Assistant de direction H/F

Apprentis d’Auteuil; La Côte-Saint-André; Presencial; EUR 23 000 - 30 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Apprentis d’Auteuil recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDD de remplacement pour l’École de Production Jean-Marie Vianney, basé à La Côte-Saint-André (38). Vous assurez le secrétariat de direction et coordonnez les relations avec les partenaires.

Vous veillez à la gestion administrative des jeunes, à la facturation et à la comptabilité, interface avec les familles et les fournisseurs, et travaillez en transversalité au sein du site.

Qualificações

• Formation Bac+2 minimum et expérience significative en secrétariat scolaire et comptabilité Clients.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et adaptation aux logiciels métiers.
• Expérience en gestion commerciale et relations clients/fournisseurs appréciée.

Responsabilidades

• Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion.
• Accueil téléphonique et gestion des courriers et courriels.
• Gestion des agendas et coordination des calendriers.
• Mise en forme de courriers et documents de communication.
• Gestion des notes de frais et des véhicules de service.
• Achats de fournitures et gestion des stocks.

Conhecimentos

Secrétariat de direction

Gestion des agendas

Accueil téléphonique

Gestion des courriers et e-mails

Gestion des notes de frais

Relatio n with clients et fournisseurs

Travail en transversalité

Formação académica

Bac+2 minimum

Ferramentas

Charlemagne

Ecole Directe

Descrição da oferta de emprego

Pour notre site de LA COTE-SAINT-ANDRE (38260), nous recherchons unAssistant de direction H/F en CDD de remplacement.

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?

Vous voulez rejoindre uneorganisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandeschances que vous ayez envie de lire la suite…

Ceque nous vous propose

Vous rejoignez à Apprentisd'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique, avoir confiance enl'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société.C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler etd'évoluer dans un environnement propice au développement de chacun et de tousen donnant du sens à son action. Ensemble, bâtissons un monde plus juste.

Le PôleFormation Jean-Marie Vianney, basé à La Côte-Saint-André (38), accompagne desjeunes dans divers dispositifs : le Lycée Professionnel et l'École deProduction préparant aux métiers du bâtiment, de la moto et de la restauration,ainsi qu'un Service Accueil Orientation (SAO) pour évaluer et orienter desmineurs non accompagnés hébergés sur le site.

Dans lecadre d'un CDD à temps plein, nous recherchons un(e) Assistant(e) deDirection au sein de l’École de production de Jean-Marie Vianney basé à LaCôte-Saint-André (38).

Vos missions

Sous laresponsabilité de la Directrice adjointe, vous assurez le secrétariat dedirection de l'École de Production Jean-Marie Vianney.Vous serez l'interface administrative entre cette structure et lesdifférents partenaires.

Gestionadministrative générale :

• Secrétariat de direction etcomptes-rendus de réunion
• Accueil téléphonique et gestiondes courriers/courriels
• Gestion des agendas de laDirection et coordination des calendriers
• Mise en forme de courriers,notes internes et documents de communication
• Gestion des notes de frais etdes véhicules de service
• Achats de fournitures (gestiondes stocks, commandes, livraisons)

Gestionadministrative des jeunes (EDP) :

• Inscriptions des élèves internes et demi-pensionnaires
• Enregistrement et mise à jourdes logiciels de suivi interne et externe
• Organisation des rendez-vous depréadmission et préparation des dossiers
• Accueil physique ettéléphonique des familles et accompagnement administratif

Suivipédagogique :

• Participation à la vérificationet finalisation des bulletins
• Gestion des inscriptions auxexamens et suivi administratif
• Suivi des documents de stage etdes conventions

Facturationet comptabilité - volet scolaire :

• Facturation des familles,encaissements, relances et mises en recouvrement
• Suivi des bourses des élèves

Gestion del'activité de production - École de Production

L'École de Production produitquotidiennement 250 à 400 repas jour en situation réelle de restaurationcollective. Vous assurez :

• Relations clients : gestion des commandes,devis, confirmations de prestations
• Relations fournisseurs : suivi des commandes dedenrées alimentaires et matériels, réception et contrôle des livraisons,gestion des litiges
• Facturation de l'activité deproduction :établissement des factures clients, suivi des paiements, relances
• Suivi budgétaire : tableau de bord del'activité, suivi des marges, reporting mensuel
• Gestion administrative des bonsde commande et desbons de livraison

Gestion dupersonnel :

• Enregistrement des heures
• Gestion des demandes de contrats,congés et absences
• Liaison avec l'assistante RH dusite

Informations complémentaires :

• Temps de travail : Temps plein
• Lieu de travail : La Côté Saint André
• Date de prise de poste : dès que possible

Votre profil

• Formation Bac+2 minimum, et expérience significative en secrétariat scolaire et comptabilité « clients»
• Très bonne maîtrise des outils bureautiqueset capacité d'adaptation aux logiciels métiers
• Expérience en gestioncommerciale et relations clients/fournisseurs appréciée
• Connaissance interfacesCharlemagne et Ecole directe appréciée
• Rigueur, organisation et sensdu service
• Qualités relationnelles etcapacité à travailler en transversalité
• Autonomie et polyvalence
• Permis B (boite manuelle) exigé (utilisation desvéhicules de service)

Ce poste est vraiment fait pour vous si

Vous vous sentez en phase avec nos valeursde confiance, espérance, bienveillance.

Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous proposons, alors il est temps de postuler. Nous avons hâte de vous rencontrer!

En savoir plus sur nous

Apprentis d’Auteuil est un acteur engagé de l’économie sociale etsolidaire, œuvre d’église, qui développe des programmes d’accueil etd’accompagnement, d’éducation, de formation et d’insertion, auprès de 40 000enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400établissements en France.

Apprentis d'Auteuil s'engage et agit auprès des jeunes et des familles les plus fragiles