ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), COMMERCIAL(E) ET DE GESTION

Mission Locale Strasbourg Eurométropole; Strasbourg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Mission Locale Strasbourg Eurométropole recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve), commercial(e) et de gestion polyvalent pour soutenir la direction et les services (commerce, études, travaux et administratif) dans Strasbourg. Vous assurez l'accueil, le traitement du courrier, la gestion des dossiers et le suivi administratif et financier des affaires.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les ERP; une expérience dans le BTP et l'anglais professionnel est appréciée.

Qualifications

• Formation Bac minimum en gestion administrative ou équivalent.
• Expérience dans le secteur du bâtiment ou travaux souhaitée.
• Rigueur, confidentialité et polyvalence.

Responsibilities

• Gérer l'administration générale et la gestion.
• Accueillir visiteurs et partenaires.
• Suivi administratif des chantiers et des sous-traitants.
• Gestion des factures fournisseurs et vérification des pièces.
• Organisation des déplacements professionnels et expéditions.
• Préparer les situations de travaux et les factures clients.
• Gestion du personnel et suivi des documents RH.

Skills

Gestion administrative

Comptabilité

Rédaction technique

Anglais professionnel

Education

Bac minimum en gestion administrative

Tools

Pack Office

Logiciels ERP

Logiciels comptables

Job description

Descriptif des tâches

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), COMMERCIAL(E) ET DE GESTION

Rattachement hiérarchique

L'assistant(e) administratif(ve), commercial(e) et de gestion est rattaché(e) à la Direction et accompagne les différents services de l'entreprise (direction, commerce, études, travaux et administratif).

Il/elle assure la bonne circulation des informations, contribue à l'organisation administrative de l'entreprise et participe au suivi commercial, financier et opérationnel des affaires.

Missions principales

• Administration générale et gestion
• Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires.
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Réceptionner, traiter, diffuser et archiver le courrier entrant et sortant.
• Gérer le classement physique et numérique des documents.
• Constituer, mettre à jour et transmettre les dossiers administratifs de l'entreprise.
• Assurer le suivi des documents légaux et réglementaires :
• Extrait Kbis
• Attestations URSSAF
• Assurances
• Certifications et qualifications (QUALIBAT, RGE, etc.).
• Veiller à la conformité et à l'actualisation des documents administratifs nécessaires aux marchés publics et privés.
• Gérer les services généraux et les achats courants de l'entreprise (fournitures, téléphonie, équipements bureautiques, contrats de maintenance, etc.).
• Administration comptable et financière
• Contrôler et enregistrer les factures fournisseurs.
• Vérifier la cohérence entre les bons de livraison, commandes et factures.
• Assurer la saisie des pièces comptables dans les logiciels de gestion et comptabilité.
• Suivre le circuit de validation des factures.
• Préparer les règlements fournisseurs selon les échéances.
• Participer au suivi de trésorerie et aux tableaux de bord administratifs.
• Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurance.
• Assurer le suivi administratif des cautions bancaires et garanties éventuelles.
• Administration commerciale
• Assurer la veille et le téléchargement des dossiers d'appels d'offres.
• Constituer les dossiers administratifs de candidature.
• Mettre en forme les offres commerciales et les mémoires techniques.
• Garantir le respect des échéances de remise des offres.
• Participer à la mise à jour des supports de présentation de l'entreprise et des références chantiers.
• Mettre à jour les tableaux de suivi commercial.
• Assurer le suivi des commandes clients et des travaux supplémentaires.
• Participer à l'élaboration et au suivi des prévisions d'activité et de chiffre d'affaires.
• Réaliser ponctuellement des traductions de documents commerciaux en anglais.
• Suivi administratif des chantiers
• Ouvrir et administrer les dossiers d'affaires.
• Collecter et enregistrer les données contractuelles des marchés.
• Assurer le suivi administratif des sous-traitants :
• Documents réglementaires
• Agréments
• Contrats
• Paiements directs.
• Suivre les conditions particulières des marchés :
• Retenues de garantie
• Cautionnements
• Modes de règlement
• Délais de paiement.
• Préparer et émettre les situations de travaux et factures clients.
• Assurer le suivi des échéances de facturation.
• Relancer les responsables d'affaires pour la transmission des éléments de facturation.
• Participer au suivi des encaissements et aux relances clients.
• Gérer les accès administratifs aux chantiers (badges, autorisations, dossiers sécurité, etc.).
• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs (hôtels, transports, locations de véhicules).
• Gérer les expéditions, transports et formalités administratives éventuelles liées à l'export.
• Administration du personnel
• Contrôler les relevés d'heures et les temps de travail.
• Préparer et saisir les variables de paie.
• Assurer le suivi des congés, RTT et absences.
• Mettre à jour les dossiers individuels du personnel.
• Tenir à jour le registre unique du personnel.
• Assurer la gestion administrative des intérimaires et des relations avec les agences de travail temporaire.
• Organiser le suivi des dotations en vêtements de travail et équipements de protection individuelle (EPI).
• Participer à l'organisation des visites médicales et des entretiens professionnels.
• Assurer le suivi des notes de frais et indemnités de déplacement.
• Participer à la communication interne de l'entreprise (notes d'information, newsletter, affichages réglementaires).

Compétences requises

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques administratives et de gestion.
• Bonnes connaissances en comptabilité et gestion financière.
• Bonne connaissance du secteur du bâtiment et des marchés de travaux.
• Connaissance des règles sociales applicables au BTP.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Maîtrise des logiciels ERP, de gestion commerciale et comptable.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Anglais professionnel apprécié.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Rigueur et fiabilité.
• Polyvalence.
• Réactivité.
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d'équipe.
• Autonomie.
• Sens du service.
• Aisance relationnelle et communication professionnelle.
• Capacité à travailler dans un environnement multi-interlocuteurs.

Profil recherché

• Formation Bac minimum en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent.
• Expérience souhaitée
• Une expérience dans le secteur du bâtiment ou des travaux est fortement appréciée.