Assistant de direction (H/F)

La Gazette des Communes; Saint-Denis; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible 2 jours/semaine

RTT 15 jours annuels

Transport pris en charge 75%

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Plaine Commune, Établissement public territorial, recherche un assistant de direction pour soutenir la direction territoriale Nord. Vous assurez l'accueil, organisez les agendas et coordonnez les actions administratives en lien avec les services et le secrétariat général.

Vous rédigez des documents, suivez les procédures et assurez la circulation de l'information. Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, 1607 heures annuelles, bénéfices sociaux.

Qualifications

• Maîtrise les outils bureautiques Word, Excel, Outlook et Pack Office.
• Rédige des documents administratifs clairs et structurés.
• Organise, priorise et suit plusieurs dossiers en parallèle.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la direction et gestion des agendas.
• Organisation des réunions et instances de la direction territoriale.
• Suivi administratif du service propreté/collecte et gestion des documents.
• Suivi des référés préventifs et dossiers d’assurances et sinistres.
• Contribuer à la continuité du service en cas d’absence.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Rédaction administrative

Organisation et gestion de dossiers

Communication et travail en équipe

Formation

Baccalauréat ou diplôme permettant l’accès au concours de rédacteur territorial

Outils

Tempo

Teams

Pack Office

Description du poste

Le développement du territoire et le bien-être de ses habitants vous tiennent à cœur ? vous souhaitez développer votre expertise sur des projets innovants et porteurs de sens. Intégrer Plaine commune, c’est rejoindre une collectivité « Plaine d’opportunités » !

Plaine Commune est un Établissement public territorial (EPT) et l’un des 12 territoires de la Métropole du Grand Paris depuis 2016, issu d’une longue tradition de coopération intercommunale depuis 1985.

Regroupant 8 villes au nord de Paris, stratégiquement situé en bord de Seine et aux portes nord de Paris, Plaine Commune se déploie sur une surface correspondant à la moitié de celle de Paris, avec une forte activité économique, un réseau de transports dense, une population riche d'une très grande diversité et la plus jeune d’Ile de France.

L’EPT fédère les villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Île-Saint-Denis, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse autour d’un projet commun : mettre le développement économique au service du territoire, favoriser un cadre de vie de qualité, s’imposer comme une référence d’engagement collectif pour la transition écologique.

Avec plus de 2000 collaborateurs et un budget de plus de 500 millions d’euros, Plaine Commune est le partenaire des villes au service de plus de 450 000 habitants pour un meilleur cadre de vie.

Nos missions couvrent des domaines variés tels que l’aménagement, l’habitat, l’urbanisme réglementaire, l’entretien des espaces publics, la collecte des déchets, les espaces verts, la lecture publique, les équipements aquatiques, la culture et le patrimoine, ou encore le développement économique local.

La direction territoriale Nord a en charge le pilotage de l’entretien, la maintenance des espaces publics sur les activités Espaces verts, Propreté/collecte des déchets et voirie pour les villes de Saint-Denis Nord (Pierrefitte sur Seine), Villetaneuse et Epinay sur Seine.

Sous la responsabilité du Directeur Territorial et en lien avec son adjoint, l’assistant de direction assure le suivi des questions administratives de la direction. Il apporte un appui permanent en termes de gestion et de coordination administratives, d’organisation fonctionnelle, d’optimisation des processus administratifs, de communication, d’accueil et de circulation de l’information, de suivi de dossiers et de production documentaire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Appui administratif et organisationnel de la direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction.
• Organiser les agendas, réunions et instances de la direction territoriale.
• Gérer les validations Tempo relevant de la hiérarchie.
• Rédiger, mettre en forme et actualiser les documents administratifs, notes et courriers.
• Organiser le suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs.

Coordination interne et circulation de l’information

• Superviser les espaces collaboratifs Teams de la direction (création de canaux, gestion des accès).
• Assurer la diffusion de l’information interne en lien avec le secrétariat général et la communication interne.
• Collaborer avec les services du siège (secrétariat général, directions ressources).
• Participer aux réunions internes et aux projets portés par la direction.
• Appliquer les règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.

Suivi administratif du service propreté / collecte

• Rédiger les courriers et courriers types à destination des usagers et riverains.
• Assurer le traitement administratif des procédures liées aux infractions sur l’espace public.
• Alimenter les outils de suivi de l’activité du service territorial propreté.
• Préparer les parapheurs et veiller au suivi complet des dossiers.
• Garantir la bonne circulation de l’information au sein du service.

Activités transversales et référentiels

• Suivre et orienter les demandes issues de l’application BIENVU auprès des services concernés.
• Assurer le suivi des référés préventifs en lien avec le secrétariat général.Gérer les dossiers juridiques liés aux assurances et sinistres de la direction.
• Contribuer à la continuité du service administratif en cas d’absence au sein de l’équipe.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Pack Office).
• Utiliser des logiciels métiers et de gestion administrative (Tempo, Teams, outils de suivi d’activité).
• Rédiger des documents administratifs clairs et structurés.
• Organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers en parallèle.
• Appliquer les procédures administratives et réglementaires.
• Assurer un suivi rigoureux des courriers et des parapheurs.

Savoir-être

• Faire preuve de discrétion et de sens de la confidentialité.
• S’adapter à des interlocuteurs et situations variés.
• Travailler avec réactivité et sens du service public.
• Démontrer des qualités relationnelles et un sens de l’écoute.
• Être autonome tout en sachant rendre compte à la hiérarchie.

Niveau de diplôme attendu

• Baccalauréat ou diplôme permettant l’accès au concours de rédacteur territorial.

Expérience souhaitée

• Environ 2 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement territorial.

Autres informations / Contraintes du poste

• Temps complet : 1607 heures annuelles
• Vous bénéficiez de 15 jours RTT pour un forfait hebdomadaire de 37h30
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine
• Déplacements domicile-travail
  • Prise en charge à 75% du titre de transport
  • Forfait mobilité durable pour vos déplacements à vélo ou en co-voiturage
• Vous bénéficiez d’un pool de véhicules et de vélos pour vos déplacements professionnels
• Vous accédez à une politique sociale et de loisirs diversifiée (garde d’enfants, mutuelles, voyages, billetterie…)