Assistant de Direction Instances h/f

Mairie2alpes; Mont-de-Lans; A distancia; EUR 21.000 - 25.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

CIA (complément indemnitaire annuel)

Chèques déjeuners

Mutuelle

Avantages avec Amicale du personnel et

COS38

Descripción de la vacante

Mairie de Les Deux Alpes recherche un chargé(e) d’assistance et de gestion administrative à temps plein, à l’année, pour assurer le secrétariat des instances municipales et la traçabilité des documents officiels. Poste cadre B, horaires en journée, présence lors des conseils municipaux toutes les cinq semaines.

Profil requis: Bac+2 dans l’assistanat ou gestion administrative, expérience en collectivité souhaitée, rigueur et autonomie, maîtrise des outils bureautiques et archivage.

Formación

• Formation de niveau Bac +2 souhaitée dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, du droit ou de l’administration publique, ou expérience professionnelle équivalente
• Expérience sur des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative ou de secrétariat en collectivité territoriale appréciée

Responsabilidades

• Préparer et assurer le suivi administratif des instances municipales et extra-municipales (comissions, conseil municipal, etc.)
• Rédiger et suivre les procès-verbaux et comptes rendus des séances
• Suivre les échéances et les documents administratifs liés aux instances
• Rédiger et envoyer les arrêtés, décisions et délibérations officiels
• Gérer le courrier entrant et outgoing, assurer transmission et suivi
• Assurer la continuité du secrétariat de la Direction générale et le soutien administratif réciproque

Conocimientos

Assistant de direction

Gestion administrative

Educación

Bac+2 ou équivalent

Descripción del empleo

Poste à temps complet, à l’année, à pourvoir dès que possible.

Placé.e hiérarchiquement sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous assurez la préparation, l’organisation et le suivi administratif des commissions, du conseil municipal et des autres instances municipales et extra-municipales.

Sous la coordination de l’assistante de direction référente, vous garantissez la fiabilité des dossiers de séance, le respect des échéances institutionnelles et la traçabilité des documents produits. Vous contribuez également, en complémentarité avec la référente, à la continuité du secrétariat de la Direction générale.

Missionsprincipales :

Organiser et assurer le suivi administratif des instances

• Préparer, organiser et assurer le suivi administratif des instances municipales et extra-municipales telles que commissions, conseil municipal, conseil d’administration… : calendrier, convocations, collecte et mise à disposition des notes de synthèse et pièces nécessaires, préparation des dossiers de séance
• Assurer le secrétariat des séances et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus
• Assurer le suivi des échéances, des documents et des suites administratives relevant de ces instances
• Rédiger, mettre en forme, assurer le suivi et l’envoi des arrêtés, décisions, délibérations et autres documents officiels relevant du périmètre confié
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers institutionnels liés à la vie municipale : désignation et suivi des représentants de la commune dans les différentes instances et assemblées générales, cartes d’élus, jurés d’assises, membres de la CCID et autres dispositifs institutionnels
• Garantir le classement, l’archivage et l’accessibilité des documents liés aux instances et dossiers institutionnels confiés

Assurer la gestion logistique des instances

• Préparer, organiser la salle du conseil municipal et les moyens matériels nécessaires aux séances
• Veiller à la disponibilité des documents, fournitures et consommables nécessaires au bon déroulement des réunions

Assurer la gestion du courrier relevant de son périmètre

• Récupérer et enregistrer le courrier postal
• Assurer sa transmission et son suivi dans le respect des échéances et des réponses attendues

Missions partagées avec l’assistante de direction référente :

• Participer à l’organisation des réunions et à leur préparation administrative et logistique
• Contribuer au suivi du courrier et des échéances de la Direction générale
• Préparer et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs
• Assurer la continuité du service en cas d’absence, selon les priorités définies par la Direction générale

Profil recherché

Compétences générales requises:

• Formation de niveau Bac +2 souhaitée dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, du droit ou de l’administration publique, ou expérience professionnelle équivalente
• Une expérience sur des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative ou de secrétariat, en collectivité territoriale ou dans le suivi d’instances délibérantes est fortement appréciée

Savoir

• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de ses instances délibérantes, ou capacité à acquérir rapidement cet environnement
• Connaissance des règles et procédures de gestion administrative, classement et archivage
• Maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et des outils de gestion documentaire

Savoir-faire

• Rédiger avec fiabilité des procès-verbaux, comptes rendus, courriers, documents administratifs
• Organiser et planifier les différentes étapes d’une instance en respectant les échéances
• Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément, utiliser des outils de suivi adaptés
• Classer, archiver et retrouver rapidement les documents relevant de son périmètre

Savoir être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Autonomie et sens des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et aptitude au travail en complémentarité
• Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique

Durée du travail et rémunération :

• Par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle, poste à pourvoir à partir de novembre 2026
• Temps complet 37,5h hebdomadaire, horaires réguliers, travail en journée
• Cadre statutaire : catégorie B, filière administrative, rédacteur
• A partir de 2040 € net mensuel et selon expérience,
• Primes : CIA (complément indemnitaire annuel)
• Chèques déjeuners
• Avantages avec l’Amicale du personnel et le COS38 (sur les activités culturelles et sportives, séjours et loisirs)
• Mutuelle et maintien de salaire
• Contraintes éventuelles liées au poste:
• Présence requise aux Conseils Municipaux (de 18h à 20h toutes les 5 semaines)
• Rythme de travail souple nécessitant une grande disponibilité, travail sur écran

Adressez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à :

Monsieur le Maire

Mairie de Les Deux Alpes, 48 Avenue de la Muzelle BP 12 – 38860 LES DEUX ALPES