Assistant·e administratif·ve

SOLIHA CVL Tsigane Habitat; Arrondissement de Tours; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

SOLIHA CVL Tsigane Habitat recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour intervenir au sein de l’équipe sociale pluridisciplinaire dans le département d’Indre-et-Loire.

Vous assurerez l’accueil du public, le secrétariat, la gestion des courriers et des outils de suivi d’activité, ainsi que l’appui logistique et le suivi des rendez-vous et des déplacements.

Qualifications

• Expérience en assistance administrative, secrétariat ou similaire.
• Diplôme de secrétariat, bureautique ou administratif exigé.
• Connaissance et maîtrise des outils informatiques.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique du public et orientation des usagers.
• Gestion du courrier, des messages et des documents administratifs.
• Organisation des agendas, réunions et déplacements pour l’équipe.
• Suivi des données, statistiques et rédaction de comptes rendus.
• Edition des factures et liaison avec la comptabilité lors des marchés.

Skills

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Polyvalence

Education

Diplôme de secrétariat

Bureautique / administratif

Relation avec le secteur social

Tools

Word

Excel

PARCOURS

Chorus

Job description

Assurer l’assistance administrative au sein d’une équipe sociale pluridisciplinaire qui intervient sur l’ensemble du département d’Indre-et-Loire.

Missions principales

Dans le respect du cahier des charges du Conseil Départemental, l’assistant·e administratif·ve assurera les missions suivantes :

Accueil du public

• Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Orienter les personnes
• Donner un 1er niveau de renseignements
• Prendre les messages
• Gérer les boites mail de contact

Secrétariat

• Gestion du courrier et des navettes (enregistrement courrier arrivée et départ, transmission)
• Travaux de bureautique: saisie et mise en forme de document et courrier, saisie de données, rédaction de compte rendu
• Aide à la mise en place et au développement des outils de suivi d’activité
• Tri, classement et archivage

Assistance et appui logistique

• Gestion des agendas et des rendez-vous
• Organisation de réunions et des déplacements
• Veille à la transmission des informations aux salariés (notes de service...)
• Gestion des plannings de réservation
• Gestion des fournitures de l’établissement (bureau/hygiène/courses): achat et suivi des stocks

Mission spécifiques au service social de Tsigane Habitat

• Suivre et mettre à jour les données et exporter des statistiques
• Suivre et mettre à jour des listings des personnes accompagnées en lien avec les travailleuses sociales et la responsable de service
• Aider au traitement des statistiques et à la rédaction des comptes rendus et bilans
• Rédiger les courriers
• Participer aux réunions d’équipe / de secteur mensuelles
• Accueillir les usagers suivis lors de RDV, pour une aide administrative de 1er niveau (enregistrer les démarches sur le dossier de l’usager sur PARCOURS)
• Recevoir, analyser et orienter les demandes des salariés, des partenaires et du public
• Rédaction et envoi des comptes-rendus des réunions
• Aides administratives et logistiques diverses
• Edition des factures pour les marchés, dépôt sur Chorus et lien avec la comptabilité

Entretien des compétences et transmission

• Accueillir ponctuellement des stagiaires et contribuer à leur formation.
• Participer à des actions d’information ou de formation en interne ou en externe.
• Participer aux réunions organisées par l’association, notamment les réunions métiers
• Participer à l’écriture des process

Conditions de mise en œuvre

Lieu de travail: Au siège de Tsigane Habitat, 241 rue Edouard Vaillant 37000 TOURS

Déplacement: remplacement inter-sites dans le même département ou à Tours

Horaires en conformité avec les horaires d’ouverture au public

L’assistant·e administratif·ve est rattaché.e àla responsable de service et au Directeur de Tsigane Habitat

Diplôme de secrétariat, bureautique, administratif, sanitaire et social ou en relation…

Expérience en assistance administrative, secrétariat ou similaire

Permis B obligatoire

Expérience en travail social très appréciée

Connaissance et maitrise des outils informatiques

Compétences et qualités requises

• Rigueur, motivation et dynamisme,
• Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,
• Qualités rédactionnelles,
• Capacité d’adaptation.