Assistant de Direction H/F

HLM; Rouen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Rouen Habitat propose un remplacement maternité de 9 mois pour un poste d’assistant(e) de direction rattaché(e) à la Direction Générale. Vous évoluerez au cœur du siège, entre gouvernance, support et suivi administratif.

Vous assurerez la gestion du courrier, l’assistance sur l’agenda de la Directrice générale, la saisie et la mise en forme de documents, la convocation des réunions CODIR, le suivi des décisions et la préparation des dossiers pour les prises de parole.

Qualifications

• Diplôme ou équivalent en assistanat de direction.
• Expérience en assistanat de direction requise.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles.

Responsibilities

• Assistance à la Directrice générale et gestion du planning.
• Rédaction et mise en forme de documents et courriers.
• Convoquer les réunions du CODIR et suivre les décisions.
• Préparer les dossiers et supports pour les réunions et prises de parole.
• Élaborer et alimenter des tableaux de bord et suivre les budgets.
• Organiser les événements et assurer la liaison avec les partenaires et services.

Skills

Gestion administrative

Secrétariat

Organisation/planification

Rédaction

Education

BTS/DUT/licence en assistanat de direction

Tools

Suite Office

Excel

PowerPoint

Job description

ROUEN HABITAT

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité d'une durée de 9 mois, vous serez rattaché(e) à la Direction Générale, et occuperez un poste transverse au coeur du fonctionnement du siège, entre gouvernance, appui à la direction et suivi administratif.Votre poste est à la fois administratif, organisationnel et relationnel :Support à la Directrice GénéraleGestion du courrier et des réclamations : répartition dans les services, suivi et classementAssistanat sur l'agenda de la Directrice généraleSaisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ....), les reproduire et les diffuser et assurer des tâches de secrétariatConvoquer les réunions du CODIR : s'assurer de l'ordre du jour, veiller à la réalisation des décisions prises et organiser les Tours d'Affaires (TA) de chacun des DirecteursPréparer et contrôler les dossiers nécessaires à la DG pour ses réunions et prises de parole (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrativeInstances : Etablir le planning semestriel avec le secrétariat du maire ; établir l'ordre du jour, envoyer les convocations, préparation des dossiers, dépôts des délibérationsAssistance aux Conseils d'Administrations, aux Bureaux du Conseil d'Administration et Conseils de Concertation Locative (CCL)Suivi budgétaire de la Direction généraleEvénements d'entreprise : organiser les rendez-vous extérieurs et les déplacements (inauguration, petits déjeuners, congrès, conventions, séminaires,... et réservation hôtel, train, si nécessaire)Communication externe : Lien avec la ville, les administrateurs et partenaires Réunions statutairesOrganiser les Conseils d'Administration et les réunions du BureauGérer l'organisation matérielle et logistique des réunionsAssurer l'envoi des ordres du jour et des convocationsS'assurer de la régularité des réunions : quorum ....Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser...,Veiller à la bonne préparation des délibérations du CA et du BCA puis les transmettre au contrôle de la légalité

De formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum en assistanat de Direction.Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous aimez organiser, anticiper et faciliter le quotidien de vos interlocuteurs.Autonome, flexible et proactif(ve), vous possédez un excellent relationnel, un esprit d'équipe prononcé ainsi qu'une attitude positive et dynamique au quotidien.Prise de poste : 14/12/2026Statut Cadre au forfait jourCDD jusqu'en septembre 2027