Assistant de direction - Gestionnaire administratif (H/F)

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Sorbonne Université recrute un(e) Assistant-e de direction pour l'InSPA. Poste en CDD d'un an, situé sur le campus Saint-Antoine, 27 rue Chaligny, Paris 12e.

Vous assurez l'appui administratif et l'organisation de la direction et coordonnez les échanges avec les interlocuteurs universitaires et institutionnels. Vous contribuerez à la communication de l'InSPA notamment via la gestion des contenus en ligne et la préparation des documents de la direction, avec suivi des circuits de validation et de

Qualifications

• Assurer l'appui administratif et organisationnel de la direction.
• Coordination entre la direction et interlocuteurs universitaires et institutionnels.
• Gestion des contenus et de la communication sur le site web de l'InSPA.
• Préparer et formaliser les documents de la direction, suivi des circuits de validation et de signature.

Responsibilities

• Échanges administratifs avec enseignants, étudiants, services et partenaires externes.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
• Gérer les agendas et plannings; rédiger courriers et présentations.
• Préparer réunions: logistique, convocations, documents; comptes rendus.
• Coordonner les jurys et le suivi administratif.
• Mettre à jour les contenus des sites internet de l'équipe.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Communication écrite

Gestion des agendas

Rédaction de documents

Job description

Le poste est rattaché à l'InSPA ('Institut de soins primaires et ambulatoires), en lien avec son équipe de direction. Il est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.

Fonctions : Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l'IFR InSPA

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e de direction

CDD d'un an.

A pourvoir dès que possible.

Missions :

• Assurer l'appui administratif et organisationnel de la direction de l'InSPA
• Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels
• Contribuer à la communication de l'InSPA à travers la gestion de ses sites internet
• Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature

Activités principales :

• Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l'activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision
• Gérer les agendas et les plannings de l'équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations
• Préparer les réunions : organisation logistique, convocations et préparation des documents ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l'équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif
• Gérer et mettre à jour les sites internet de l'équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés