Assistant de direction — H/F

Voir-Ensemble; Paris; Sur place; EUR 31 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Voir-Ensemble recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités. CDD de remplacement à Paris, cadre, temps plein, poste basé à Paris (75).

Les missions incluent la gestion administrative, le secrétariat du Président et la coordination des documents, des rapports et des présentations. Diplôme requis et maîtrise avancée de Microsoft 365.

Qualifications

• Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master) obligatoire.
• Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams).
• Rigueur, sens de l’organisation et confidentialité indispensables.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président.
• Préparer, mettre en forme, suivre, diffuser tout document : rapports, comptes rendus, courriers, présentations, rapport d’activité annuel.
• Organiser et classer les documents physiques et numériques.
• Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour des bases de données et des dossiers transversaux.
• Gérer les déplacements et la logistique des réunions et événements.
• Coordonner les actions post-réunion: synthèses et diffusion des comptes rendus.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Rédaction et orthographe

Communication

Confidentialité

Formation

Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master)

Outils

Microsoft 365

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Teams

Description du poste

Assistant de direction — H/FNous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités.CDD de remplacement – temps plein– Statut CadrePoste basé à PARIS (75) – du 16/11/2026 au 30/04/2027Missions principales• Gestion administrative• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président• Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d’activité annuel• Organiser et classer les documents physiques et numériques• Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux (contrats, conventions)• Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching• Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs, directeurs et trésoriers de groupe (et retraits des habilitations bancaires)• Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie)• Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances• Coordination des activités de la direction générale• Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant les urgences• Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes• Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale• Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte• Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances• Gestion et logistique des réunions et événements• Organiser les événements internes : séminaires, journées d’équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG et JNA• Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d’imprévus• Élaborer les ordres du jour, animer la logistique des séances, rédiger rigoureusement les comptes rendus• Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d’actions, relancer les responsables• Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage)• Communication interne et externe• Support opérationnel et gestion de projets• Logistique et administration générale• Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master)• Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques• Capacités organisationnelles développées• Connaissance des processus administratifs, comptables et RH courants• Aisance dans le traitement de données (listes, tableaux de bord)Rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve), polyvalent(e) et autonome. Capacité à interagir avec tous types d’interlocuteurs (salariés, partenaires, bénévoles, adhérents) et respectueux(se) de la confidentialité.Voir EnsembleVoir Ensemble est une association nationale fondée en 1927 et reconnue d’utilité publiquedepuis 1954. Elle s’inscrit dans la perspective de l’inclusion et de la promotion des personnesaveugles ou malvoyantes dans la société, ainsi qu'à un soutien plus général aux personnesatteintes de déficiences sensorielles.Animée par des valeurs de solidarité, de respect et d'engagement, l'association accompagne,accueille et héberge les personnes en situation de handicap sensoriel aux travers des 38établissements et services médico-sociaux qu’elle administre dans ses six régionsd’implantation, chacune relevant d’un directeur de pôle.S’appuyant sur les compétences de ses 500 collaborateurs, de ses 2 000 adhérents, des 50groupes départementaux et sur un Conseil d’administration engagé, Voir ensemble proposeégalement des activités culturelles, sportives et de loisirs, visant à favoriserl'épanouissement personnel et social des personnes déficientes sensorielles.https://www.voirensemble.asso.fr/ParisDiplôme d'assistanat de direction (BTS ou Master)Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)CDD / RemplacementSecrétaire / secrétaire de direction