Assistant de Direction H/F

GE Vernova; Montoir-de-Bretagne; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

GE Vernova à Montoir-de-Bretagne recherche un(e) assistant(e) administratif et exécutif pour soutenir l’ensemble des collaborateurs et garantir la qualité du travail. Le poste implique la gestion documentaire, les achats et les échanges interservices.

Vous coordonnerez les réunions, préparerez les dossiers des cadres dirigeants et assurerez le bon fonctionnement du site avec discrétion et réactivité.

Qualifications

• Bac+2 minimum, solides compétences en communication
• Anglais courant exigé
• Maîtrise des outils informatiques
• Autonomie et adaptabilité, sens de l’organisation

Responsabilités

• Assurer le support administratif à l’ensemble des collaborateurs des départements
• Gérer les factures, les réservations de salles et les commandes (plateaux repas)
• Gérer les fournitures, les demandes d’accès et les notes de frais
• Gérer l’outil de passage de commandes (Races), badges et déplacements
• Organiser les réunions et événements des cadres dirigeants et du calendrier usine
• Mettre en place des supports de communication et planifier une communication interne
• Être le point de contact des intervenants internes et externes
• Accueillir et orienter les interlocuteurs en reflétant l’image de l’entreprise

Connaissances

Compétences en communication

Anglais courant

Maîtrise informatique

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Races

Description du poste

Job Description Summary

Administrative und exekutive Unterstützung. Verantwortlich für die Qualität der eigenen Arbeit.Unterliegt der direkten Betriebsaufsicht/vorgeschriebenen Arbeitsanweisungen/Systemprüfungen.Arbeitet in einem genau definierten betrieblichen Framework.Es gibt im Allgemeinen eine schrittweise Abfolge von operativen Standardaufgaben, die befolgt werden müssen, um ein Endergebnis zu erzielen.

Job Description

Rôles et responsabilités

• Être en support administratif à l’ensemble des collaborateurs du/des département(s)
• Gestion administrative : traitement et suivi des factures, gestion des réservations de salles et de la commande de plateaux repas, commande et gestion des fournitures, création des demandes d’accès, création et suivi notes de frais, gestion de l’outil de passage de commandes (Races), édition et gestion des badges, gestion des déplacements, etc…
• Anticiper et assurer le bon fonctionnement du site (matériel informatiques fournitures et consommables
• Conseiller et former sur les bonnes pratiques et les outils
• Planifier et organiser les réunions et/ou événements du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s) calendrier usine // visites clients
• Participer aux réunions du/des Cadres dirigeants ou du/des Responsable(s) Exécutif(s)
• Organiser des événements:«All hands», visites clients, évènements internes, négocier avec des prestataires extérieurs, passer et réceptionner les commandes, gérer les volontaires/coéquipiers, le planning, le budget….
• Mettre en place des supports de communication (newsletters usine, affiches, diffusion écrans,..)
• Etablir un plan de communication interne (réduction du nombre de mails) pour que les informations inter-services soient visibles, le mettre en œuvre, mesurer ses effets et le mettre à jour
• Créer et relayer la communication émanant du (des) cadre(s) dirigeant(s) ou responsable(s)exécutif(s)
• Être le point de contact privilégié des intervenants internes et externes
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes en portant l’image de l’entreprise

Compétences professionnellesspécifiques

• Formation Bac+2 minimum, solides compétences dans le domaine de la communication
• Anglais courant
• Maîtrise de l’ensemble des outils informatiques
• Solide expérience dans un poste similaire
• Discrétion, souplesse, aisance relationnelle et maturité
• Autonome et réactif, bonne gestion des priorités
• Capacité à analyser les problèmes, les comprendre et prendre les décisions qui en découlent avec rapidité et efficacité.