ASSISTANT DE SCOLARITE INSTITUT DES METIERS DE LA SANTE - H/F

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Bordeaux; Vor Ort; EUR 20.000 - 29.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Logement

Transports

Crèches

Loisirs

Zusammenfassung

Le Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux recherche un agent administratif polyvalent pour soutenir les départements IFAS et IFSI. Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, la gestion documentaire, le suivi des dossiers de stage et les inscriptions des étudiants, en veillant à la qualité et au respect des procédures.

Le poste est à pourvoir en contrat à durée déterminée, à temps plein, sur le site de Bordeaux-Pessac, avec possibilité d’intégration sur site au sein des équipes

Qualifikationen

• Bac +2 à Bac +4 ou équivalent.
• Débutant accepté.
• Permis non obligatoire.

Aufgaben

• Accueil physique et téléphonique des professionnels et des élèves.
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
• Reproduction et diffusion de documents et dossiers.
• Gestion des courriers (électroniques et postaux) et archivage.
• Création et gestion de bases de données sur le parcours des élèves.
• Suivi des effectifs des élèves et des mutations éventuelles.
• Gestion des pièces administratives et budgets du service des stages.
• Suivi des conventions et documents de stage et contribution à la démarche qualité.

Kenntnisse

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Archivage

Ausbildung

Bac+2 à Bac+4

Tools

BL Scolarité

Jobbeschreibung

Bordeaux, Pessac

Caractéristiques du poste

Infos de l'offre

Publiée le 11/03/2026 Contractuel Catégorie C Administratif CDD - 3 mois Temps plein Débutant accepté Permis non obligatoire Bac +2 à Bac +4

À définir suivant profil

Prise de poste

Dès que possible

• Beneficiez d'un accompagnement lors de votre amenagement sur la region bordelaise : Logement, transports, creches, loisirs ...

L'entreprise

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.

Le Groupe Hospitalier Sudest le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques: trois à Pessac: l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.

L’Institut des Métiers de la Santé (IMS) assure la formation initiale et spécialisée d' un peu plus de 2000 apprenants et la formation continue des professionnels de santé.Il est situé sur les deux sites géographiques, Pellegrin en centre-ville et Xavier Arnozan sur la commune de Pessac.

L’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) réalise la formation de 1000 étudiants répartis sur trois promotions afin de les conduire vers l’obtention d’un diplôme d’Etat.

L’Institut de Formation aide - soignante( IFAS) assure la formation de 60 élèves afin de les conduire vers l’obtention d’un diplôme d’Etat.

À propos du poste

Mission(s) générale(s):

Le poste comporte deux périmètres d’activité:

• Le département de scolarité de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
• Participer aux activités du département de scolarité de l’institut pour améliorer l’efficience et participer ainsi à la mise en œuvre de la démarche qualité.
• Organiser pour l’équipe de direction et / ou pour l’équipe pédagogique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la formation des étudiants ou au suivi des dossiers.
• Contribuer à l’organisation logistique (organisation de réunions, planification rendez-vous).
• Le département des stages de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l’Institut de formation en Soins Infirmiers (IFSI)
• Participer aux activités administratives du département des stages
• Contribuer à la démarche qualité du département des stages

Principales activités

Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)

• Accueil physique et téléphonique des professionnels extérieurs et des élèves
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Traitement des courriers (électroniques et postal), dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Création et gestion de bases de données sur le parcours des élèves pendant la formation
• Suivi des effectifs des élèves (interruption de formation, réintégration après interruption de formation, intégration par voie de mutation)
• Gestion des archives de l’institut (format papier et numérique)
• Prise en charge financière des élèves, devis, complétude et suivi des dossiers (pôle emploi, employeurs PPH), attestations mensuelles…
• Suivi budgétaire de l’institut en lien avec la coordination administrative des écoles
• Préparation, édition, envoi, suivi et archivage des conventions de stage des élèves.
• Gestion et suivi des pièces administratives des vacations des intervenants et suivi budgétaire.

Mise en forme et mise en ligne des documents relatifs aux modalités d’entrée sur le site internet de l’institut

Gestion concours d’entrée:

• Contrôle des dossiers d’inscription
• Préparation épreuves
• écrites : envoi convocations, éditions listes, préparation documents jury, saisies notes et édition tableaux
• épreuve orale : envoi convocations, organisation horaires épreuve orale et gestion passage candidats

Suivi de la procédure et du calendrier des jurys du diplôme d’Etat en lien avec la DREETS.

• Préparation des différentes instances en lien avec l’équipe de direction:
• Envoyer les convocations et les documents nécessaires à l’étude des situations individuelles (pédagogique ou disciplinaire)
• Assurer le suivi des notifications de décision
• Demande informatique d’intervention dépannage
• Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Le département des stages de l’Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)

Gestion administrative du département des stages

Gestion des bases de données

• BL: Mise à jour du logiciel de scolarité

dépôt des affectations de stage

dépôt et extraction d’enquête de satisfaction, production de statistiques

dépôt des livrets d’accueil et/ou fiches d’identification des terrains de stage et des possibilités de logement

Rédaction du compte-rendu des Réunions de Coordination de Formation Clinique (RCFC): synthétiser les échanges et tracer les décisions prises

Gestion des données des fiches de renseignement par année et par promotion:diffusion et traçabilité des données dans l’outil institutionnel

Gestion des offres de stage et des demandes annuelles de stages

Gestion des affectations de stage:

• Créer les périodes de stage dans BL
• Effectuer la mise en stage sur BL, en binôme avec une coordinatrice de stage
• Participer à l’édition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l’étudiant, selon les besoins

Contribution à la démarche qualité du département des stages

• Réaliser les courriers de