Assistant de direction H/F

Fondation Apprentis d'Auteuil; La Côte-Saint-André; On-site; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Job summary

Apprentis d'Auteuil via le Pôle Formation Jean-Marie Vianney recrute un(e) Assistant(e) de Direction en CDD remplacement pour l'École de Production de Jean-Marie Vianney à La Côte-Saint-André (38).

Vous assurez le secrétariat de direction, l'accueil, la gestion des agendas et des courriers, et soutenez les services de production et d'administration dans un cadre multisites.

Profil Bac+2, rigueur et autonomie exigés; connaissance Charlemagne et Ecole Directe appréciées; permis B souhaité.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum, et expérience significative en secrétariat scolaire et comptabilité « clients »
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité d'adaptation aux logiciels métiers
• Expérience en gestion commerciale et relations clients/fournisseurs appréciée
• Connaissance interfaces Charlemagne et Ecole Directe appréciée
• Rigueur, organisation et sens du service
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité
• Autonomie et polyvalence
• Permis B (boite manuelle) exigé

Responsibilities

• Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion
• Accueil téléphonique et gestion des courriers/courriels
• Gestion des agendas de la Direction et coordination des calendriers
• Mise en forme de courriers, notes internes et documents de communication
• Gestion des notes de frais et des véhicules de service
• Achats de fournitures (gestion des stocks, commandes, livraisons)
• Gestion administrative des jeunes et suivi des dossiers (inscriptions, rendez-vous)
• Facturation et suivi des paiements / relances
• Suivi budgétaire et reporting simple

Skills

Secrétariat

Gestion administrative

Relation client

Facturation

Comptabilité

Education

Bac+2 minimum, expérience secrétariat scolaire

Tools

Charlemagne

Ecole Directe

Job description

Apprentis d'Auteuil est un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire, œuvre d'église, qui développe des programmes d'accueil et d'accompagnement, d'éducation, de formation et d'insertion, auprès de 40 000 enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400 établissements en France.

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées?

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

Le Pôle Formation Jean-Marie Vianney, basé à La Côte-Saint-André (38), accompagne des jeunes dans divers dispositifs : le Lycée Professionnel et l'École de Production préparant aux métiers du bâtiment, de la moto et de la restauration, ainsi qu'un Service Accueil Orientation (SAO) pour évaluer et orienter des mineurs non accompagnés hébergés sur le site. Dans le cadre d'un CDD à temps plein, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction au sein de l'École de production de Jean-Marie Vianney basé à La Côte-Saint-André (38).

Vos missions

Sous la responsabilité de la Directrice adjointe, vous assurez le secrétariat de direction de l'École de Production Jean-Marie Vianney.

Gestion administrative générale :

• Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion
• Accueil téléphonique et gestion des courriers/courriels
• Gestion des agendas de la Direction et coordination des calendriers
• Mise en forme de courriers, notes internes et documents de communication
• Gestion des notes de frais et des véhicules de service
• Achats de fournitures (gestion des stocks, commandes, livraisons)

Gestion administrative des jeunes (EDP) :

• Inscriptions des élèves internes et demi-pensionnaires
• Enregistrement et mise à jour des logiciels de suivi interne et externe
• Organisation des rendez-vous de préadmission et préparation des dossiers
• Accueil physique et téléphonique des familles et accompagnement administratif

Suivi pédagogique :

• Participation à la vérification et finalisation des bulletins
• Gestion des inscriptions aux examens et suivi administratif
• Suivi des documents de stage et des conventions

Facturation et comptabilité - volet scolaire :

• Facturation des familles, encaissements, relances et mises en recouvrement
• Suivi des bourses des élèves

Gestion de l'activité de production - École de Production : L'École de Production produit quotidiennement 250 à 400 repas jour en situation réelle de restauration collective. Vous assurez :

• Relations clients : gestion des commandes, devis, confirmations de prestations
• Relations fournisseurs : suivi des commandes de denrées alimentaires et matériels, réception et contrôle des livraisons, gestion des litiges
• Facturation de l'activité de production : établissement des factures clients, suivi des paiements, relances
• Suivi budgétaire : tableau de bord de l'activité, suivi des marges, reporting mensuel
• Gestion administrative des bons de commande et des bons de livraison

Gestion du personnel :

• Enregistrement des heures
• Gestion des demandes de contrats, congés et absences
• Liaison avec l'assistante RH du site

Informations complémentaires :

• Type de contrat : CDD remplacement
• Temps de travail : Temps plein
• Lieu de travail : La Côté Saint André
• Date de prise de poste : dès que possible

Votre profil

• Formation Bac+2 minimum, et expérience significative en secrétariat scolaire et comptabilité « clients »
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité d'adaptation aux logiciels métiers
• Expérience en gestion commerciale et relations clients/fournisseurs appréciée
• Connaissance interfaces Charlemagne et Ecole directe appréciée
• Rigueur, organisation et sens du service
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en transversalité
• Autonomie et polyvalence
• Permis B (boite manuelle) exigé (utilisation des véhicules de service) Ce poste est vraiment fait pour vous si

Vous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance.