Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

Soliha Charente Maritime Deux Sèvres; Bessines; On-site; EUR 18,000 - 22,000; Part time

Job summary

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F) à l’agence de Bessines (79). Postes basé en agence, temps partiel 28 heures hebdomadaires sur 4 jours; CDI à confirmer, candidature rapide.

Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, la saisie informatique, le secrétariat et le lien entre particuliers, Conseillers Habitat, opérateurs et financeurs. Expérience en secrétariat exigée et BAC validé.

Qualifications

• Expérience en accueil téléphonique indispensable.
• Connaissances générales en secrétariat et bureautique.
• Maîtrise des outils informatiques et saisie informatique.
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie.
• Bon rédactionnel et respect des procédures internes.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique; informer et orienter les publics.
• Saisir les documents administratifs et assurer le secrétariat entre les interlocuteurs.
• Suivre les dossiers de financement et les demandes d’aides.
• Mettre à jour les fichiers partenaires et outils internes.
• Gérer les commandes et fournitures; transmettre l’information en interne.

Skills

Accueil téléphonique

Secrétariat

Bureautique

Organisation

Relationnel

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Pack Office

Outlook

Gestion base de données

Job description

Soliha Charente Maritime / Deux Sèvres recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat (H/F)

Missions:

Accueil/standard, réception et gestion de la demande :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
• Informer les publics, orienter vers les interlocuteurs pertinents au sein de l’établissement et le cas échéant vers les différents partenaires ;

Secrétariat-administration

• Assurer la saisie informatique
• Assurer le secrétariat et le lien administratif entre les particuliers, Conseillers Habitat, chargés d’opérations, techniciens et Organismes financeurs
• Recueillir les documents administratifs et techniques nécessaires à l’instruction et la constitution des demandes d’aide et en vérifier la conformité, relancer les demandes complémentaires, assurer le traitement des réclamations.
• Instruire et suivre les dossiers de financements (demandes de paiements, d’acomptes, de soldes, plans de financement…)
• Effectuer les opérations classiques de secrétariat : courrier, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, saisie, tri, classement, archivage…
• Assurer la mise à jour des fichiers partenaires et des outils propres à l’association
• Gérer fournitures et commandes ;
• Réceptionner, traiter et diffuser l’information en interne, en émission et réception (courrier, mails…) ;
• Veiller à la transmission des informations entre les salariés et avec le siège.

Poste basé à l’agence de Bessines (79)

Horaires

temps partiel sur 4 jours - 28 heures hebdomadaire

Salaire

Selon expérience + prime d’intéressement

Poste en CDD de 9 mois minimum

A pourvoir dans les meilleurs délais

Le dossier de candidature devra comporter un CV détaillé et une lettre de motivation

Compétences :

• De niveau minimum BAC acquis par formation ou expérience professionnelle
• Expérience en accueil téléphonique/standard indispensable
• Connaissances générales en secrétariat et bureautique, Techniques de secrétariat indispensables
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques, saisie informatique (pack office, traitement de textes, tableurs, gestion base de données, outlook)
• Capacité d’assimilation des textes et procédures administratives
• Autonomie, sens de l’organisation, disponibilité, capacité d’adaptation, sens du relationnel
• Une expérience dans des missions similaires serait un plus
• Adhésion au projet social et aux valeurs de l’association Soliha
• Savoir gérer un outil de gestion de base de données et d’activités en interface avec la direction et les différents pôles de l’association

Qualités requises :

• Rigueur et organisation : capacité à gérer un volume important de contacts téléphoniques et rédiger des fiches contacts claires
• Dynamisme, motivation et curiosité pour le projet associatif de SOLIHA
• Vraies qualités relationnelles : accueil tout public, sens de l’écoute, attitude positive,
• Être réactif : rappeler les demandeurs selon des délais imposés, savoir se mobiliser sur des évènements portés par l’établissement
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques et numériques
• Qualité rédactionnelle et bonne orthographe (gestion boite mail de l'association)
• Capacités d’initiatives, d’autonomie et de travail en équipe
• Capacités d’adaptation et de polyvalence, de priorisation
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Veiller au respect des procédures internes
• Rendre compte et alerter