Secrétaire pédagogique (F/H)

Siège de l'Ap-Hp; Le Kremlin-Bicêtre; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Siège de l’AP-HP recherche une personne pour assurer le secrétariat et l’accueil au sein de l’IFSI, avec gestion administrative et pédagogique des ESI et intervenants. Vous participerez au secrétariat de direction et assurerez le suivi des dossiers, la saisie des notes et le classement des documents.

Le poste implique l’organisation des concours, des formations et des relations avec les partenaires, tout en garantissant discrétion et fiabilité.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
• Expérience en secrétariat et prise de notes.
• Capacités d'organisation et reporting.
• Discrétion professionnelle et sens du relationnel.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique des ESI et intervenants.
• Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques.
• Saisie et suivi des notes dans FORMEIS, export des feuillets semestriels.
• Organisation des supports et des salles des concours et rendez-vous.
• Suivi des documents administratifs et archivage.

Skills

Word

Excel

Messagerie électronique

Organisation

Prise de notes

Remise en forme de documents

Relationnel

Tools

FORMEIS

HR Access

AT+

KAIROS

Job description

Secrétariat et accueil de l’IFSI:
Secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction:
Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)
Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI
Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année
Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l’absence de la secrétaire mission stage
Gestion des départs en stage: conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.
Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)
Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)
Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)
Traitement des dossiers de demande de bourses(réception, saisie et envoi à la Région IDF)
Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)
Gestion de la rentrée scolaire: forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)
Transmissions aux différents collaborateurs: service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,
Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.
Paiement des intervenants(envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)
Organisation des instances: Commission d’Attribution de Crédits (CAC) , Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI) , Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE): convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.
Gestion du courrier
Classement, archivage et reprographie
Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)
Participation aux groupes de travail.
Certificats divers d’anciens étudiants
Suivi des demandes de remboursement des frais de transport
Suivi et paiement des indemnités de stage
Gestion des archives de l’IFSI
Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique
Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents
Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting
Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC
Discrétion professionnelle
Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS
Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe

Capacité relationnelle et esprit d'équipe
Sens de l'initiative

Présentation de Siège de l'Ap-Hp

Siège de l'AP-HP