Assistant de Direction F/H

Cabinet AFE; Gallargues-le-Montueux; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Cohortis recherche un(e) assistant(e) de direction en CDI pour renforcer son siège situé à Gallargues-le-Montueux, près de l’A9. Vous serez rattaché(e) à la Direction et assurerez un rôle clé de soutien et de coordination.

Vous gérerez les agendas, préparerez les dossiers et garantirez le respect des échéances. Vous accueillerez visiteurs et partenaires, gérerez les services administratifs et contribuerez à l’image du Groupe.

Qualifications

• Gestion des agendas et priorisation des demandes de la direction.
• Organisation administrative et coordination des dossiers.
• Excellente discrétion et sens du service.
• Expérience en accueil et représentation d'un groupe.

Responsabilités

• Gérer et organiser les agendas de la direction et les réunions.
• Préparer documents, dossiers et supports pour les rdv.
• Assurer l accueil physique et téléphonique du siège.
• Coordonner les demandes et suivre les échéances.
• Organiser les déplacements et les prestations externes.
• Participer à l'organisation des événements du Groupe.

Description du poste

Cohortis recherche actuellement en CDI un(e) assistant(e) de direction pour rejoindre son siège situé à Gallargues-le-Montueux, à proximité immédiate de la sortie de l’A9.

Rattaché(e) à la Direction du Groupe Cohortis, vous occupez une fonction clé de soutien et de coordination auprès de la Direction. Véritable relais au quotidien, vous contribuez à fluidifier son organisation et à garantir le bon suivi de ses priorités.

Au-delà de la gestion des agendas et des activités administratives, vous anticipez les besoins de la Direction, coordonnez les différents sujets et veillez au respect des échéances. Votre sens de l’organisation, votre réactivité et votre capacité à prendre des initiatives vous permettent d’apporter des solutions adaptées et de faciliter efficacement le fonctionnement de la Direction.

Par la nature même de vos fonctions et la diversité de vos interactions, vous contribuez activement et pleinement à la qualité de l’image du Groupe auprès de l’ensemble de ses interlocuteurs internes et externes, dont vous êtes l’un(e) des garants.

Vos principales missions

1. Assistanat de Direction

• Gérer et organiser les agendas de la direction : rendez-vous, réunions, déplacements, échéances…
• Préparer les rendez-vous et réunions : dossiers, documents, supports, logistique (collation repas, salle,...).
• Assurer le suivi des sujets et des échéances pour éviter les oublis.
• Organiser les déplacements professionnels et anticiper les besoins associés.
• Préparer et mettre en forme les courriers, présentations, comptes rendus et documents de travail.
• Filtrer les appels, mails et sollicitations avec discernement.
• Assurer le suivi de certaines demandes ou dossiers confiés directement par la Direction.
• Être capable d'identifier ce qui est urgent, important… ou peut attendre.
• Garantir une totale discrétion sur les informations traitées.

2. Accueil & représentation du Groupe

• Assurer l'accueil physique des visiteurs au siège.
• Assurer un accueil téléphonique professionnel et chaleureux.
• Identifier les interlocuteurs et orienter les demandes.
• Veiller à la qualité de l'expérience des visiteurs et partenaires.
• Être un relais de l'image et de la culture du Groupe.

3. Conciergerie & services aux dirigeants

• Rechercher et coordonner des prestations ou services ;
• Organiser des réservations, déplacements ou rendez-vous ;
• Gérer des demandes ponctuelles ;
• Trouver rapidement une solution face à un imprévu ;
• Assurer le suivi avec les prestataires.

4. Événementiel & vie du Groupe

Vous participez à l'organisation des temps forts de Cohortis, notamment :

• Séminaires du Groupe ;
• Evénements réunissant les associés / dirigeants ;
• Réunions de Direction ;
• Evénements internes ;
• Repas, soirées et moments de convivialité.

Vous pouvez être amené(e) à prendre en charge tout ou partie de l'organisation : recherche de lieux, prestataires, invitations, hébergements, transports, restauration, déroulé, coordination le jour J et suivi post-événement.