Assistant de direction opérationnel H/F

EpaMarne-EpaFrance; Friauville; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

EpaMarne-EpaFrance recherche un assistant opérationnel pour soutenir les directions opérationnelles et de projet. Vous assurerez la gestion administrative, le suivi des marchés et des documents, et contribuerez à la coordination entre les équipes projet.

Le poste nécessite au moins 2 ans d’expérience en assistance, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une capacité à travailler en équipe dans un environnement structuré et exigeant.

Qualifications

• Formation minimum bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans l’assistanat opérationnel.
• Connaissance des procédures des marchés publics est un plus.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, bonne orthographe et rédaction.

Responsibilities

• Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou prestations intellectuelles (OS, EXE, suivi des factures).
• Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages et suivi des échéances; organisation des réunions et présentation des dossiers.
• Rédaction et transmission au service achat des fiches de formalisation et cahier des charges; suivi des offres et des devis.
• Gestion des contrats, archivage et classement électronique et papier des documents projets, et appui à la vie sociale de la filiale.

Skills

Organisation

Rigueur

Rédaction

Esprit d'équipe

Gestion des priorités

Education

Bac+2 en Assistantarial/gestion

Tools

Sifow

Job description

• Affectation et positionnement dans l’organisation

• Affecté au sein d’une Direction Opérationnelle, de projet ou de filiale

  Poste placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur Opérationnel, de projet ou de filiale

Missions de la Direction Opérationnelle / Direction de Projet

La Direction Opérationnelle met en oeuvre les opérations d’aménagement des établissements publics sur son périmètre et les suit jusqu’à leur achèvement.

Elle prend le relais de la mission de prospection dès obtention d’un accord politique des collectivités pour lancer les études pré-opérationnelles. Elle en assure le suivi jusqu’à leur bon achèvement et assiste la Direction Financière dans les opérations de clôture. Elle conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en oeuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique.

Elle est responsable du respect de la qualité, des coûts et des délais dans la réalisation des opérations et gère la relation au quotidien avec les collectivités en vue de la remise en gestion des infrastructures au fur et à mesure de leur mise en service. Elle assiste la DAJF dans le suivi des opérations de rétrocession.

Elle est chargée d’assurer le reporting sur la réalisation des opérations en assurant la mise à jour régulière des Prévisions à Fin d’Affaire (PFA) et la production des documents de Comité de ZAC (COZACs) deux fois par an.

En s’appuyant sur la Direction du Développement, elle s’assure de la pertinence de la production d’immobilier économique ou résidentiel au regard des attentes du marché et de son rythme d’écoulement. Elle vise à optimiser les calendriers de réalisation.

En s’appuyant sur la Direction Technique elle veille à la qualité et au planning de réalisation des espaces publics et ouvrages d’art prévus au sein des opérations d’aménagement.

Aux côtés de la Direction de la Stratégie et de l’innovation, elle propose puis met en œuvre des actions innovantes dans un objectif de développement durable du territoire.

Une direction de projet se distingue d’une direction opérationnelle, par un territoire géographiquement plus réduit, où se concentrent des projets d’importance stratégique pour l’établissement, nécessitant d’agir en « chaîne courte » avec la direction générale, à tous les stades d’avancement.

Chaque direction de projet comprend un directeur et un ou plusieurs chefs de projet, avec des objectifs et ressources métiers fixés en collaboration avec la Direction Technique (DT) et la Direction du Développement (DDEV). Ces directions gèrent la prospection, le montage, et le suivi opérationnel des projets dans leur périmètre.

Missions principales du poste

L’assistant opérationnel est garant :

• De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction Opérationnelle et des équipes projet de la DO2 ;
• De l’accompagnement du directeur opérationnel dans le management de la DO ;
• De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage, au pilotage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…), en accompagnement des équipes projet (chef de projet, ingénieur…) de sa DO ;

Entre les trois Directions Opérationnelles des établissements et les 3 Directions de Projet, l’assistant(e) pourra être amené(e) à remplacer les autres assistants opérationnels H/F pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

MISSIONS :

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE CLASSIQUE ET DE DIRECTION

• Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs,
• Gérer l’agenda du Directeur et de l’équipe opérationnelle
• Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants
• Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),
• Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction opérationnelle pour la préparation et le suivi des dossiers d’instances internes
• Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de la Direction opérationnelle et les frais correspondants
• Gérer les indemnités kilométriques
• Gérer les commandes fournitures,
• Assurer le fonctionnement du processus de signature électronique de tous documents (courriers, notes CGeFi, OS, EXE, FF… liste non exhaustive)
• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE LIEE A LA VIE SOCIALE ET LA GESTION COURANTE DE LA FILIALE

• En lien étroit avec le Directeur Administratif et Financier de la filiale, organisation des Assemblées Générales, des Conseils d’Administration et des comités de contrôle (préparation et organisation des réunions, envoi des convocations, suivi des réponses pour s’assurer de l’obtention du quorum, mise en forme des dossiers et diffusion, mise en forme et envoi des procès-verbaux et des comptes rendus …), réalisation des autres formalités sociales (mise à jour Kbis, envoi des documents au Tribunal de Commerce et à la Préfecture …)
• Gestion des moyens généraux et des achats de la filiale (commandes de matériel ou fournitures de bureau – suivi des facturations des dépenses de la filiale)
• Suivi de l’encaissement et du paiement des loyers, des travaux à l’intérieur du patrimoine de la Filiale, des relations avec les occupants.
• Appui commercial : en lien étroit avec le chef de projet, participation à la commercialisation des lots situés dans les opérations d’aménagement, interlocuteur quotidien des clients, suivi de l’avancement des projets et interface avec les Notaires pour l’établissement des promesses de vente et des actes de vente

ASSISTANCE DE PROJET

Assistance des équipes projet dans le processus d’achat, dans le cadre des procédures internes :

• Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire qui peut être le chef de projet ou l’ingénieur pour exemples
• Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation
• Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) et vérification du devis, sous contrôle du Directeur Opérationnel
• Création et suivi des demandes d’achat sous logiciel financier Sifow et le cas échéant, demande de transfert de budget sous le contrôle du chargé d’affaire ;
• Contribution à la rédaction des rapports d’analyse des offres (RAO) établis par le chargé d’affaire, en collaboration avec le service achat,
• Suivi des tableaux de marchés à lancer, en collaboration avec le service Achats

Phase d’exécution des projets :

• Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou Prestations intellectuelles (OS, EXE, accompagnement des chefs de projets dans le suivi des factures, services faits, DI …)
• Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages
• Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie
• Suivi des échéances promoteurs dans le cadre des procédures de mise à l’habitation.
• Suivi des conventions de financement (subventions) : mise en signature, enregistrement, classement, avec le service financier.

De façon générale sur les projets :

• Selon les projets, suivi des appels de fonds pour les missions de MOD et subventions en interface avec le SF et AC,
• Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage (fiche prestataires et interlocuteur par opération et coordonnées …)

Profil : Issu(e) d’une formation minimum bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel. Une connaissance des procédures des marchés publics et du métier de l’aménagement serait un plus. Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis : > Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, > Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques > Maîtrise des techniques et méthodes de classement, > Aptitude et goût au travail d’équipe, > Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser, > Réactivité et souplesse, > Bon relationnel > Respect de la confidentialité