Assistant de direction et de communication (H/F)

GRAND PORT MARITIME DE LA ROCHELLE; La Rochelle; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

GRAND PORT MARITIME DE LA ROCHELLE recrute un(e) Assistant(e) de direction et de communication en CDI. Le poste consiste à organiser des instances de gouvernance, soutenir la communication et gérer l'agenda de la Directrice Générale.

Le candidat idéal a minimum cinq ans d’expérience, une formation Bac+2 à Bac+5 et une bonne maîtrise des outils numériques. Une connaissance de l'anglais est souhaitée pour interagir avec les partenaires internationaux.

Ce rôle exige rigueur, organisation et discrétion dans un environnement institutionnel dynamique.

Qualifications

• Au moins cinq ans d'expérience sur un poste similaire.
• Bonne connaissance des instances de gouvernance.
• Maîtrise de l'anglais souhaitée.

Responsabilités

• Organiser et suivre les instances de gouvernance.
• Appuyer la communication et organiser des événements.
• Gérer l’agenda de la Directrice Générale.
• Apporter un soutien administratif aux services.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Capacité d’anticipation

Excellentes capacités rédactionnelles

Formation

Formation supérieure Bac+2 à Bac+5

Outils

Outils bureautiques et numériques

Description du poste

Port Atlantique La Rochelle recrute un(e) Assistant(e) de direction et de communication (H/F/NB) en CDI, au sein de la direction générale.

Rattaché(e) à la Directrice Générale, l’Assistant(e) de Direction et Communication contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance de l’établissement, assure un appui opérationnel à la mission communication et participe à la continuité des activités administratives de la Direction Générale.

Missions principales

1. Organisation et suivi des instances de gouvernance

• Élaborer les ordres du jour et veiller à leur cohérence avec le calendrier institutionnel
• Assurer la conformité réglementaire des procédures et dossiers au regard du Code des transports
• Planifier les réunions et coordonner les calendriers des participants, mettre en place et suivre les rétroplannings de préparation
• Constituer, vérifier et diffuser les dossiers de séance
• Organiser l’ensemble de la logistique des réunions : réservation des salles, préparation du matériel, gestion des plans de table, accueil des participants, restauration, hébergement et déplacements si nécessaire
• Assister aux séances et rédiger les procès-verbaux et leur processus de validation
• Assurer le suivi administratif des délibérations, avis et motions
• Participer à la gestion du renouvellement des membres des instances
• Diffuser les informations et décisions auprès des services concernés

2. Appui à la communication et à l’organisation d’événements

• Participer au reporting des actions de communication : suivi des retombées presse, fréquentation des visites, événements internes, participation à la production du rapport annuel d’activité de la communication
• Organiser des visites guidées du Port en coordination avec les partenaires et les services internes : suivi la validité des contrats de partenariat, coordination des acteurs internes, facilitation de l’accès des visiteurs, gestion des réservations, contrats et de la facturation
• Assurer le reporting des partenariats, adhésions du Port et gérer ceux de la mission communication et de la DG
• Assurer le reporting et le suivi administratif des abonnements presse de la mission communication

3. Continuité d’activité de l’assistanat de direction

• Gérer l’agenda de la Directrice Générale, organiser et planifier les réunions
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
• Gérer le courrier entrant et sortant, le classement, l’archivage et le suivi documentaire

4. Appui ponctuel aux entités rattachées à la Direction Générale

• Organiser des réunions, déplacements professionnels et événements
• Apporter un soutien logistique et/ou administratif ponctuel aux différents services (remboursements de frais.)
• Contribuer à la mise à jour des bases de données et du CRM

Votre profil

Titulaire d’une formation supérieure de niveau Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, communication, lettres, sciences humaines ou administration des organisations, vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins cinq ans sur un poste similaire.

Votre expérience vous a permis de développer une bonne connaissance des instances de gouvernance et du fonctionnement d’une organisation, idéalement au sein d’un environnement institutionnel incluant des missions d’appui règlementaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques et êtes également ouvert(e) à l’utilisation des solutions d’intelligence artificielle. La maîtrise de l’anglais est souhaitée.

• – Sens de la discrétion et de la confidentialité
• – Excellente organisation, rigueur, fiabilité
• – Capacité d’anticipation
• – Excellentes capacités rédactionnelles