Secrétaire Général f/h - EC20825

VILLE D'AVIGNON; Avignon; On-site; EUR 48,000 - 66,000; Full time

Job summary

VILLE D'AVIGNON recherche un cadre administratif pour accompagner les directions opérationnelles dans la structuration et la conduite de projets, éclairer les décisions et coordonner les services autour des missions de la collectivité.

Vous assurerai un appui technique et RH, la préparation budgétaire, le pilotage des dépenses et la supervision des marchés publics, afin de sécuriser les actions et d’optimiser les outils de pilotage et les indicateurs financiers.

Job description

Missions

Assurer l’accompagnement des directions opérationnelles dans la structuration et la conduite de certains de leurs projets, contribuer à éclairer et préparer des décisions, veiller à la sécurisation juridique et budgétaire des actions engagées et assurer la coordination transversale entre les services.

Assurer un appui technique, de coordination et de sécurisation au service de la Direction Générale, de la Direction Générale Adjointe Pilotage des Ressources et de la Performance et de la DGA Sécurités ainsi qu’aux Pôles qui leur sont respectivement rattachés.

Activites

Encadrer les agents du secrétariat général

Assurer la préparation budgétaire et le pilotage des dépenses budgétaires (budget, indicateurs financiers)

• Centraliser et harmoniser les propositions budgétaires des pôles
• Mettre en œuvre, coordonner et contrôler la programmation et l’exécution budgétaire pour l’ensemble des pôles et Directions concernés sur le Budget Principal et les Budgets Annexes, Budget Supplémentaire et Décisions Modificatives en section de fonctionnement et en section d’investissement
• Participer à la mise en œuvre et assurer l’actualisation du Plan Pluriannuel d’Investissement
• Accompagner les pôles dans leur suivi des indicateurs financiers

Coordonner les fonctions RH

• Contribuer à la mise en œuvre de la politique RH auprès des pôles
• Accompagner les pôles sur les dossiers passant en CST (organisation des services et du temps de travail des agents, hygiène et sécurité)
• Centraliser et harmoniser les dossiers des pôles pour les commissions d’avancement, commissions de recrutement …
• Suivre les questions RH concernant les pôles (recrutements, mobilité, gestion, …)

Coordonner les achats publics

• Accompagner les pôles au montage de leurs marchés en procédure déconcentrée
• Organiser et piloter la procédure de négociation des MAPA et des marchés sans publicité et sans mise en concurrence

Piloter et optimiser

Veiller à la bonne circulation de l’information entre le DGS, les DGA et Directeurs de Pôles sous leur autorité.

Piloter, planifier et assurer le suivi des procédures de préparation des Conseils Municipaux pour les pôles concernés.

Centraliser et harmoniser les rapports d’activité, les outils de pilotage et les tableaux de bord des pôles.

Elaborer des rapports d’aide à la décision et être force de proposition en amont des arbitrages.

Accompagner les pôles dans la réalisation des grands projets de modernisation.

Piloter des projets transversaux à la demande du DGS ou des DGA nécessitant un fonctionnement en mode projet.

Assurer le relai de la communication interne et externe de la collectivité pour ce qui concerne les missions des pôles.

Coordonner et suivre les délibérations des pôles en lien avec le service des Assemblées.

Participer au secrétariat des Commissions du Conseil Municipal.

Référence de l'offre : 2o94eq14wc