ASSISTANT D'ADMINISTRATION 3B/23

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Clamart; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

La direction du SPRA au Ministère des Armées recherche un agent administratif pour assurer la gestion et la coordination de l’activité du secrétariat général.

Vous organiserez et superviserez le circuit du courrier, contrôlerez l’enregistrement et la diffusion des documents, et offrirez un appui administratif aux entités du service.

Des formations internes par tutorat sont prévues; débutant accepté sous réserve d’une formation adaptée.

Qualifications

• Titulaire d’un BAC minimum, un diplôme de niveau 4 ou Bac+2 en gestion administrative, assistanat de direction ou management est apprécié.
• Débutant accepté sous réserve de disposer d’une formation adaptée.
• Compétences en accueil et renseignement, rigueur, organisation et respect des délais.

Responsibilities

• Gérer et coordonner l’activité administrative du secrétariat général.
• Organiser et superviser le circuit du courrier arrivée et départ du SPRA.
• Contrôler l’enregistrement et la diffusion des courriers et documents administratifs.
• Respecter les règles de présentation, de diffusion, de confidentialité, de classement et d’archivage des documents.
• Apporter un appui administratif aux entités du SPRA.
• Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord pour le suivi des activités et des dossiers.
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations internes.
• Participer à la démarche qualité du secrétariat.
• Coordonner la gestion des consommables et les besoins logistiques courants.
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux arrivants concernant les procédures administratives du service.

Skills

Accueil et renseignement

Rigueur

Organisation

Esprit d'équipe

Adaptabilité

Education

Bac minimum / Bac+2 en gestion administrative ou assistanat de direction

Job description

Vos missions en quelques mots

Les activités principales attachées au poste sont :

• Assurer la gestion et la coordination de l’activité administrative du secrétariat général
• Organiser et superviser le circuit du courrier “ arrivée ” et “ départ ” du SPRA
• Contrôler l’enregistrement et la diffusion des courriers et documents administratifs
• Respecter les règles de présentation, de diffusion, de confidentialité, de classement et d’archivage des documents
• Apporter un appui administratif aux différentes entités du SPRA
• Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord permettant le suivi de l’activité, des échéances et des dossiers en cours
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations internes.

Les activités annexes attachées au poste sont :

• Participer à la démarche qualité du secrétariat
• Coordonner la gestion des consommables et les besoins logistiques courants de la direction
• Participer à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux arrivants concernant les procédures administratives du service

Pour mener à bien ces différentes missions vous bénéficierez de formations internes par tutorat

Profil recherché

Titulaire d’un BAC minimum, un diplôme de niveau 4 ou Bac +2 en gestion administrative, assistanat de direction ou management étant apprécié. Une première expérience dans des fonctions de gestion administrative ou d’assistanat de direction dans le milieu administratif est souhaitée. Débutant accepté sous réserve de disposer d’une formation adaptée. Le poste nécessite des compétences en accueil et renseignement, ainsi que de la rigueur, un bon sens de l’organisation, le respect des délais, l’esprit d’équipe et une capacité d’adaptation.