ASSISTANT.E DE GESTION ADMINISTRATIVE F/H

Aubervilliers; Aubervilliers; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

La Direction des Sports de la Ville d’Aubervilliers recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) F/H pour assurer le fonctionnement quotidien du service et soutenir le responsable dans l’organisation des activités.

Vous gérerez les dossiers administratifs, l’accueil, les agendas, les tableaux de suivi, et la logistique des réunions, avec rigueur, organisation et sens du service public.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Première expérience sur un poste administratif souhaitée.
• Organisé, rigoureux et polyvalent; sait prioriser et gérer les imprévus.

Responsabilités

• Traiter et suivre les dossiers administratifs.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les demandes.
• Gérer le classement, l’archivage et les informations du service.
• Tenir les tableaux de suivi et participer à la planification.
• Gérer les agendas et l’organisation logistique des réunions et missions.
• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers comptables.
• Émettre les bons de commande et suivre les factures.
• Assurer le suivi des congés et récupérations.
• Remplacer ponctuellement l’assistante de direction.

Connaissances

Outils informatiques et bureautiques

Accueil téléphonique

Communication écrite

Communication orale

Organisation

Gestion du planning

Gestion des priorités

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Réf. YP/ADGA/466/2026

Type de contrat Emploi

Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis.

Nous recherchons un.e assistant.e adminsitratif.ve F/H au sein de la direction des sports.

Activités

Au sein de la Direction des Sports, vous assurez la gestion administrative nécessaire au bon fonctionnement du service et accompagnez le responsable dans l’organisation de l’activité. À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :

• Assurer le traitement et le suivi des dossiers administratifs ainsi que la saisie de documents ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les différentes demandes ;
• Gérer, classer et archiver les informations et documents du service ;
• Alimenter les tableaux de suivi de l’activité et participer à la planification ;
• Gérer les agendas et assurer l’organisation logistique des réunions et missions ;
• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers comptables ;
• Émettre les bons de commande et assurer le suivi de la régularisation des factures ;
• Assurer le suivi des congés et récupérations des agents ;
• Participer à la gestion des imprévus et des urgences du service ;
• Assurer, ponctuellement, le remplacement de l’assistante de direction

Connaissances et capacités

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques et capacité à saisir des documents de formes et contenus variés. Capacité à assurer le suivi administratif et comptable des dossiers et à renseigner des tableaux de suivi. Aptitude à organiser et planifier l’activité, gérer les agendas et faire face aux imprévus et aux urgences. Bonnes capacités de communication écrite et orale, d’écoute et de dialogue.

Vous disposez idéalement d’une première expérience sur un poste administratif ou des fonctions similaires. Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et vous adapter aux imprévus. Vous faites preuve de ponctualité, d’assiduité et d’un bon sens de l’écoute. Votre aisance relationnelle et votre capacité de dialogue vous permettent de travailler efficacement avec différents interlocuteurs.

Conditions du poste

Poste à temps complet, sur une base de 37h30 hebdomadaires, au sein de la Direction des Sports. Le poste relève de la filière administrative, catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux. Une première expérience de 1 à 3 ans sur un poste similaire est appréciée. Le poste ne comporte pas de fonctions d’encadrement.