Assistant(e) administrative

NEPSOD; Chambéry; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

NEPSOD recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer la logistique des centres de formation et le suivi administratif. Vous déplacerez sur les sites, préparerez les salles, gérerez le matériel et les commandes.

Vous participerez aussi au suivi informatique, à la communication locale et à l'amélioration continue des procédures. Poste en agence, travail sur site à Chambéry et environnements formation.

Qualifications

• Expérience en administration et logistique.
• Capacité à gérer plusieurs sites et veiller au bon fonctionnement des installations.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion de stock.

Responsabilités

• Effectuer les déplacements sur les sites de formation pour acheminer ou récupérer le matériel pédagogique.
• Préparer les salles avant les démarrages de formation (installation du matériel, vérifications).
• Veiller au bon état des salles et signaler les dysfonctionnements.
• Réaliser les inventaires du matériel pédagogique et informatique.
• Gérer les commandes, le rangement et le suivi des fournitures.
• Mettre à jour les tableaux de bord commerciaux et les outils de suivi.
• Réaliser des recherches administratives et préparer les informations pour les managers.
• Centraliser et organiser les informations utiles au fonctionnement de l'agence.
• Rédiger des courriers, e-mails et documents administratifs.
• Échanger avec bailleurs, fournisseurs et prestataires.
• Suivre les demandes d'intervention et rechercher des devis.
• Apporter un appui administratif quotidien au Responsable d'agence.
• Réaliser des photos lors des formations et mettre à jour les supports de communication.

Connaissances

Gestion logistique

Support administratif

Suivi du matériel

Coordination inter-sites

Communication interne

Description du poste

1. Gestion logistique des centres de formation

• Effectuer les déplacements sur les différents sites de formation afin d'acheminer ou de récupérer le matériel pédagogique.

• Préparer les salles avant les démarrages de formation (installation du matériel, vérifications, mise en place).

• Veiller au bon état des salles et signaler les éventuels dysfonctionnements.

• Réaliser les inventaires du matériel pédagogique et informatique.

• Gérer les commandes, le rangement et le suivi des fournitures.

2. Informatique

• Mettre à jour les ordinateurs et les logiciels.

• Préparer les postes informatiques avant chaque démarrage de formation.

• Assurer le suivi du parc informatique et du stock de matériel (ordinateurs, casques, souris, claviers, câbles, etc.).

3. Suivi administratif

• Mettre à jour les tableaux de bord commerciaux et les outils de suivi.

• Réaliser des recherches administratives et préparer les informations nécessaires aux managers.

• Centraliser et organiser les informations utiles au fonctionnement de l'agence.

4. Appui au Responsable d'agence

• Participer à la rédaction des courriers, e-mails et documents administratifs.

• Assurer les échanges avec les bailleurs, fournisseurs et prestataires.

• Suivre les demandes d'intervention jusqu'à leur résolution.

• Rechercher des devis, les comparer et assurer leur suivi.

• Apporter un appui administratif quotidien au Responsable d'agence.

5. Communication

• Réaliser des photos lors des formations et des événements organisés par l'agence.

• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports de communication dans les centres de formation.

6. Veille et amélioration continue

• Réaliser une veille concurrentielle sur les organismes de formation.

• Effectuer une veille sur l'actualité de la formation professionnelle, de l'alternance, des dispositifs de financement et des appels d'offres.

• Être force de proposition pour améliorer l'organisation, les outils et les procédures de l'agence.