Assistant de direction H/F

Apprentis d'Auteuil; La Côte-Saint-André; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Job summary

L'École de Production Jean-Marie Vianney, rattachée au Pôle Formation, recherche un(e) Assistant(e) de Direction en CDD remplacement pour La Côte-Saint-André (38). Poste à temps plein, rattaché à la Directrice adjointe, vous assurez le secrétariat de direction et la gestion administrative du site.

Formation Bac+2 minimum, expérience en secrétariat scolaire et comptabilité clients, maîtrise des outils bureautiques, connaissance Charlemagne et Ecole Directe, rigueur et sens du service.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum.
• Expérience en secrétariat scolaire et comptabilité clients appréciée.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité à s’adapter aux logiciels métiers.
• Connaissance interfaces Charlemagne et Ecole Directe appréciée.
• Rigueur, organisation et sens du service.

Responsibilities

• Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion.
• Accueil téléphonique et gestion des courriers/courriels.
• Gestion des agendas et coordination des calendriers.
• Achats de fournitures et gestion des stocks.

Skills

Secrétariat scolaire

Gestion administrative

Relation clients

Autonomie et polyvalence

Education

Bac+2 minimum

Tools

Charlemagne

Ecole Directe

Job description

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

Le Pôle Formation Jean-Marie Vianney, basé à La Côte-Saint-André (38), accompagne des jeunes dans divers dispositifs : le Lycée Professionnel et l'École de Production préparant aux métiers du bâtiment, de la moto et de la restauration, ainsi qu'un Service Accueil Orientation (SAO) pour évaluer et orienter des mineurs non accompagnés hébergés sur le site. Dans le cadre d'un CDD à temps plein, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction au sein de l'École de production de Jean-Marie Vianney basé à La Côte-Saint-André (38).

Vos missions

Sous la responsabilité de la Directrice adjointe, vous assurez le secrétariat de direction de l'École de Production Jean-Marie Vianney.

Gestion administrative générale :

• Secrétariat de direction et comptes-rendus de réunion
• Accueil téléphonique et gestion des courriers/courriels
• Gestion des agendas de la Direction et coordination des calendriers
• Mise en forme de courriers, notes internes et documents de communication
• Gestion des notes de frais et des véhicules de service
• Achats de fournitures (gestion des stocks, commandes, livraisons)

Gestion administrative des jeunes (EDP) :

• Inscriptions des élèves internes et demi-pensionnaires
• Enregistrement et mise à jour des logiciels de suivi interne et externe
• Organisation des rendez-vous de préadmission et préparation des dossiers
• Accueil physique et téléphonique des familles et accompagnement administratif

Suivi pédagogique :

• Participation à la vérification et finalisation des bulletins
• Gestion des inscriptions aux examens et suivi administratif
• Suivi des documents de stage et des conventions

Facturation et comptabilité - volet scolaire :

• Facturation des familles, encaissements, relances et mises en recouvrement
• Suivi des bourses des élèves

Gestion de l'activité de production - École de Production

L'École de Production produit quotidiennement 250 à 400 repas jour en situation réelle de restauration collective.

Vous assurez :

• Relations clients : gestion des commandes, devis, confirmations de prestations
• Relations fournisseurs : suivi des commandes de denrées alimentaires et matériels, réception et contrôle des livraisons, gestion des litiges
• Facturation de l'activité de production : établissement des factures clients, suivi des paiements, relances
• Suivi budgétaire : tableau de bord de l'activité, suivi des marges, reporting mensuel
• Gestion administrative des bons de commande et des bons de livraison

Gestion du personnel :

• Enregistrement des heures
• Gestion des demandes de contrats, congés et absences
• Liaison avec l'assistante RH du site

Informations complémentaires :

• Type de contrat : CDD remplacement
• Temps de travail : Temps plein
• Lieu de travail : La Côté Saint André
• Date de prise de poste : dès que possible

Votre profilFormation Bac+2 minimum, et expérience significative en secrétariat scolaire et comptabilité « clients »Très bonne maîtrise des outils bureautiques et capacité d'adaptation aux logiciels métiersExpérience en gestion commerciale et relations clients/fournisseurs appréciéeConnaissance interfaces Charlemagne et Ecole directe appréciéeRigueur, organisation et sens du serviceQualités relationnelles et capacité à travailler en transversalitéAutonomie et polyvalencePermis B (boite manuelle) exigé (utilisation des véhicules de service)

Ce poste est vraiment fait pour vous siVous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance. Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous propose, Nous avons hâte de vous rencontrer !