HSF - Assistant opérationnel (en maîtrise d'ouvrage) F/H

RIVP Paris; Paris; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

hsf recherche un assistant opérationnel en maîtrise d'ouvrage (H/F) en CDD à temps plein, basé à Paris 13e, pour une durée minimale de 3 mois.

Sous la responsabilité de la responsable administrative de la direction de la maîtrise d'ouvrage, vous apportez un appui dans toutes les tâches matérielles d'organisation des projets, auprès des chefs de projet immobilier et de la directrice.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et gestion documentaire.
• Connaissances de base du secteur du logement social et des opérations de maîtrise d’ouvrage.
• Compréhension du cadre administratif et juridique des marchés publics.

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative des consultations et des appels d'offres (préparation des pièces, publicité, notifications).
• Préparer et reporter les CAO et suivre les marchés (ordres de services, bons de commande, avenants, PV de réception).
• Suivre les dossiers d'agrément de sous-traitants et les actes fonciers; assurer l interface avec gérance et services financiers.
• Assurer le suivi opérationnel (communication avec intervenants, permis de construire et formalités).
• Constituer et mettre en forme les dossiers (labels, financements) et assurer le reporting dactivité.

Skills

Organisation

Rigueur administrative

Communication

Gestion du temps

Education

Bac ou Bac+2/3 immobilier/bâtiment

Tools

Gesprojet

Pack Office

Job description

HSF - Assistant opérationnel (en maîtrise d'ouvrage) F/H - AMO005

Description Filiale de la RIVP, hsf est une Entreprise sociale pour l'habitat (ESH SA d'HLM), dont la mission est de produire, de gérer et d'entretenir des logements principalement sociaux situés à Paris et dans les communes limitrophes. La société gère environ 5300 logements et équivalents et compte environ 89 salariés (51 administratifs et 38 gardiens), et investit fortement dans la rénovation de son parc et son développement.

Hsf recherche un assistant opérationnel en maîtrise d'ouvrage h/f en CDD à temps plein, poste basé à Paris 13 ème et à pourvoir dès que possible pour une durée minimale de 3 mois.

Rattaché à la responsable administrative de la direction de la maîtrise d'ouvrage, l'assistant opérationnel h/f assure un appui dans toutes les tâches matérielles d'organisation des projets de maîtrise d'ouvrage, auprès des chefs de projet immobilier et de la directrice de la maitrise d'ouvrage. Il/elle dispose des attributions suivantes :

1/ La gestion et le suivi administratif des opérations et contrats

• assurer la gestion administrative des consultations et des appels d'offres (préparation des pièces, publicité, notifications des entreprises...) ;


• assurer la préparation et le reporting des CAO ;


• assurer le suivi administratif et juridique des marchés :
  
  
  • élaboration des ordres de services, des bons de commandes ;
  
  
  • élaboration des avenants ;
  
  
  • élaboration des PV de réception et de levée des réserves ;
  
  
  • suivi des cautions bancaires et assurances ;
  
  
  • suivi et pré-validation des dossiers d'agrément de sous-traitants... ;
  
  


• assurer le suivi opérationnel (communication avec les différents intervenants, permis de construire et ses formalités...) ;


• constituer et mettre en forme tous les dossiers (labels, financements...) ;


• assurer le suivi des actes fonciers ;


• réaliser l'interface avec les autres services concernés (gérance, financier) ;


• assurer le reporting de l'activité de la DMOA ;


• assurer le suivi des mises en exploitation de logements ou locaux neufs (planning, création de patrimoine, grilles de réservation) ;


• classer et archiver l'ensemble des documents relatifs aux opérations.

2/ La gestion financière des opérations

• constituer les dossiers de demandes de financements ;


• préparer les conventions APL et conventions de réservations ;


• établir les ordres de services des prestataires et entreprises de travaux ;


• saisir et assurer le suivi de la validation des factures et des règlements, notamment sous le progiciel informatique ;


• réaliser le suivi de la consommation des budgets d'opérations ;


• réaliser le suivi des dossiers pour l'obtention des Certificats d'Economie d'Energie.

3/ Le support opérationnel

• assurer les démarches nécessaires pour les référés préventifs (recherche des avoisinants, échanges avec l'avocat et les autres intervenants, participation aux visites de l'expert...) ;


• assister les chefs de projet immobilier pour les états des lieux et les diagnostics en phases études ou démarrage travaux (planification, organisation des rendez-vous, information des locataires, visites en présence de la maitrise d'oeuvre ou tout autre prestataire) ;


• assurer l'organisation des réunions locataires ou réunions publiques riverains (recherches de salle, location de matériel, invitations) ;


• assister les chefs de projet immobilier à la rédaction / mise en page des supports de présentation ;


• assurer l'organisation des évènements particuliers tels qu'inauguration, concours ou présentation de logements témoins : recherche de salle, location de matériel, commandes traiteurs, invitation et suivi des échanges avec les partenaires... ;


• assurer le suivi et le pilotage des opérations du plan de travaux de la direction de la gérance : assurer l'interface avec la direction de la gérance et notamment les responsables techniques de secteur pour recueillir les besoins, mettre en validation les dossiers, suivre la création des opérations et leur planification. Assurer l'interface avec les chefs de projet immobilier ou la DMO pour les validations techniques ;


• assurer en lien avec la direction de la gérance, le suivi de l'avancement des travaux et la clôture des opérations ;


• participer aux enquêtes sociales dans le cadre des opérations avec relogements (transmission des documents, recueil des informations locataires, dépouillement des données...) ;


• participer à la création ou à l'évolution des procédures existantes en fonction des besoins (Gesprojet, CEE, e-attestation, GED...).

Les fonctions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent faire l'objet d'évolutions.

Profil Formation

Bac ou Bac +2/3 orienté autour de l'assistanat, des métiers de l'immobilier ou du bâtiment. Expérience

En l'absence de diplôme spécifique, expérience de 3 ans au minimum sur des fonctions similaires.

En cas de jeune diplômé Bac+2/3, débutant accepté, une expérience en matière de maîtrise d'ouvrage de logement social serait un atout supplémentaire.

Savoirs et savoirs faire

• Maîtrise des outils bureautiques,


• Maîtrise de l'outil Gesprojet serait un atout supplémentaire,


• Qualités rédactionnelles,


• Connaissances de base du secteur du logement social et des opérations de maîtrise d'ouvrage,


• Connaissance du Code de la Commande Publique applicable aux pouvoirs adjudicateurs.

Savoir être

• Autonomie, sens de l'anticipation et de l'organisation,


• Rigueur,


• Bon relationnel,


• Dynamisme.