Assistant ou assistante de service mutualisé CDD 2ans

Loire-Atlantique; Nantes; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques déjeuner

Participation transport

Complémentaire santé

Prévoyance

Carte Cezam

Chèques CESU

Comité des œuvres sociales

Forfait mobilité durable

Télétravail possible

Résumé du poste

Loire-Atlantique recherche un assistant ou assistante de service mutualisé en contrat à durée déterminée de 2 ans pour soutenir les activités des services énergie et patrimoine immobilier.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des agendas, le suivi des dossiers et la coordination entre les équipes, avec une attention particulière à l’organisation et à la discrétion.

Qualifications

• Une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistant.e de service est souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de la suite bureautique.
• Qualités relationnelles et goût pour travailler en équipe au sein des services et au sein de l’équipe d’assistant.es de la direction.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et physique et la transmission des informations.
• Gérer les agendas des encadrant·es et des professionnel·les du service et organiser des réunions.
• Suivre les rendez-vous, préparer les dossiers et diffuser les informations.
• Gérer les courriers et le prénomage des documents selon les supports (papier/dématérialisé).
• Finaliser les rapports et les comptes-rendus en collaboration avec les chefs de service.

Connaissances

Organisation interne

Expression écrite/orale

Informatique

Organisation et planification

Esprit d'équipe

Proactivité

Discrétion

GrandAngle/GIMA

Description du poste

Assistant ou assistante de service mutualisé CDD 2ans

Direction : Direction patrimoine immobilier

Service : Service énergie des bâtiments

Type de contrat : Emploi temporaire

Durée / Période : 2 ans

Filière : Filière administrative

Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive

Contact RH : Séverine Lemaitre chargée de recrutement service conseil accompagnement recrutement évolution 02 40 99 10 45

Nom et coordonnées manager direct N°1 : Mathieu Hélias chef du service énergie des bâtiments 06 31 34 30 66

Nom et coordonnées manager direct N°2 : Sophie Picault cheffe du service budget et moyens financiers 07 85 56 24 47

Réf. : S-61171A

Avantages sociaux : Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Carte Cezam à tarif préférentiel ; Chèques CESU préfinancés ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable ; Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail

Présentation de la direction

La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :

• moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)
• construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
• rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
• poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
• rénover et mettre en valeur les monuments historiques
• organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
• piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)

La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.

Présentation du service

Les 12 agentes et agents du service énergie des bâtiments mettent en œuvre des actions de transition énergétique des bâtiments du Département et l’exploitation des installations thermiques dans les collèges. Les résultats obtenus ont permis une baisse notable de 23,4% des consommations énergétiques en 8 ans.

Le service budget et moyens financiers assure la consolidation et la planification financière des programmes pluriannuels d’investissement et des crédits de fonctionnement pour les bâtiments départementaux et les collèges publics. Pour la direction du patrimoine immobilier il traite l’ensemble des questions budgétaires, comptables et financières des opérations de travaux suivies par les services constructeurs. Il en assure le suivi par des tableaux de bord et de mesure de l’activité. Parallèlement, il contracte des actes juridiques spécifiques (conventions) avec des partenaires publics, gère le domaine foncier propre au patrimoine des collèges, déclare et assure le suivi administratif des sinistres relevant de la garantie « dommages aux biens » dans les collèges.

Les fonctions s’exercent auprès de deux services de la direction patrimoine immobilier : service énergie des bâtiments et service budget et moyens financiers.
Vous apportez une aide aux encadrant·es des services en termes d’organisation de la vie des services, d’accueil, et de suivi de dossiers.
Vous facilitez la coordination et la circulation de l’information au sein des services, entre les services et la direction, et auprès des partenaires
Vous relayez, en cas de besoin, l’assistant.e du service gestion du patrimoine bâti.

Au titre du secrétariat des deux services :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique et la transmission des informations
• Gérer les agendas des encadrant·es et des professionnel·les du service
• Faire le suivi des rendez-vous, organiser des réunions (aspects logistiques, préparation de dossiers) et participer, selon nécessité, aux réunions en vue de diffuser les informations et de préparer les compte-rendus.
• Gérer les courriers, parapheurs entrants et sortants, que ce soit en format papier ou en format dématérialisé : aide à la rédaction, mise en forme, expédition, enregistrement, répartitions et suivi logiciel courrier et organisation de la circulation de la documentation au sein des services
• Assurer le suivi voire coordonner la présentation des rapports en commission permanente et à l’Assemblée départementale (mise en forme, enregistrement dans le logiciel Airdélib…) en garantissant le respect des délais.
• Créer, suivre et compléter des plannings et documents de gestion de l’activité à la demande des chef.fes de service
• Participer en tant que besoin à l’élaboration de documents types selon les besoins et actualités des services,
• Soutenir les collaborateur.rices des services et les chef.fes de service sur le volet administratif, communication
• Contribuer au partage d’information en soutien des encadrant.es : repérer les actualités de la collectivité (instances paritaires, actualités de l’intranet…) et participer au suivi de l’actualité thématique en lien avec l’activité (veille ponctuelle)
• Aider à l’organisation de la continuité de service et par délégation, effectuer le suivi des agent.es des services s’agissant des formations, des prévisions de congés, des entretiens annuels…, proposer ou compléter des outils de suivi, et saisir les informations dans les logiciels (Etemptation, espace agents…)
• Relayer les autres assistant.es de la direction en cas de nécessité

Autres activités :

• Être le ou la correspondant.e archives des services
• Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commande de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ères interventions)
• Réaliser les demandes informatiques et logistiques lors de l’arrivée d’un.e nouvel.le agent.e.

Activités spécifiques au service énergie des bâtiments :

• Aider à la rédaction, impression et diffusion du bilan annuel des consommations d’énergies
• Créer, éditer, enregistrer et envoyer les bons de commandes (GDA)
• Assister le service énergie des bâtiments dans l’organisation de formations qu’il anime

Profil et expérience

Une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistant.e de service est souhaitée

Compétences attendues

• Connaissances générales de l’organisation de la collectivité
• Très bonne capacité d’expression écrite et orale
• Maitrise des outils informatiques
• Capacités d’organisation, de planification et d’anticipation
• Qualités relationnelles et goût pour travailler en équipe au sein des services et au sein de l’équipe d’assistant.es de la direction.
• Être force de proposition dans l’assistance apportée aux collaborateur.rices
• Discrétion
• Connaissances GrandAngle et GIMA appréciées