Assistant.e Administratif.ve (H/F)

France Travail; Angers; Sur place; EUR 10 000 - 20 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ordinateur portable

CSE

Restauration

Complémentaire santé

Indemnité transports

Résumé du poste

France Travail recherche une assistante administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance. Vous assurerez l’information, le conseil et l’orientation des prospects, la gestion des contrats et des dossiers étudiants, et vous ferez le lien avec la comptabilité pour les financements et les facturations.

Le poste implique la gestion des inscriptions, des suivis financiers et des résiliations en coordination avec l'équipe

Qualifications

• Formation et expérience correspondant à BTS GPME/BUT GEA ou Bachelor L.P.
• Maîtrise des outils bureautiques et adaptation à différents logiciels métiers.
• Rigueur, autonomie et esprit d'équipe exigés.

Responsabilités

• Informer, conseiller et orienter les prospects sur l'enseignement à distance et les financements.
• Élaborer les parcours de formation, les contrats et les inscriptions des stagiaires/étudiants.
• Servir d'interlocuteur entre la Cellule CAF et le service comptabilité pour les facturations.
• Gérer les résiliations des stagiaires/étudiants et suivre les procédures associées.
• Gérer les émargements et les données pour les suivis financiers.

Connaissances

Classer des documents

Gestion des agendas

Mettre à jour dossiers

Rigueur et précision

Réactivité

Formation

BTS GPME ou BUT GEA

Bachelor 3e année / Licence pro

Outils

Pack Office

SAGE

Description du poste

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance de l'ESA : la planification et l'organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui manage la cellule Conseils Admissions et Financements :Le niveau d'autonomie des missions sera en fonction du diplôme préparé.1- Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de renseignement (téléphone, visites, salons, journées portes ouvertes) :- Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.- Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes financeurs (CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils Régionaux, etc), réaliser les devis dématérialisés et monter les conventions de formation avec les entreprises.2- Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l'inscription de stagiaires/étudiants:- Vérifier les conditions d'admission avant le passage des dossiers de candidature en commission d'admission- Examiner les candidatures pendant les commissions d'admission- Réaliser et envoyer les contrats d'enseignement à distance,- Traiter les contrats qui reviennent et procéder à l'inscription administrative- Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets- Archivage des dossiers.3- Être interlocuteur entre la Cellule CAF et le service de comptabilité pour les facturations des financeurs :- Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs,- Préparer les commandes de vente ou d'avoir sur l'outil SAGE,- Mettre à jour les tableaux de suivi des apprenants financés suite aux facturations,- Clôturer et archiver les dossiers des apprenants financés.4- Être interlocuteur du traitement des résiliations des stagiaires/étudiants en lien avec l'équipe pédagogique et le service de comptabilité :- Informer de la procédure de résiliation par téléphone, mail, etc.- Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).5- Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :- Extraire les données de l'outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau Excel,- Contrôler les feuilles d'émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.PROFIL RECHERCHE :Formation et expérience :- BTS GPME en 2ème année ou BUT GEA en 3ème année ou Bachelor 3ème année/Licence proCompétences spécifiques :- Maîtrise des outils bureautiques (Pack office)- Adaptabilité à prendre en main différents logiciels métiersAptitudes professionnelles :- Rigueur, autonomie, organisation, esprit d'équipe

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat apprentissage Durée du travail 36H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 10000.0 Euros à 20000.0 Euros - La rémunération sera à définir selon la réglementation alternance.
• Ordinateur portable
• CSE
• Restauration
• Complémentaire santé
• Indemnité transports
• La rémunération sera à définir selon la réglementation alternance.

Déplacements Déplacements: Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents- GPME ou GEA Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur