

Qualifications

• Formation en gestion administrative ou équivalent, Bac+2/3.
• Expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion.
• Excellentes capacités en communication écrite et orale.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches.

Responsibilities

• Gestion des appels d'offres: veille sur les plateformes, téléchargement des DCE.
• Préparation des pièces administratives (DC1, DC2, DC4, attestations...).
• Constitution et mise en page du mémoire technique avec les ingénieurs.
• Dépôt des offres électroniques dans les délais.
• Saisie et suivi administratif des projets dans l’ERP Everwin SX.
• Gestion des sous-traitants et vérification de leurs pièces.
• Suivi des contrats et bons de commande, contrôle des données dans l’ERP.
• Saisie des factures et suivi des encaissements et litiges de paiement.
• Accueil téléphonique, gestion du courrier et des fournitures.

Skills

Communication écrite et orale

Maîtrise outils bureautiques

Esprit d'équipe

Rigueur et autonomie

Sens de l'organisation

Aisance avec les chiffres

Education

Bac+2/3 en gestion administrative

Tools

Everwin SX

YOOZ

Chorus Pro

Word

Excel

PowerPoint

Job description

# Assistant(e) de Gestion* Chilly-Mazarin, 91380* CDI* 01/02/2027* 26400€- 32500€## Description*Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes qu'aux hommes.***Rejoignez une ingénierie de terrain au service des infrastructures**Chez INFRANEO, nous intervenons chaque jour pour diagnostiquer, surveiller, réparer et prolonger la durée de vie des infrastructures existantes : ouvrages d’art, bâtiments, réseaux, ouvrages hydrauliques, sols et structures.Notre conviction : l’existant a de l’avenir.Avec plus de 1 400 collaborateurs en Europe dont 650 en France, nous accompagnons les acteurs publics et privés dans la sécurité, la maintenance et la pérennité de leurs ouvrages. Nous sommes présents au travers d’une vingtaine d’agences sur le territoire national.Avantages- RTT - Tickets restaurants - Mutuelle - Intéressement - 50% Transports## MissionsEn tant qu'**Assistante de Gestion**, vos missions principales seront :Gestion des appels d'offres :* Assurer une veille quotidienne sur les plateformes de dématérialisation des marchés* Télécharger les dossiers de consultations des entreprises (DCE)* Préparer les pièces administratives obligatoires (formulaires DC1, DC2, DC4, attestations fiscales et sociales etc...)* Constituer et mettre en page le mémoire technique en collaboration avec les ingénieurs.* Déposer les offres électroniques dans le respect strict des délais impartis.* Suivi Administratif des Projets et des chantiers* Créer et ouvrir les dossiers administratifs d’affaires dans l’ERP (Everwin SX)* Constituer les dossiers d’agrément des sous-traitants et vérifier leurs pièces légales.* Suivi des contrats et Bons de commande* Tour de contrôle des données saisies dans l’ERP* Saisie des bons de commande et suivi des réceptions dans le logiciel d’achat (YOOZ) Gestion financière et comptabilité* Etablir la facturation des honoraires et les situations de travaux selon l’avancement des chantiers.* Déposer les factures des marchés publics sur la plateforme et en assurer le suivi* Assurer le suivi des encaissements, gérer les relances clients et le suivi des litiges de paiement* Contrôler et saisir les factures fournisseurs dans le logiciel d’achat (YOOZ) Secrétariat et logistique de l’agence* Assurer l’accueil téléphonique, la gestion des courriers (postaux et électroniques) et des fournitures* Organisation de déplacements, salon et autres évènements* Assurer le classement et l’archivage numérique et physique des dossiers de l’agence## Profil* Formation en **gestion administrative** ou équivalent, idéalement Bac +2 ou Bac +3 ;* Expérience de **2 ans** minimum dans un poste similaire ;* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion ;* Excellentes compétences en **communication** écrite et orale ;* Capacité à **travailler en équipe** et à gérer plusieurs tâches simultanément et dans le respect des échéances strictes ;* Rigueur, autonomie et sens de l'organisation ;* Aisance avec les chiffres* Maîtrise règlementaire : Excellente connaissance des procédures des marchés publics et privés du BTP* Outils métiers : Utilisation courante de la Plateforme Chorus Pro. La connaissance de l’ERP de gestion d’affaire (Everwin SX) et du logiciel des gestion des achats (YOOZ est un plus.* Polyvalence : Aptitude à passer rapidement d’une tâche à une autre et à gérer les urgences.* Esprit d’équipe et excellent relationnel : Posture professionnelle et diplomate en externe et en interne* Sens de la confidentialité et discrétion* Une connaissance des **ressources humaines** serait un plus.