Assistant(e) technique aux Responsables de programmes F/H

Comptable Confirmé; Harly; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

13ème mois

Primes sur objectifs

Titres-restaurant

Prévoyance

Intéressement

CSE

Télétravail

Formation

Job summary

SA de l'Oise, organisme HLM, recherche un(e) Assistant(e) technique aux Responsables de programmes pour piloter la coordination technique et financière des opérations de maîtrise d’ouvrage.

Vous assu rez l’interface avec les locataires, architectes et entreprises, préparez les documents administratifs et suivez les marchés jusqu’à la clôture, tout en maîtrisant les outils GED et QUALIOS.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en BTS/BUT Bâtiment, Génie civil, Travaux publics ou licence pro Immobilier/Construction/Gestion de projets.
• Première expérience en environnement technique ou immobilier souhaitée.
• Connaissance des procédures de maîtrise d’ouvrage (études, chantier, réception).
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles confirmées.

Responsibilities

• Contribuer au diagnostic et au suivi des études et des comptes rendus.
• Préparer et diffuser les ordres de service, suivre les assurances Dommages-Ouvrage et les affichages réglementaires.
• Suivre les interventions des entreprises et les DOE en phase réception.
• Participer à la clôture budgétaire et administrative de l’opération.
• Assurer l interface entre locataires, équipes techniques et agences de proximité et gérer les demandes/reclamations.

Skills

Rigueur administrative

Organisation

Relationnel

Réactivité et autonomie

Discrétion et fiabilité

Intérêt logement social

Education

BTS/BUT ou licence professionnelle Immobilier/Gestion de projets

Tools

Pack Office

GED

QUALIOS

Job description

Assistant(e) technique aux Responsables de programmes F/H

Description du poste

Domaine d'activités et famille de métier

Intitulé de poste (modifiable)

Assistant(e) technique aux Responsables de programmes F/H

De la première étude à la remise des clés, donnez vie à nos projets de construction et de réhabilitation La SA de l'Oise, organisme HLM engagé, construit, réhabilite et acquiert des logements sur son territoire. Rejoindre le service Maîtrise d'Ouvrage, c’est participer à des opérations concrètes, de la phase d’études jusqu’à la réception, avec un impact direct sur le cadre de vie de nos locataires.

En qualité d’assistant(e) technique, vous êtes le pivot de coordination des Responsables de programmes (RP), dont vous sécurisez la gestion technique, administrative et financière des opérations.

Vos missions

Un appui à chaque étape de l’opération. En phase études, vous contribuez aux diagnostics, traitez les dossiers concessionnaires, participez à l'analyse des offres et assurez le suivi des études et de leurs comptes rendus. En phase chantier, vous préparez et diffusez les ordres de service, gérez les assurances Dommages-Ouvrage et les affichages réglementaires, et suivez les interventions des entreprises. En phase réception, vous participez aux OPR, compilez les DOE, rédigez les procès-verbaux, suivez la levée des réserves et la garantie de parfait achèvement, puis contribuez à la clôture budgétaire et administrative de l'operation.

Une interface de qualité avec les locataires. Vous assurez le lien entre les locataires, les équipes techniques et les agences de proximité pendant les travaux. Vous participez à la communication de chantier (courriers, réunions d'information, affichage) et suivez chaque demande ou réclamation jusqu’à sa résolution, en lien avec le service qualité.

Une coordination fluide des intervenants. Vous êtes l’interlocuteur administratif des architectes, bureaux d’études, entreprises, collectivités et prestataires, et vous garantissez la bonne circulation de l’information entre tous les acteurs du projet. Vous organisez les réunions, vérifiez la complétude des pièces transmises et répondez aux demandes de renseignements internes et externes.

Un suivi administratif et financier rigoureux. Vous constituez et suivez les dossiers administratifs des opérations, assurez le suivi des marchés (notification, ordres de service, avenants) et leur archivage en GED. En appui financier, vous intégrez sous QUALIOS ( logiciel) les pièces de facturation et suivez les engagements et paiements avec les services internes. Vous alertez les Responsables de Programmes dès qu’un risque de dérive des délais est identifié.

Vos objectifs : garantir le suivi administratif des opérations, apporter un appui technique et organisationnel aux Responsables de Programmes, anticiper les risques de dérive des délais et devenir l’interlocuteur de référence des prestataires sur les questions administratives.

Votre environnement : vous êtes rattaché(e) au Responsable Maîtrise d’Ouvrage et travaillez en transversal avec la Direction Juridique, les Agences et la Direction Pilotage de la Performance, ainsi qu’avec de nombreux partenaires externes. Vous vous appuyez sur l’ERP et des outils de fichiers partagés, dans une démarche proactive et collaborative.

Statut : Agent de Maitrise

Formation : Bac+2 à Bac+3 en BTS/BUT Bâtiment, Génie civil ou Travaux publics, BTS Professions immobilières ou Gestion administrative, ou licence professionnelle Immobilier, Construction ou Gestion de projets.

Expérience : une première expérience en environnement technique ou immobilier est souhaitée.

Compétences

• Connaissance des procédures de maîtrise d'ouvrage (études, chantier, réception)
• Maîtrise du Pack Office et des logiciels métiers (GED, QUALIOS ou équivalent)
• Capacités rédactionnelles confirmées (courriers, procès-verbaux, comptes rendus)
• Notions en bâtiment et en réglementation (marchés publics et privés, urbanisme) : un atout
• Permis B exigé, pour les déplacements dans l'Oise

Qualités personnelles

• Rigueur administrative et sens aigu de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser
• Excellent relationnel avec les interlocuteurs internes, les entreprises et les locataires
• Réactivité, autonomie et sens de l’initiative
• Discrétion, fiabilité et sens du service
• Intérêt pour les enjeux du logement social et goût du terrain

Avantages

• 13ème mois, primes sur objectifs, titres-restaurant, prévoyance, intéressement, CSE, télétravail, formation