Assistant de direction H/F du Pôle de Médecine et des Services de Gériatrie

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Au CHU Lyon, l’assistant de direction soutient le directeur référent et participe au secrétariat de la direction et à l’organisation de la gouvernance du PAM et des services de gériatrie. Vous coordonnez les réunions, préparez les ordres du jour, suivez les dossiers et assurez la transmission des informations entre les services et les partenaires internes et externes.

Profil apprécié: autonomie, rigueur, esprit d’analyse et bon relationnel; maîtrise des outils bureautiques et capacité à

Qualifications

• Capacité à hiérarchiser les activités et gérer l’urgence.
• Autonomie, rigueur et prise d’initiative.
• Esprit de synthèse et sens de l’organisation.
• Sens de l’accueil et des rapports institutionnels.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.

Responsibilities

• Gestion du secrétariat de direction et de l’agenda.
• Organisation, planification et préparation des réunions: dates, lieux, convocations.
• Suivi des dossiers du directeur référent.
• Préparation des points de suivi mensuels et mise à jour du tableau de bord.
• Rédaction et actualisation de documents administratifs et supports de présentation.
• Gestion des relations avec les intervenants extérieurs et les partenaires.

Skills

Hiérarchisation des activités

Autonomie

Rigueur

Capacité d’initiative

Esprit de synthèse

Organisation

Relations institutionnelles

Tools

Pack Office

BO

QlikView

Job description

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION :

Placé sous la responsabilité du directeur référent, l’Assistant de direction appuie le directeur dans ses missions. Il accomplit toutes les missions liées à un secrétariat de direction et concourt à l’organisation de l’activité de la gouvernance du PAM et des services de gériatrie (organisation de réunion, gestion des instances, suivi de dossiers). Il soutient le quatuor du pôle Spécialités Médicales (chef de pôle, cadre administratif, cadre supérieur de santé, directeur) ainsi que les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie. Membre à part entière de la gouvernance de ces secteurs, il contribue à ses différentes missions. Il peut se voir confier des dossiers en propre, ou être en appui. Il participe notamment à la gestion de projet et à la relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.

DOMAINES D’ACTIVITE:

Les missions principales sont:

• Assister le directeur référent dans ses missions et assurer son secrétariat

• Assister le quatuor du pôle Spécialités Médicales dans ses missions du quotidien : directeur référent, chef de pôle, cadre administratif et cadre supérieur de santé

• Assister les chefs de service, la cadre supérieure de santé et la cadre administrative des secteurs de gériatrie dans leurs missions de gouvernance

• Coordonner la vie institutionnelle du pôle et des services de gériatrie: organisation des différents temps (Quatuor, bureaux de pôle, réunion de service, réunions de suivi pavillon K, T, DIRMED de Charpennes, communications, etc.), préparation des ordres du jours, suivi des dossiers et des documents nécessaires

• Assurer le suivi de missions transversales pour le pôle et les services de gériatrie (revue de projet, suivi RH, suivi du capacitaire, répartition des locaux tertiaire, etc.)

• Produire, actualiser et organiser les documents administratifs et support du pôle et des services de gériatrie (courrier, procédures, support de présentation, synthèse)

PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE

• Gestion du secrétariat de direction (gestion de l’agenda, traitement des appels téléphoniques, traitement du courrier de la Direction, en lien avec le vaguemestre et l’AMA référente à Charpennes, suivi de la diffusion des tours de garde, en lien avec le secrétariat de la Direction Générale, accueil des interlocuteurs, diffusion de notes, suivi des parapheurs)

• Organisation, planification et préparation des réunions : planification de la date, réservation de locaux, suivi des participants, convocations, préparation des ordres du jour, des dossiers et des supports de présentation.

• Suivi des dossiers du directeur référent

• Préparation des quatuors de pôle et mise à jour du tableau de bord

• Préparation des points de suivi mensuels des pavillons K, T, des DIRMED de Charpennes et des points liés à l’I-VIE

• Rédaction et actualisation de documents administratifs (courriers, conventions) et des documents supports structurants (supports de présentation, organigrammes, procédures, tableau de suivi, outil de pilotage).

• Actualisation des annuaires, mise à jour des listes de diffusion mails.

• Organisation et classement dématérialisé de l’ensemble des documents structurants (convention,accord de collaboration, fiche projet, etc.)

• Centralisation et suivi, au travers d’outils dédiés et de procédures établies :

  • Du capacitaire (gestion de la procédure de fermeture de lits, suivi des lits ouverts/fermés)

  • De la revue de projet et actualisation de l’outil de gestion de projet

  • Suivi des modifications du fichier structure

  • De l’attribution des locaux tertiaire, des demandes de nouveau locaux, et du lien avec la direction référente

  • Des réponses à appel et projet et autres projets déposés par les services

• Gestion des relations avec les intervenants extérieurs: demande de visite, de rencontre, d’organisation d’évènements.

• Coordination, en binôme avec les cadres administratifs, des différentes campagnes de recensement du pôle.

• Gestion logistique (installation matériel informatique pour réunion, photocopies, quick di, etc.)

COMPETENCES/QUALITES REQUISES et/ou APTITUDES A DEVELOPPER

• Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l’urgence

• Capacité d’autonomie, rigueur, prise d’initiative

• Esprit de synthèse

• Sens de l’organisation et de l’anticipation

• Sens de l’accueil et des rapports institutionnels

• Capacités relationnelles développées et grande disponibilité

• Loyauté, discrétion et respect du secret professionnel

• Sens de l’écoute, amabilité

• Bonne expression orale et écrite

• Savoir rendre compte

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques : pack Officeen base: Word, Excel, Power-Point, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier). La connaissance des logiciels BO, Qlickview est un plus.

• Appétence pour les nouvelles technologie et utilisation de l’IA