Assistant de Direction Générale H/F - EC20653

Departement de Vendee; La Roche-sur-Yon; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

Departement de Vendee recherche un personnel administratif assurant l'assistanat et le soutien de la Direction générale. Vous gérerez l'agenda du Directeur général, préparerez les dossiers stratégiques et assurerez le suivi des décisions.

Vous assurerez la diffusion de documents, la rédaction de courriers et le suivi des actions, tout en garantissant confidentialité et qualité du service rendu.

Responsibilities

• Organiser et coordonner l'activité du Directeur général des services : gestion de l'agenda, organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers stratégiques de la Direction générale en collectant, consolidant et mettant à disposition les informations nécessaires à la prise de décision.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs de la Direction Générale.
• Assurer le suivi administratif des décisions et actions engagées par la Direction générale, en veillant au respect des échéances et à la bonne circulation de l'information auprès des services concernés.
• Concevoir et actualiser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs de suivi de l'activité.
• Garantir la fiabilité, la sécurisation et la confidentialité des informations et documents traités.
• Assurer l'interface et la coordination des relations internes et externes : entre le Directeur général des services, les élus, les directions et les partenaires institutionnels.
• Faciliter et coordonner la circulation des informations stratégiques entre la Direction générale et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
• Accueillir, renseigner, orienter et accompagner les interlocuteurs de la Direction générale en garantissant la qualité de la relation et du service rendu.
• Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions, manifestations et événements institutionnels de la collectivité.
• Travailler en étroite collaboration avec le Chef de cabinet et l'Assistante du Président pour garantir la bonne circulation des informations stratégiques et le suivi des dossiers transversaux intéressant la Direction générale, le Cabinet du Président et le Président.

Job description

Assurer l'assistanat et le soutien administratif de la Direction générale :

• Organiser et coordonner l'activité du Directeur général des services : gestion de l'agenda, organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers stratégiques de la Direction générale en collectant, consolidant et mettant à disposition les informations nécessaires à la prise de décision.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, relevés de décisions et autres documents administratifs de la Direction Générale.
• Assurer le suivi administratif des décisions et actions engagées par la Direction générale, en veillant au respect des échéances et à la bonne circulation de l'information auprès des services concernés.
• Concevoir et actualiser des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs de suivi de l'activité.
• Garantir la fiabilité, la sécurisation et la confidentialité des informations et documents traités.

Assurer l'interface et la coordination des relations internes et externes :

• Assurer un rôle d'interface privilégiée entre le Directeur général des services, les élus, les directions et les partenaires institutionnels.
• Faciliter et coordonner la circulation des informations stratégiques entre la Direction générale et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
• Accueillir, renseigner, orienter et accompagner les interlocuteurs de la Direction générale en garantissant la qualité de la relation et du service rendu.
• Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions, manifestations et événements institutionnels de la collectivité.
• Travailler en étroite collaboration avec le Chef de cabinet et l'Assistante du Président pour garantir la bonne circulation des informations stratégiques et le suivi des dossiers transversaux intéressant la Direction générale, le Cabinet du Président et le Président.