Assistant de direction F/H

Sorbonne Université; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Job summary

Sorbonne Université recrute un(e) Assistant de direction F/H pour soutenir la direction et les services de Polytech Sorbonne. Vous serez l’interlocuteur(trice) clé entre la direction, les services, les enseignants et les partenaires.

Le poste implique l’accueil, la gestion des agendas, le suivi administratif et le soutien logistique des grands événements, avec une dimension budgétaire et RH. Débutant bienvenu, formations prévues.

Qualifications

• Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie, bases de données).
• Maîtriser Microsoft Office (Word/Excel/PowerPoint).
• Rédiger des documents d’information et de communication.
• Planifier ses activités et s’organiser selon échéances.
• Gérer les priorités et travailler en équipe.

Responsibilities

• ACCUEILLIR et orienter les interlocuteurs; organiser et gérer les agendas de la direction; suivre les projets et événements de l’école.
• Rédiger les comptes rendus et courriers; servir d’interface entre la direction et les associations et partenaires.
• Contribuer au suivi budgétaire et à la gestion administrative et financière des activités.
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger; suivre les actes de commande et les remboursements.
• Veiller au respect des échéances et à la circulation des informations entre les interlocuteurs.

Skills

MS Office

Rédaction de documents

Gestion des agendas

Planification & organisation

Travail en équipe

Communication

Education

Niveau 4 - Bac

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : gestionnaire de scolarité)

05 - Catégorie B - Technicien (TECH) - J - Gestion et Pilotage - Technicien-ne en gestion administrative

Nature de l'emploi

Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction F/H

Présentation de la structure recruteuse

Polytech Sorbonne, école d'ingénieurs publique de Sorbonne Université, membre du réseau national des écoles Polytech, forme depuis plus de 40 ans des ingénieurs d'excellence, alliant expertise technique, innovation et responsabilité sociétale.
Elle délivre 7 diplômes d'ingénieur accrédités par la Commission des Titres d'Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l'électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la terre, des mathématiques appliquées et de l'agroalimentaire.
Ancrée au cœur de Paris, sur le Campus Pierre et Marie Curie, Polytech Sorbonne offre à ses 800 élèves, dont 300 en apprentissage, un environnement stimulant, des plateformes pédagogiques de pointe, un réseau d'entreprises partenaires de premier plan et une grande diversité de partenariats internationaux.
En rejoignant Polytech Sorbonne, vous ferez partie d'une équipe dynamique et engagée, qui réunit une vingtaine de personnels dans les métiers administratifs, techniques ou d'ingénierie, au service de la réussite de nos élèves ingénieurs.

Description du poste

CDD de 1 an (renouvelable).

A compter du 01/01/2027 .

Rejoignez Polytech Sorbonne et contribuez au quotidien au développement d'une école d'ingénieurs !

Au cœur de la vie de l'école, l’assistant·e de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’établissement et accompagne directement l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes et ses projets.
Véritable interface entre la direction, les services de l’école, les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous contribuez à fluidifier l’organisation, à coordonner les différents acteurs et à assurer le suivi des activités de l’école.
Ce poste, à la fois polyvalent et transversal, offre une grande diversité de missions et permet d’être au cœur des projets et des temps forts de Polytech Sorbonne.

1/ Accompagner la direction au quotidien

• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs
• Organiser et gérer les agendas de la direction, tout en assurant un suivi administratif de ses activités afin de faciliter sa prise de décision
• Suivre le calendrier des projets, instances et événements de l’école et apporter un soutien opérationnel aux chargés de missions dans la réalisation de leurs objectifs
• Coordonner l’organisation des réunions internes et externes, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité
• Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils, et mettre en forme les courriers officiels
• Servir de pont entre la direction et les associations d’élèves, pour favoriser les échanges et soutenir les initiatives étudiantes
• Contribuer activement à la logistique de l’école, en assurant une gestion fluide des ressources et des espaces
• Participer, aux côtés de la chargée de communication, à l’organisation des grands événements de l’école : salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes, événements institutionnels, etc, pour valoriser l’image de l’école et renforcer son attractivité

En collaboration avec le responsable administratif et la gestionnaire financière, vous contribuez au suivi budgétaire et à la gestion financière des activités de l’école :

• Participer au suivi des recettes et des dépenses
• Assurer la saisie et le suivi des actes de commande et de vente dans SIFAC
• Gérer les virements et prestations internes
• Assurer le traitement des demandes de remboursement et le suivi de la carte achat de la direction
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger et établir les ordres de mission
  

Vous êtes également un interlocuteur clé pour le suivi administratif de plusieurs populations de l’école :

• Assurer la gestion administrative des dossiers des enseignants vacataires, en lien avec le pôle pédagogique de l'école et la DRH de l’université
• Accompagner et suivre le processus de recrutement et de mise en paiement des emplois étudiants
• Veiller au respect des échéances et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs
  

Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)

Ce poste polyvalent vous offrira une vision globale du fonctionnement de l’école et vous permettra de développer des compétences variées en gestion administrative, financière et RH.

Profil débutant bienvenu. Vous pourrez bénéficier de formations et d’un accompagnement individualisé tout au long de votre prise de fonctions.

Savoir-faire requis :

• Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Rédiger des documents d'information et de communication
• Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
• Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
• Travailler en équipe
• Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
• Accueillir différentes populations
• S'exprimer de façon claire et concise
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures

Savoir être :

• Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité
• Autonomie, prise d’initiatives
• Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité
• Avoir le sens du service public

Durée du contrat (mois)

12 mois renouvelable

Quotité

Conditions particulières d'exercice

Les services de l’école s’organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00.

Les horaires de travail seront organisés afin d’assurer une continuité de service public, tout en tenant compte des contraintes familiales de l'agent.

Informations complémentaires

Télétravail possible

Unité protégée / ZRR

Critères candidat

Niveau d'études

Niveau 4 - Bac

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Paris 5ème

Campus Pierre et Marie Curie - 4 place Jussieu 75005 Paris

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Informations générales

Organisme de rattachement

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.