Assistant de Direction - Cycle de l'Eau H/F

Versailles-Emplois; Versailles; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle d’entreprise

Remboursement transport 75%

Contrat collectif Prévoyance

Job summary

Versailles-Emplois recherche une personne pour assurer l’accueil et le secrétariat de la direction, le suivi des dossiers PFAC et les tâches administratives courantes. Vous serez chargé(e) de la saisie, des relances et de l’organisation des réunions, avec une utilisation avancée d’Excel et du logiciel x-bus.

Profil attendu: formation administrative (Bac Pro Secrétariat ou BTS direction), expérience en secrétariat, sens du service public et rigueur organisationnelle.

Qualifications

• Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat).
• Épreuves et expériences liées au secrétariat et à l’assistance de direction.
• Expérience en secrétariat souhaitée et maîtrise des outils bureautiques et de gestion.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires.
• Saisie et traitement des courriers et mails; organisation des réunions et réservation des salles.
• Suivi administratif des dossiers PFAC et relances aux usagers.
• Création des tiers dans E-Sedit et gestion des états de recouvrement.
• Suivi administratifs des contrôles des poteaux incendie; mise à jour des tableaux.
• Actualisation des tableaux de bord Excel et gestion des fournitures.
• Référente func. pour le logiciel x-bus et archivage des dossiers.

Skills

Rigueur

Organisation

Confidentialité

Relationnel

Réactivité

Education

Bac Pro Secrétariat

BTS assistant de direction

Tools

Excel

x-bus

Job description

Vos missions principales :

• Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et interlocuteurs de la direction ;


• Secrétariat de la direction (saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes)Organiser les réunions de la direction : planification, invitations, réservation des salles et préparation des documents nécessaires ;


• Assurer le suivi administratif des dossiers de participation pour le financement de l'assainissement collectif (PFAC) en vue de leur recouvrement : tenue des tableaux de suivi, lettres d'information, relances et réponses aux administrés ;


• Créer les tiers dans le logiciel E-Sedit et établir les états de recouvrement ou les annulations de titres liés notamment à la PFAC, à l'assainissement non collectif et aux remboursements d'intervention ;


• Assurer le suivi administratif des contrôles des poteaux incendie : mise à jour des tableaux, préparation des courriers et relances ;


• Mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord sous Excel de la direction : courriers reçus, tableau de suivi des contrôles, congés, astreintes et autres suivis d'activité Commandes de fournitures administratives, de produits pharmaceutiques et des autres besoins courants de la direction ;


• Être la référente fonctionnelle de la direction pour le logiciel « x-bus » ;


• Organiser le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de gestion documentaire.

Vos missions ponctuelles :

• Rechercher, consolider et diffuser les informations utiles à l'activité de la direction ;


• Contribuer au suivi administratif des enquêtes publiques, des délibérations et des conventions.

Informations complémentaires

Cycle de travail :Poste en 39h Nombre de jours de congés :25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition Avantages :Participation de la communauté d'agglomération Versailles Grand Parc à la mutuelle et au contrat collectif PrévoyanceRemboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

Formation:

Formation dans le domaine administratif (Bac Pro Secrétariat, BTS assistant de direction)

Expérience:

Expérience en secrétariat

Savoir être :

Sens du service public Qualités de rigueur, d'organisation, d'autonomie et de confidentialité reconnues Capacité relationnelle et rédactionnelle Réactivité et capacité à gérer l'urgence Aptitude à la communication avec le public et avec l'équipe Esprit d'équipe Disponibilité