Assistant·e administratif·ve

SOLIHA AISNE; Arrondissement de Tours; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Job summary

Tsigane Habitat, établissement SOLIHA Centre-Val de Loire, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’accueil, le secrétariat et le soutien logistique du service social. Vous serez rattaché(e) à la responsable de service et interviendrez sur l’ensemble des tâches administratives courantes.

Vous veillez à la saisie et à la transmission des informations, gérez les courriers et les plannings, préparez les réunions et accompagnez les usagers dans leurs démarches sur le dossier

Qualifications

• Diplôme de secrétariat, bureautique, administratif, sanitaire et social ou en relation…
• Expérience en assistance administrative
• Permis B obligatoire
• Expérience en travail social très appréciée
• Connaissance et maîtrise des outils informatiques

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique
• Orienter les personnes
• Donner un 1er niveau de renseignements
• Prendre les messages
• Gérer les boites mail de contact
• Gestion du courrier et des navettes (enregistrement courrier arrivée et départ, transmission)
• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents et courrier, saisie de données, rédaction de compte rendu
• Aide à la mise en place et au développement des outils de suivi d’activité
• Tri, classement et archivage
• Gestion des agendas et des rendez-vous
• Organisation de réunions et des déplacements
• Veille à la transmission des informations aux salariés
• Gestion des plannings de réservation
• Gestion des fournitures de l’établissement (bureau/hygiène/courses) : achat et suivi des stocks
• Suivre et mettre à jour les données et exporter des statistiques
• Suivre et mettre à jour des listings des personnes accompagnées en lien avec les travailleurs sociaux
• Aide au traitement des statistiques et à la rédaction des comptes rendus et bilans
• Rédiger les courriers
• Participer aux réunions d’équipe / de secteur mensuelles
• Accueillir les usagers suivis lors de RDV, pour une aide administrative de 1er niveau
• Recevoir, analyser et orienter les demandes des salariés, des partenaires et du public
• Rédaction et envoi des comptes-rendus des réunions
• Aides administratives et logistiques diverses
• Edition des factures pour les marchés, dépôt sur Chorus et lien avec la comptabilité

Skills

Expérience en assistance administratif

Education

Diplôme de secrétariat, bureautique, administratif, sanitaire et social ou en relation…

Tools

PARCOURS

Chorus

Job description

À propos de Tsigane Habitat

Acteur de l’Economie sociale et solidaire, SOLIHA, Solidaires pour l'Habitat, œuvre depuis plus de 80 ans pour que chacun puisse accéder ou se maintenir dans un logement abordable, économe en énergie et adapté.

À propos de SOliHA CVL-Tsigane Habitat

Acteur de l’Economie sociale et solidaire, SOLIHA, Solidaires pour l'Habitat, œuvre depuis plus de 80 ans pour que chacun puisse accéder ou se maintenir dans un logement abordable, économe en énergie et adapté.
Aujourd’hui, le Mouvement SOLIHA est présent partout en France hexagonale et Outre-mer. Il regroupe 135 associations, neutres et indépendantes agréées Service social d’intérêt générale par l’Etat.
Créée en 1952, SOLIHA Centre val de Loire est une association loi 1901 prestataire de conseils et d’assistance en matière d’amélioration de l’habitat.
Tsigane Habitat, Établissement SOLIHA Centre-Val De Loire, Créé En 1997, Œuvre Pour L’amélioration De L’habitat Et Des Conditions De Vie Des « Gens Du Voyage ». Son Projet Est De :

• Répondre aux besoins des voyageurs en termes d’accueil et d’habitat,
• Répondre aux besoins des collectivités et termes d’accueil ou de sédentarisation des voyageurs,
• Favoriser l’inclusion des voyageurs en les accompagnant vers les structures de droit commun,
• Apaiser les tensions liées aux stationnements spontanés.

Le poste

Missions principales

Accueil Du Public :

Dans le respect du cahier des charges du Conseil Départemental, l’assistant·e administratif·ve assurera les missions suivantes :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Orienter les personnes
• Donner un 1er niveau de renseignements
• Prendre les messages
• Gérer les boites mail de contact

Secrétariat :

• Gestion du courrier et des navettes (enregistrement courrier arrivée et départ, transmission)
• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de document et courrier, saisie de données, rédaction de compte rendu
• Aide à la mise en place et au développement des outils de suivi d’activité
• Tri, classement et archivage

Assistance Et Appui Logistique :

• Gestion des agendas et des rendez-vous
• Organisation de réunions et des déplacements
• Veille à la transmission des informations aux salariés (notes de service…)
• Gestion des plannings de réservation
• Gestion des fournitures de l’établissement (bureau/hygiène/courses) : achat et suivi des stocks

Mission spécifiques au service social de Tsigane Habitat :

• Suivre et mettre à jour les données et exporter des statistiques
• Suivre et mettre à jour des listings des personnes accompagnées en lien avec les travailleuses sociales et la responsable de service
• Aider au traitement des statistiques et à la rédaction des comptes rendus et bilans
• Rédiger les courriers
• Participer aux réunions d’équipe / de secteur mensuelles
• Accueillir les usagers suivis lors de RDV, pour une aide administrative de 1er niveau (enregistrer les démarches sur le dossier de l’usager sur PARCOURS)
• Recevoir, analyser et orienter les demandes des salariés, des partenaires et du public
• Rédaction et envoi des comptes-rendus des réunions
• Aides administratives et logistiques diverses
• Edition des factures pour les marchés, dépôt sur Chorus et lien avec la comptabilité

Entretien Des Compétences Et Transmission :

• Accueillir ponctuellement des stagiaires et contribuer à leur formation.
• Participer à des actions d’information ou de formation en interne ou en externe.
• Participer aux réunions organisées par l’association, notamment les réunions métiers
• Participer à l’écriture des process

Conditions de mise en œuvre

Lieu de travail : Au siège de Tsigane Habitat, 241 rue Edouard Vaillant 37000 TOURS
Déplacement : remplacement inter-sites dans le même département ou à Tours
Horaires en conformité avec les horaires d’ouverture au public
L’assistant·e administratif·ve est rattaché.e à la responsable de service et au Directeur de Tsigane Habitat

Profil recherché

• Diplôme de secrétariat, bureautique, administratif, sanitaire et social ou en relation…
• Expérience en assistance administrative, secrétariat ou similaire
• Permis B obligatoire
• Expérience en travail social très appréciée
• Connaissance et maitrise des outils informatiques

Compétences et qualités requises

• Rigueur, motivation et dynamisme,
• Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,
• Qualités rédactionnelles,
• Capacité d’adaptation.