Assistant de la Directrice Générale des Services H/F

ville de le vesinet; Le Vésinet; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville du Vésinet recherche un collaborateur pour assister la Directrice Générale des Services dans l’organisation, la gestion et l’accueil du service.

Le rôle implique la gestion d’agendas, la préparation de dossiers, le soutien administratif et l’accueil téléphonique et physique, avec suivi des délibérations municipales et organisation du Conseil.

Qualifications

• Soutien administratif (prise de notes, mise en forme de tous types de courriers, etc.).
• Gestion quotidienne du courrier arrivé (ouverture, tri, enregistrement, ventilation, suivi des réponses).
• Classement et archivage des dossiers, organisation des déplacements.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda et préparation des dossiers en amont et suivi des rendez‑vous.
• Soutien administratif et préparation des courriers.
• Gestion du courrier et synthèse des principaux courriers pour le Maire.

Connaissances

Gestion d'agenda

Secrétariat

Accueil téléphonique

Archivage

Description du poste

MISSIONS DU POSTECollaborateur privilégié de la Directrice Générale des Services, apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

ACTIVITESSecrétariat de la Directrice Générale des Services

• Gestion de l’agenda, préparation des dossiers en amont et suivi des rendez‑vous, suivi des parapheurs, interface avec les services, préparation et suivi des bureaux municipaux, CODIR, etc.
• Soutien administratif (prise de notes, mise en forme de tous types de courriers, etc.).
• Gestion quotidienne du courrier arrivé (ouverture, tri, enregistrement, ventilation, suivi des réponses, synthèse des principaux courriers pour Monsieur le Maire).
• Classement et archivage des dossiers, gestion logistique du service, organisation des déplacements.
• Accueil téléphonique et physique.

Soutien dans l’organisation du Conseil municipal

• Assure la préparation du Conseil municipal (ordre du jour, commissions, procès-verbaux, dossiers du Conseil, etc.).
• Assure le suivi des arrêtés municipaux, des décisions et des délibérations (numérotation, tenue des tableaux, etc.).
• Assure la publicité, l’affichage, la transmission et la télétransmission des arrêtés, des décisions et des délibérations.
• Assure le traitement et le suivi de certains dossiers thématiques.

Autres missions

• Polyvalence avec l’assistant(e) de Monsieur le Maire