Assistant(e) Administratif - Gestionnaire des Paies

TES Technical Engineering Support; Rezé; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

TES Technical Engineering Support recherche un/une Assistant(e) Administratif, Gestionnaire des Paies pour soutenir le Président et le Directeur des opérations. Vous assurez le secrétariat, la gestion du standard, le courrier et l’organisation des réunions et des missions administratives liées au personnel.

Vous contrôlez les diplômes, préparez les éléments de contrats et centralisez les éléments de paie. Vous traitez les demandes de formation et habilitations, suivez les visites médicales et

Qualifications

• BAC+2/3 avec première expérience dans une société de prestation intellectuelle.
• Bon niveau de français et d'anglais, orthographe et communication soignées.
• Maîtrise des outils numériques et des procédures RH.

Responsibilities

• Secrétariat: standard, courrier, réservation et organisation des réunions.
• Contrôle des diplômes et préparation des éléments liés aux contrats d’embauche.
• Gestion de la paie: centralisation des éléments et validation avant transmission.
• Formation et habilitations: planification, convocations et synthèse des évaluations.
• Relation avec Médecine du Travail et suivi des visites médicales.
• Gestion documentaire: dossiers du personnel, KBis et documents administratifs.

Skills

Organisation

Rigueur

Communication

Anglais professionnel

Education

BAC+2/3

Tools

Pack Office

ERP

Job description

Technical Engineering Support (TES) est une société d’ingénierie créée il y a + de 30 ans, spécialisée dans la coordination des essais et la mise en service industrielle. TES est une société de prestation qui accompagne également ses clients dans la participation aux études et à la coordination du montage des équipements industriels.

Pour accompagner notre développement, au service support de notre société nous avons un poste à pourvoir en tant qu’Assitant(e) Administratif, Gestionnaire des Paies. Sous la responsabilité du Président et du Directeur des opérations vos principales responsabilités sont :

SECRETARIAT

• Secrétariat, gestion du standard, du courrier, réservation des salles de réunion, …

RESSOURCES HUMAINES

• Contrôle des diplômes pour s’assurer de leur validité
• Envoi des pack Embauche
• Préparation des éléments nécessaires aux contrats d’embauche dans le respect des procédures et accords
• Etablissement des ordres de mission
• Envoi des pack Accueil
• Organisation de ½ journée d’intégration des collaborateurs
• Tenu à jour des dossiers du personnel

MISSION CONSULTANTS

• Responsable de la logistique consultants dans le cadre des missions (voyages, transports ..)

PAIE

• Centralisation des éléments relatifs à la paye (pointage des heures ou variables de paie) ou tout document lié à la modification de la situation du personnel. Il/Elle les contrôle avant transmission au centre administratif
• Réception des feuilles de pointage et notes de frais (dont indemnités kilométriques)
• Réception et fait validation des demandes d’absence
• Traitement des informations nécessaires à la paye

FORMATION & HABILITATIONS

• Recueil des évaluations des formations et en fait une synthèse
• Planification et organisation des formations
• Envoie des convocations aux formations
• Traitement des informations relatives aux habilitations et certifications du personnel

MEDECINE DU TRAVAIL

• Gestion des relations et des facturations avec la Médecine du Travail
• Planification et organisation des visites médicales
• Envoie des convocations aux visites médicales et tenue du tableau de bord associé

Q3SRE

• Traitement des procédures, instructions et formulaires relatifs à son activité
• Suivi administratif des documents qualité processus Commercial et Missions consultants

FOURNISSEURS

• Gestion des commandes fournisseurs
• Gestion des documents administratifs (KBis, RIB) exigibles par les clients et les Marchés Publics

Assitant(e) Administratif, Gestionnaire des paies, BAC+2/.+3 ayant une première expérience réussie dans une société de prestation intellectuelle. Vous maitrisez parfaitement les outils numérique (Pack Office, ERP ...), Vous avez un très bon niveau de Français et en anglais. Une présence de 3 jours par semaine est demandée au bureau à La Défense.