Assistant de direction (H/F)

Actual group; Nantes; Hybrid; EUR 24,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Plan mobilité

Tickets restaurants

CSE

Job summary

Actual Nantes Tertiaire recherche un(e) Assistant(e) de Direction & RH à Nantes pour organiser le secrétariat de la Directrice Générale et assurer le suivi des instances CODIR et de gouvernance statutaire.

Vous gérerez l’agenda, préparerez les dossiers administratifs et financiers, et participerez à la communication interne et au suivi du personnel, avec discrétion et autonomie.

Qualifications

• Excellente expression orale et rédactionnelle.
• Rigueur, méthode, capacité d’organisation, d’autonomie et polyvalence.
• Maîtrise des outils de bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, PAO, etc.).
• Expérience souhaitée sur un poste de gestionnaire administratif lié aux ressources humaines et l’administration du personnel, dont l’utilisation d’un outil de paie.
• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion sur l’ensemble des dossiers et informations traitées par le siège et la direction générale.

Responsibilities

• Organiser et assurer le secrétariat de la Directrice Générale et la gestion des instances CODIR et de gouvernance statutaire.
• Gérer l’agenda de la Directrice Générale, planifier les instances et rendez-vous.
• Organiser les Comités de direction et diffuser les rapports et comptes-rendus.
• Assurer le suivi et l’actualisation du calendrier des chantiers CODIR.
• Préparer et diffuser des dossiers administratifs et financiers et suivre les déclarations.
• Contribuer à la réalisation d’outils internes et externes de communication (rapports, lettres, mailings).
• Gérer l’accueil et le secrétariat du siège, le classement, l’archivage et les fournitures.
• Participation à la paie et au suivi RH (contrats, DUE, visites médicales, arrêts maladie).

Skills

Expression orale

Rédaction

Rigueur et organisation

Autonomie

Polyvalence

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

PAO

Job description

Votre agence Actual Nantes Tertiaire recherche un(e) Assistant(e) de Direction & RH à Nantes.

Voici vos missions

• Organiser et assurer le secrétariat de la Directrice Générale et la gestion des instances CODIR et de gouvernance statutaire :

• Gérer l’agenda de la Directrice Générale, avec planification et suivi des instances (Comité de direction, bureaux et conseils d’administration) et autres rendez-vous (partenaires externes, reporting comité de direction)
• Organiser les Comités de direction : préparation des ordres du jour avec les parties prenantes, compte-rendu et diffusion
• Assurer le suivi et l’actualisation du calendrier des chantiers prioritaires CODIR
• Préparer et diffuser des dossiers administratifs et financiers (déclarations statutaires, demandes de subventions, etc.)
• Contribuer à la réalisation d’outils internes et externes de communication et assurer leur diffusion (rapport annuel, lettre d’infos, mailings)
• Préparer et suivre les dossiers en lien avec les instances statutaires (conseil d’administration, assemblée générale) : planification, convocations, organisation et compte-rendu ; liens avec la Présidente.

• Assurer l’administration du personnel et participer aux missions RH :

• Suivi et gestion de la formation professionnelle continue.
• Diffusion et suivi des offres d’emploi et des candidatures.
• Réalisation des formalités liées à l’embauche (dossier d’accueil, contrat de travail, DUE, visites médicales, etc) et au départ des salariés.
• Gestion des affiliations auprès des organismes complémentaires : santé et prévoyance, réponses aux administrations diverses, attestations...
• Suivi et gestion des arrêts maladie auprès de la CPAM (DSN) et des dossiers prévoyance.
• Suivi des tickets restaurants.
• Préparer et garantir la qualité des variables de paie transmises au prestataire.
• Assurer le contrôle de charges sociales liées à la paie en lien avec la comptable
• Réalisation de rapports et tableaux de suivi ; de la base de données économique, sociale et environnementale de l’association
• Données pour des dossiers de financement
• Participation à la construction de la masse salariale (BP, réalisé)

• Gérer des dossiers relevant de l’activité du Siège ou transversaux à l’Association

• Organiser les temps forts de la vie associative : Assemblée générale, temps internes ou externes (inauguration).
• Assurer l’accueil et le secrétariat du siège (courrier, classement, archivage, téléphone et accueil des visiteurs...)
• Veiller au suivi des fournitures du Siège et assurer le lien avec la personne chargée des commandes
• Assurer la collecte et consolidation de données utiles pour des rapports et tableaux de suivi ; gérer le suivi de certains contrats (Naolib, NGE)

Prise de poste au plus vite en intérimSalaire brut mensuel : 2 383 € sur 13 mois incluant l’indemnité de fonction d’appuiAvantages salariaux : Plan mobilité + Tickets restaurants + CSE

• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Rigueur, méthode, capacité d’organisation, d’autonomie et polyvalence
• Maîtrise des outils de bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, PAO, etc.)
• Expérience souhaitée sur un poste de gestionnaire administratif lié aux ressources humaines et l’administration du personnel, dont l’utilisation d’un outil de paie
• Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la confidentialité et de la discrétion sur l’ensemble des dossiers et informations traitées par le siège et la direction générale.