UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION EN CDD 6 mois H/F

Communauté d'agglomération de Cergy Pontoise; Cergy; Hybride; EUR 21 000 - 31 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Formation dynamique

Rémunération statutaire + régime indem

25 jours de congés annuels + RTT

Résumé du poste

La Communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise recherche un/une Assistant(e) de direction en CDD de 6 mois pour assurer l’assistance et la gestion administrative auprès des Directions opérationnelles de la DGA.

Vous assurez l’accueil, le courrier, l’organisation des réunions et le suivi des dossiers. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez une formation en gestion administrative; une connaissance des marchés publics et de la comptabilité locale serait un plus.

Qualifications

• DUT ou BTS en assistanat de Direction ou formation équivalente en gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
• Connaissance de l’environnement territorial et des collectivités locales souhaitable.
• Des connaissances en marchés publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus.

Responsabilités

• Organiser l’administration et le classement des dossiers.
• Gérer le courrier entrant et sortant et suivre les procédures internes.
• Planifier et préparer les réunions; comptes rendus et relai avec les élus.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement, assurer le suivi des agendas.
• Réaliser le suivi des dossiers des instances décisionnelles (Bureaux, Conseils).
• Diffuser les informations internes et externes et assurer l’accompagnement logistique.
• Veiller au respect des délais et à la qualité des documents.
• Travailler en équipe et garantir la confidentialité des informations.

Connaissances

Organisationnelles

Relationnelles

Rédactionnelles

Esprit de synthèse

Rigueur

Esprit d'équipe

Dynamisme

Capacité à travailler en équipe

Adaptation au changement

Formation

DUT/BTS assistanat de Direction ou gestion administrative

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Internet

Description du poste

UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION EN CDD 6 mois H/F

Située au c?ur du Val d?Oise, à 25 m de Paris, l?agglomération de Cergy-Pontoise rassemble 13 communes et près de 216 000 habitants, dans un environnement dynamique et agréable aux portes du parc naturel régional du Vexin français. Ce territoire à taille humaine offre ainsi un cadre de vie privilégié à ses habitants. Outre ses 14 000 entreprises et son campus universitaire de premier plan, Cergy-Pontoise, riche d'un panorama culturel et sportif varié, allie harmonieusement ville et espaces naturels préservés. Pour accompagner son essor et faire rayonner ses nombreux projets, ce sont près de 700 agents qui exercent plus de 80 métiers, dans des domaines aussi variés que l?aménagement, le développement économique, la culture, le sport, les mobilités ou encore la transition écologique et énergétique, au service des Cergypontains. Travailler avec l?agglo de Cergy-Pontoise, c?est rejoindre un collectif de femmes et d?hommes qui ?uvrent au quotidien pour un service public de qualité. Soucieuse de l?évolution de leurs besoins au sein de l'organisation, l?agglo s?engage également à offrir à ses agents un environnement de travail épanouissant, un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, tout en favorisant le développement des connaissances et des compétences et en accompagnant les parcours professionnels. Intégrer la Communauté d?agglomération de Cergy-Pontoise, c?est rejoindre un collectif engagé, où chaque métier compte et contribue concrètement au présent et à l?avenir du territoire.

Le poste

Vous assurez les missions d?assistance et de gestion administrative auprès de Directions opérationnelles de la DGA.

Vos activités

• Assure l?organisation administrative
• Traitement du courrier « arrivé » et « départ » (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)
• Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers et des procédures internes (charte, logo, courriers,?)
• Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)
• Organisation du classement et de l?archivage des dossiers et relai auprès des équipes
• Accueil physique et téléphonique
• Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils
• Diffusion des informations internes et externe
• Accompagnement logistique des membres de l?équipe (gestion des fournitures, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques?)
• Assiste les Directions opérationnelles et les services
• Organisation de l?agenda et prises de rendez-vous,
• Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, ?) :
• Réunions de direction et de service
• Séances de travail avec les élus
• Réunions de coordination internes
• Organisation des déplacements
• Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l?activité
• Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle
• Prise de notes, établissement des comptes-rendus
• Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d?informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)
• Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur ?)
• Assister les Directrices et Directeurs dans leurs relations avec les élus (organisation de réunions
• Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

Le profil :

Vous êtes titulaire d?un DUT ou d?un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint, ?)
• Environnement territorial
• Des connaissances en Marchés Publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus

Qualités

• Organisationnelles
• Relationnelles
• Rédactionnelles
• Esprit de synthèse, rigueur
• Esprit d?équipe, dynamisme
• Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d?adaptation au changement
• Discrétion et respect de la confidentialité

Avantages

• Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire
• Sur une année complète : 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles
• Poste éligible au télétravail flexible max 2 jours / semaine après une période d?intégration
• Politique interne de formation dynamique
• Cafétaria à disposition des agents