Assistant d'Exploitation H/F

Provhydis; Arrondissement de Cayenne; On-site; EUR 17,000 - 21,000; Part time

Job summary

Provhydis, spécialisée dans la vente de produits d’entretien, recherche un(e) assistant(e) d’exploitation pour rejoindre l’équipe en 25 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Vous assurez le soutien administratif, commercial et opérationnel, gérez les achats, les plannings, le reporting et la relation client, et participez à des démarches qualité (ISO 9001, MASE).

Qualifications

• Maîtrise du Pack Office et des outils informatiques.
• Expérience en gestion administrative et reporting.
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Respect de la confidentialité des informations traitées.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif, commercial et opérationnel de la Direction et des équipes d'exploitation.
• Rédiger courriers, accueillir téléphoniquement, classer et archiver.
• Préparer les réunions, gérer les fournitures et suivre les demandes d'achat.
• Suivre les pointages, absences et plannings des agents; transmettre les éléments variables de paie au service RH.
• Assurer le suivi des devis, contrats et dossiers clients; relancer et facturation.
• Réaliser un reporting et veiller à la qualité des procédures; participation aux audits (ISO 9001, MASE).

Skills

Pack Office

Gestion administrative

Rédaction

Synthèse

Intérêt IA

Confidentialité

Initiative

Rigueur

Organisation

Aisance relationnelle

Tools

Pack Office

Job description

La société Provhydis, spécialisée dans la vente de produit d'entretien, recherche activement un(e) assistant(e) d'exploitation pour intégrer son équipe pour 25h semaine du lundi au vendredi.

Le poste

Assistant(e) d'exploitation PROVHYDIS

L'assistant(e) d'exploitation assure le soutien administratif, commercial et opérationnel de la Direction et des équipes d'exploitation.

Missions principales

• Gestion administrative et du personnel
• Rédiger les courriers, assurer l'accueil téléphonique, le classement et l'archivage.
• Préparer les réunions, gérer les fournitures et suivre les demandes d'achat.
• Assurer le suivi des pointages, absences, remplacements et plannings des agents.
• Transmettre les éléments variables de paie et les dossiers administratifs au service RH.
• Assurer la distribution des EPI et la diffusion des documents internes validés.

Suivi commercial et relation clients

• Assurer une veille sur les appels d'offres, préparer les dossiers de candidature et participer à l'élaboration des offres commerciales.
• Assurer le suivi des devis, contrats, commandes et dossiers clients.
• Transmettre les plannings et fiches d'intervention aux clients et suivre la réalisation des prestations.
• Collecter les justificatifs nécessaires à la facturation et suivre les relances clients.
• Mettre à jour les tableaux de reporting, suivre les anomalies et contribuer à leur résolution.

Gestion des achats et fournisseurs

• Recueillir les besoins, solliciter les devis et préparer les commandes.
• Assurer le suivi des livraisons, des factures et des règlements.
• Contrôler les arrivages, suivre les stocks et participer aux inventaires.
• Réaliser un reporting régulier auprès du responsable.

Qualité et amélioration continue

• Participer aux démarches de certification (ISO 9001, MASE) et au respect des procédures qualité.
• Organiser le suivi documentaire et les enregistrements liés à l'amélioration continue.
• Animer les sensibilisations internes à la sécurité ( Ti Kozé ).

L'assistant(e) d'exploitation assure également la continuité de certaines missions en cas d'absence du/de la responsable.

Le profil

• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office )
• Maîtrise de la gestion administrative
• Aisance rédactionnelle
• Capacité de synthèse
• Intérêt pour l'intelligence artificielle
• Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Esprit d'initiative
• Rigoureux et organisé
• Polyvalence
• Aisance relationnelle