Assistant(E) Administratif(Ve) Et Comptable Polyvalent( H/F

TiHive; Grenoble; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

TiHive est une entreprise industrielle deeptech à Grenoble qui développe des systèmes de vision et d’IA pour le contrôle qualité en temps réel. Nous recherchons une personne expérimentée et polyvalente pour prendre en charge l’assistance administrative et le support RH au quotidien.

Vous assurez la comptabilité courante, la facturation et les tâches administratives, le tout sur un poste terrain et opérationnel. Maîtrise d’Excel et MS 365 demandée, anglais professionnel apprécié.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat administratif polyvalent et comptabilité courante.
• Expérience concrète de la facturation clients/fournisseurs.
• Bonnes bases comptables et aisance avec les chiffres.
• Gestion administrative quotidienne d’une PME.
• Maîtrise d’Excel et des outils Microsoft 365.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec méthode.
• Bonne expression écrite et orale en français.
• Niveau d’anglais professionnel pour échanges administratifs.

Responsibilities

• Comptabilité courante et facturation: collecter, contrôler, enregistrer et classer les factures fournisseurs; préparer les éléments pour le cabinet comptable; suivre factures et paiements; établir certaines factures et avoirs; relancer les impayés; rapprocher justificatifs; suivre notes de frais; archivage des pièces; maintenir les tableaux de suivi; interlocuteur du cabinet.
• Gestion administrative quotidienne: gestion courrier; archivage et suivi documentaire; suivi contrats/abonnements/assurances; gestion fournisseurs et prestataires; commandes de fournitures et équipements; suivi bons de commande, devis, factures et livraisons; mise à jour des tableaux; préparation de documents.
• Premier contact entreprise: accueil téléphonique; identifier le besoin et orienter les appels; prendre messages; accueillir visiteurs; communiquer avec fournisseurs/clients; échanges en français et anglais.
• Achats, déplacements et logistique: passer et suivre commandes; demander devis; contrôler livraisons; organiser déplacements (billets, hôtels, transports); organiser réunions et événements; suivre expéditions; assurer fonctionnement des locaux; support RH.
• Soutien RH: préparer et classer documents administratifs des salariés; mettre à jour dossiers du personnel; suivre échéances/absences/visites médicales; organiser arrivées et départs; préparer éléments RH.

Skills

Assistanat administratif

Comptabilité courante

Facturation clients/fournisseurs

Excel et MS 365

Gestion multi-dossiers

Anglais professionnel

Tools

Excel

Microsoft 365

Job description

• Support administratif RH

À propos de l’entreprise

À propos de TiHive

TiHive est une entreprise industrielle deeptech française qui développe des systèmes de vision basés sur les technologies térahertz et l’intelligence artificielle, destinés au contrôle qualité et à l’optimisation des procédés industriels en temps réel.

Notre activité combine des systèmes hardware avancés, de l’électronique embarquée, des logiciels, des services cloud et des revenus SaaS récurrents. TiHive entre dans une nouvelle phase de croissance commerciale, d’industrialisation et de développement international.

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Description Des Activités Significatives De L'emploi

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne expérimentée, polyvalente et très opérationnelle, capable de prendre en charge de manière autonome une grande partie de la gestion administrative quotidienne de l’entreprise.

Il s’agit avant tout d’un poste de terrain et d’exécution, pour une personne qui apprécie de gérer concrètement les sujets, de suivre les dossiers jusqu’à leur résolution et de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Vous serez un véritable point d’appui pour l’équipe support, en prenant en charge des missions variées allant de la comptabilité courante et la facturation à la gestion administrative, l’accueil téléphonique, les fournisseurs, la logistique.

Vos missions principales

Comptabilité courante et facturation

L’expérience en comptabilité constitue un élément important du poste.

• Collecter, contrôler, enregistrer et classer les factures fournisseurs ;
• Préparer les éléments à transmettre au cabinet comptable ;
• Suivre les factures clients et fournisseurs ;
• Établir certaines factures clients et avoirs ;
• Effectuer le suivi des règlements et relancer les factures impayées ;
• Contrôler et rapprocher les justificatifs, factures et paiements ;
• Participer au suivi des notes de frais ;
• Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables ;
• Maintenir à jour les tableaux de suivi administratif et financier ;
• Être l’interlocuteur opérationnel du cabinet comptable pour les sujets courants.

Priorité du poste : nous recherchons une personne ayant déjà réellement pratiqué ces missions et capable de les prendre en charge rapidement avec autonomie.

Gestion administrative quotidienne

Vous prenez en charge de manière très concrète le fonctionnement administratif de l’entreprise :

• Gestion du courrier et des documents administratifs ;
• Classement, archivage et suivi documentaire ;
• Suivi des contrats, abonnements, assurances et échéances administratives ;
• Gestion des fournisseurs et prestataires ;
• Commandes de fournitures et équipements ;
• Suivi des bons de commande, devis, factures et livraisons ;
• Gestion et mise à jour des différents tableaux de suivi ;
• Préparation de documents, courriers et dossiers administratifs.

Vous représentez également un premier point de contact de l’entreprise

• Assurer l’accueil téléphonique ;
• Identifier le besoin de l’interlocuteur et orienter les appels ;
• Prendre les messages et assurer leur suivi ;
• Accueillir ponctuellement les visiteurs ;
• Communiquer avec les fournisseurs, clients et partenaires administratifs ;
• Répondre de manière professionnelle aux sollicitations courantes en français et en anglais.

Achats, déplacements et logistique

Selon Les Besoins Quotidiens De L’entreprise

• Passer et suivre les commandes ;
• Échanger avec les fournisseurs et demander des devis ;
• Contrôler les livraisons et traiter les éventuels écarts ;
• Organiser les déplacements professionnels : billets, hôtels, transports et réservations ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions et événements ;
• Suivre les expéditions et réceptions ;
• Participer au bon fonctionnement quotidien des locaux.
• Support administratif RH

En Soutien De La Fonction RH

• Préparer et classer les documents administratifs des salariés ;
• Mettre à jour les dossiers du personnel ;
• Suivre certains documents, échéances, absences et visites médicales ;
• Participer à l’organisation administrative des arrivées et départs ;
• Préparer les éléments administratifs nécessaires au suivi RH.

Profil

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne qui aime faire, organiser, suivre et finaliser.

• Une expérience confirmée en assistanat administratif polyvalent et comptabilité courante ;
• Une expérience concrète de la facturation clients/fournisseurs ;
• De bonnes bases comptables et une aisance avec les chiffres ;
• Une expérience de la gestion administrative quotidienne d’une PME ;
• Une bonne maîtrise d’Excel et des outils Microsoft 365 ;
• Une capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec méthode ;
• Une bonne expression écrite et orale en français ;
• Un niveau d’anglais professionnel permettant de gérer des échanges administratifs courants.

Vous vous reconnaîtrez dans ce poste si…

• Vous aimez qu’un dossier soit traité jusqu’au bout ;
• Vous n’avez pas besoin d’être relancé(e) pour effectuer un suivi ;
• Vous êtes à l’aise aussi bien avec une facture qu’avec un fournisseur, un appel téléphonique, une commande ou un dossier administratif ;
• Vous savez identifier ce qui est urgent et organiser votre journée en conséquence ;
• Vous êtes rigoureux(se) et fiable ;

Vous cherchez un poste concret, opérationnel et polyvalent

Voir la fiche métier : Assistant de direction (H/F)