Assistant de Direction H/F

Helyans; Saint-Nazaire; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Helyans à Saint-Nazaire cherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour assurer l'appui administratif et l'organisation à la direction et la coordination des services.

Vous gérerez les agendas, préparerez les documents, et participerez à la rédaction de rapports tout en veillant à la conformité et à la qualité des processus, ainsi qu’au flux d'informations et au soutien aux projets institutionnels.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac+3 souhaité et expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Connaissance du secteur sanitaire, des enjeux et des exigences réglementaires (qualité, RGPD).
• Rigueur, organisation, autonomie, proactivité, discrétion et respect de la confidentialité.

Responsibilities

• Appui administratif et organisationnel à la direction : gestion des agendas, organisation et suivi des réunions et instances, préparation des documents et suivi des dossiers stratégiques.
• Coordination et communication interne : interface entre la direction et les services, diffusion des informations et circulation de l’information.
• Gestion documentaire et démarche qualité : suivi, classement et archivage, veille réglementaire et contribution aux démarches de certification et conformité.
• Contribution aux projets d’établissement : appui administratif et logistique, rédaction des rapports et documents de synthèse.
• Gestion des relations internes et externes : interlocuteur des équipes et partenaires, gestion des échanges, appels, courriers et organisation des rendez-vous et événements.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Proactivité

Discrétion

Sens du service

Relacionnel

Adaptabilité

Gestion du stress

Communication écrite

Education

Bac+3 souhaité

Tools

Suite bureautique

Job description

Les missions:

- Appui administratif et organisationnel à la direction : gestion des agendas, organisation et suivi des réunions et instances, préparation des documents institutionnels et suivi des dossiers stratégiques.

- Coordination et communication interne : interface entre la direction et les différents services, diffusion des informations et facilitation de la circulation de l’information.

- Gestion documentaire et démarche qualité : suivi, classement et archivage des documents, veille réglementaire et contribution aux démarches de certification, de conformité et d’amélioration continue.

- Contribution aux projets d’établissement : appui administratif et logistique aux projets institutionnels, participation à leur mise en œuvre et contribution à la rédaction des rapports et documents de synthèse.

- Gestion des relations internes et externes : interlocuteur privilégié des équipes et partenaires institutionnels, gestion des échanges, des appels, des courriers et organisation des rendez-vous et événements.

• Formation et expérience : diplôme de niveau Bac+3 souhaité et expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire.
• Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques, excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse, gestion des priorités, élaboration de tableaux de suivi et reporting. Connaissance du secteur sanitaire, de ses enjeux et des exigences réglementaires (qualité, RGPD).
• Qualités professionnelles : rigueur, organisation, autonomie, proactivité, discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles : excellent relationnel, sens du service, diplomatie, adaptabilité et posture professionnelle.
• Capacités personnelles : gestion du stress, des urgences et des imprévus, réactivité et aptitude à évoluer dans un environnement complexe et réglementé.