Assistant Formation H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Limoges; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Nouvelle-Aquitaine recherche un assistant formation (Conseiller gestion et financement) pour accompagner les adhérents, renseigner les entreprises et assurer le règlement des dossiers de formation.

Rattaché à la Direction Relation Adhérents et Réseau et sous la supervision du responsable de service, il gère le suivi administratif, contrôle les dossiers et assure le reporting et l’archivage, tout en promouvant les dispositifs de formation et les solutions OPCO.

Responsabilités

• Gérer les demandes de prise en charge et les actions de formation et réaliser les missions d'engagement et de règlement dans le respect des process en vigueur
• Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers et les saisir dans le Système d'Information
• Suivre l'activité administrative de son portefeuille et renseigner les clients sur l'état d'avancement de leurs dossiers
• Solliciter l'interlocuteur adéquat pour tout événement bloquant ou situation exceptionnelle
• Contrôler les dossiers et clôturer les engagements
• Assurer le suivi des dossiers sensibles ou en contentieux
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers
• contribuer à l'accompagnement et au conseil de ses adhérents sur son périmètre et prendre en charge la satisfaction adhérent
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques, les mails, le courrier papier ou dématérialisé
• Réaliser un premier niveau de conseil et de qualification du besoin client
• Informer et conseiller sur les dispositifs de formation
• Etudier les plans de développement des compétences des adhérents, et réaliser l'optimisation financière
• Identifier et proposer des solutions adaptées aux besoins du client, selon la stratégie de l'OPCO
• Appuyer la promotion des services de l'OPCO, selon les orientations des branches et la stratégie de l'OPCO
• S'assurer du suivi et de la résolution des demandes du client
• Contribuer à la remontée des informations et mettre à jour la base clients
• Participer à des actions de promotion de l'OPCO
• réaliser le reporting et l'analyse de son activité
• Assurer le suivi de son activité en renseignant le tableau de bord
• Proposer des ajustements quand nécessaire afin d'améliorer les process

Description du poste

L'assistant formation (Conseiller gestion et financement) contribue aux missions d'engagement financier. Il assure le règlement des dossiers de formation. Il renseigne les entreprises, détecte les besoins emploi-formation potentiels et relaie les informations auprès de l'interlocuteur adéquat. Il accompagne, conseille et fidélise un portefeuille d'entreprises clientes.Rattaché à la Direction Relation Adhérents et Réseau (DRAR), sous la responsabilité du responsable de service (adjoint) gestion.

Ses missions :

• Gérer les demandes de prise en charge et les actions de formation et réaliser les missions d'engagement et de règlement dans le respect des process en vigueur
• Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers et les saisir dans le Système d'Information
• Suivre l'activité administrative de son portefeuille et renseigner les clients sur l'état d'avancement de leurs dossiers
• Solliciter l'interlocuteur adéquat pour tout événement bloquant ou situation exceptionnelle
• Contrôler les dossiers et clôturer les engagements
• Assurer le suivi des dossiers sensibles ou en contentieux
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers

Prendre en charge la satisfaction client :

• contribuer à l'accompagnement et au conseil de ses adhérents sur son périmètre et prendre en charge la satisfaction adhérent
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques, les mails, le courrier papier ou dématérialisé
• Réaliser un premier niveau de conseil et de qualification du besoin client
• Informer et conseiller sur les dispositifs de formation
• Etudier les plans de développement des compétences des adhérents, et réaliser l'optimisation financière
• Identifier et proposer des solutions adaptées aux besoins du client, selon la stratégie de l'OPCO
• Appuyer la promotion des services de l'OPCO, selon les orientations des branches et la stratégie de l'OPCO
• S'assurer du suivi et de la résolution des demandes du client
• Contribuer à la remontée des informations et mettre à jour la base clients
• Participer à des actions de promotion de l'OPCO
• réaliser le reporting et l'analyse de son activité
• Assurer le suivi de son activité en renseignant le tableau de bord
• Proposer des ajustements quand nécessaire afin d'améliorer les process