ASSISTANT/E AGENCE

OPPBTP; Bruges; Sur place; EUR 35 000 - 37 000; Plein temps

Résumé du poste

OPPBTP recherche un(e) assistant(e) de l’agence pour relayer le Directeur d’Agence et assurer l’accueil, le suivi administratif et la coordination quotidienne.

Vous interviendrez auprès des clients et partenaires, gérerez l’agenda, les relances et le reporting, en lien avec les directions du siège et les services DAF/DRH.

Qualifications

• BTS Gestion de la PME ou équivalent exigé.
• Expérience en assistanat, gestion ou coordination souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et organisation efficace.

Responsabilités

• Accueil et orientation des clients et partenaires en présentiel et à distance.
• Suivi administratif, financier et RH de l’agence.
• Gestion annuelle du budget et reporting mensuel.
• Rédaction de comptes rendus et organisation de réunions.
• Suivi des congés et des déplacements.

Connaissances

Organisation

Relations interpersonnelles

Gestion multiple sujets

Formation

BTS Gestion de la PME

BTS Support à l’Action Managériale

BTS Assistant de gestion

Outils

Bureautique

Suite Office

Gestion agenda

Description du poste

Rejoignez un poste clé au cœur du fonctionnement de l’agence, au service des équipes, des clients et des partenaires.

L’OPPBTP est l’organisme professionnel de prévention du BTP. Sa mission : accompagner les entreprises, les salariés et les acteurs du secteur pour améliorer la prévention des risques professionnels, la santé et la sécurité sur les chantiers et dans les entreprises.

Votre rôle

Véritable relais du Directeur d’Agence, vous participez activement à la vie quotidienne de l’agence et à la coordination de ses activités.

Au contact direct des clients et partenaires, vous assurez un accueil de qualité, répondez aux demandes de premier niveau et orientez vos interlocuteurs vers les bonnes ressources.

Polyvalent/et organisé/e , vous contribuez également au suivi administratif, financier et RH de l’agence, en lien avec les directions du siège.

Vos missions principales

• -Accueillir, orienter, coordonner
• Être le premier interlocuteur des clients et partenaires, en présentiel comme à distance
• Apporter un premier niveau d’information sur nos services
• Gérer les courriers et sollicitations entrantes
• Préparer et organiser les réunions externes
• Contribuer aux actions de prévention et de communication relayées par l’agence
• -Participer à la vie de l’agence
• Gérer l’agenda du Directeur d’Agence
• Préparer les temps collectifs : logistique, supports, contenu
• Rédiger les comptes rendus
• Participer au reporting mensuel et au suivi des relations client et partenaires
• Contribuer au suivi administratif, RH et financier
• -En lien avec la DAF :
• Participer au suivi du budget annuel
• Veiller au respect des procédures d’achats, de frais professionnels et des engagements financiers
• Suivre la gestion du parc immobilier, des véhicules et des équipements de l’agence
• -En lien avec la DRH :
• Soutenir le plan de développement des compétences
• Participer à l’intégration des nouveaux arrivants
• Suivre les congés et les déplacements
• Assurer le suivi des visites d’information et de prévention
• Mettre à jour les affichages obligatoires et la trousse de premiers secours

Des missions complémentaires pourront vous être confiées

Selon les besoins, vous pourrez également participer :

• -à la préparation du Conseil du Comité Régional
• -au relais d’informations auprès du CSE
• -à des remplacements ponctuels au sein du réseau des Assistantes d’Agence
• -à des projets nationaux portés par d’autres directions

Rémunération annuelle brute: 35/37 KE sur 13.3 mois

Vous êtes reconnu(e) pour :

• votre sens de l’organisation et des priorités,
• votre aisance relationnelle,
• votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

Vous aimez évoluer dans un environnement où le sens du service, la coordination et la polyvalence sont essentiels.

De formation BTS Gestion de la PME, BTS Support à l’Action Managériale, BTS Assistant de gestion ou équivalent, vous disposez d’une expérience sur un poste d’assistanat, de gestion ou de coordination.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et aimez travailler en lien avec des interlocuteurs variés.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste polyvalent et utile, au cœur des enjeux de l’agence
• Une forte dimension relationnelle et organisationnelle
• Un environnement dynamique, collaboratif et porteur de sens

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.