Assistant.e de direction H/F

Voir Ensemble; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Reprise d'ancienneté

Chèques cadeaux

Chèques vacances

Retraite complémentaire

Prise en charge des transports

Prévoyance

Horaires flexibles

Job summary

VOIR ENSEMBLE cherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités.

CDD de remplacement – temps plein – Cadre, poste basé à Paris (75) du 16/11/2026 au 30/04/2027. Reprise d’ancienneté et différents avantages.

Qualifications

• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams).
• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques.
• Capacités organisationnelles et gestion des priorités.
• Connaissance des processus administratifs courants (RH, comptables).

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président.
• Organiser et suivre documents: rapports, comptes rendus, présentations.
• Gérer les habilitations et les dossiers administratifs (contrats, assurances).
• Coordination des activités de la direction et des événements internes.
• Préparer logistique et documents des rendez-vous et assurer le suivi post-réunion.

Skills

Rédaction/orthographe

Organisation

Relationnel et communication

Gestion des dossiers et données

Education

Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master)

Tools

Microsoft 365

Job description

Type de contrat : CDD
Lieu de travail : Paris 6°e

Les missions qui vous attendent

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités.

CDD de remplacement – temps plein– Statut Cadre
Poste basé à PARIS (75) – du 16/11/2026 au 30/04/2027

Missions principales

• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
• Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d’activité annuel
• Organiser et classer les documents physiques et numériques
• Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux (contrats, convençions)
• Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching
• Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs, directeurs et trésoriers de groupe (et retraits des habilitations bancaires)
• Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie)
• Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances
• Coordination des activités de la direction générale
• Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant les urgences
• Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes
• Gérer les priorités, alertes, délais, écheances et engagements de la direction générale
• Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte
• Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances
• Gestion et logistique des réunions et événements
• Organiser les événements internes : éminaires, journées d’équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comçaux thématiques, réunions et événements des instances CA, AG
• Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d’imprèvus
• Elaborer les ordres du jour, animer la logistique des séances, rédiger rigoureusement les comptes rendus
• Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d’actions, relancer les responsables
• Organiser complétement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage)
• Support opérationnel et génération de projets
• Logistique et administration générale

Les petits "plus" qui fait la différence

• Reprise d'ancienneté
• Chèque cadeaux
• Chèques vacances
• Retraite complémentaire
• Prise en charge des transports
• Prévoyance
• Horaires flexibles

Quel est le profil idéal ?

• Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master)
• Maître avancée des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)
• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques
• Capacités organisationnelles développées
• Connaissance des processus administratifs, comptables et RH courants
• Aisance dans le traitement de données (listes, tableaux de bord)
• Rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve), polyvalent(e) et autonome. Capacité à interagir avec tous types d’interlocuteurs (salariés, partenaires, bénévoles, adhérents) et respectueux(se) de la confidentialité.

Expériène : Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Formation : Diplôme d'assistanat de direction (BTS ou Master)

Le processus de recrutement

1º étape :

2º étape :

3º étape :

4º étape :

5º étape :

Quelques mots pour nous présenter

L’association Voir Ensemble existe depuis 1927. Reconnue délicité publique en 1954, elle se divise en deux volets, répartis sur l'ensemble du territoire : un mouvement associatif et des établissements et services. Elle œuvre au quotidien pour les personnes en situation de déficience sensorielle, à travers de l'accompagnement scolaire, une amélioration du lien social et de l’autonomie, un soutien à l'emploi, un accompagnement au vieillissement, de l'innovation et de la sensibilisation.