Assistant d'accueil et de secrétariat - Crous Lorraine (H/F)

Crous de Lorraine; Nancy; On-site; EUR 18,000 - 23,000; Full time

Job summary

Le CROUS Lorraine recherche un assistant d'accueil et de secrétariat pour soutenir l’accueil du public et l’administration de la structure. Vous participerez à la gestion, au traitement des dossiers et à l’information des étudiants, tout en assurant le standard et les tâches liées au courrier et aux formalités administratives.

Vous travaillerez sous l’autorité du gestionnaire et veillerez à l’accueil des étudiants, à l’orientation et au suivi des dossiers locatifs, ainsi qu’au respect des

Qualifications

• Connaissance des outils de communication et de gestion
• Connaissance d’une deuxième langue souhaitée
• Connaissance des produits, matériels et techniques de nettoyage
• Connaissance du type de surface et des objets à traiter
• Connaissance des techniques de manutention
• Connaissance des règles d’hygiène et sécurité au travail en vigueur

Responsibilities

• Accueillir le public et participer à l’administration et à la gestion de la structure
• Sous l’autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives)
• Assurer le standard
• Contrôler et valider les dossiers locatifs étudiant avant signature du DUG
• Suivre les impayés et relancer si nécessaire, transmission au service comptable
• Suivre les réservations, arrivées, départs et démissions
• Transmettre les listes de départs et démissions à la régie pour remboursement
• Encaisser les loyers
• Gérer les plannings de nettoyage et d’état des lieux
• Être à l’écoute des étudiants et les orienter vers les services compétents
• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie et veiller à l’occupation
• Participer à la gestion des situations d’urgence
• Mettre en place les protocoles sanitaires recommandés et assurer le suivi

Skills

Communication

Langue étrangère

Accueil & secrétariat

Gestion administrative

Hygiène et sécurité

Education

Niveau III CAP/BEP en secrétariat bureautiques

Tools

Bureautique (suite Office)

Job description

Fonction:

Placé-e sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l’unité de gestion (DUG) , l'assistant d'accueil et de secrétariat assure les fonctions principales décrites ci-dessous.

Activités principales

• Accueillir le public et participer à l’administration, et à la gestion de la structure,
• Sous l’autorité du gestionnaire, accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives …)
• Assurer le standard
• Contrôler et valider les dossiers locatifs étudiant avant signature du DUG
• Suivre les impayés, en effectuer les relances si nécessaire et transmettre les dossiers d’impayés à l’agence comptable pour le recouvrement
• Suivre les réservations, arrivées, départs, démissions, transferts
• Transmettre les listes de départs et de démisions à la régie pour remboursement à l’étudiant
• Encaisser les loyers
• Gérer les plannings de nettoyage de logements et d’état des lieux,
• Être à l’écoute des étudiants pour détecter les situations difficiles (financières, personnelles) et les orienter au mieux vers les services compétents,
• Assurer les états de lieux d’entrée et de sortie, veiller à l’occupation optimum de la résidence
• Participer à la gestion des situations d’urgence
• Mettre en place les protocoles sanitaires recommandés et en assurer le suivi

Conditions particulières d'exercice

• Niveau III Diplômes équivalents au CAP/BEP en particulier dans le domaine du secrétariat bureautiques
• Horaire selon l'activité du service
• Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut
  être appelé, dans la prolongation cohérente de ses activités principales, à se voir confier toute
  autre tâche nécessaire au fonctionnement administratif du service
• Contrainte horaire lié au calendrier universitaire
• Poste non logé

Profil recherché

Connaissances:

• Connaissance des outils de communication et de gestion
• Connaissance d’une deuxième langue souhaitée
• Connaissance et utilisation des produits, matériels et techniques de nettoyage,
• Connaissance du type de surface et des objets à traiter,
• Connaissance des techniques de manutention,
• Connaissance des règles d’hygiène de santé et sécurité au travail en vigueur

Compétences attendues:

• Maîtriser les logiciels informatiques et métier
• Maîtrise de l’expression écrite et orale
• Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet, domotique…)

Compétences comportementales:

• Travailler en équipe

Présentation de Crous de Lorraine

Le CROUS Lorraine est un établissement public administratif, qui gère:

22065 étudiants boursiers sur critères sociaux (sur une totalité de 83379 étudiants en Lorraine) .

16 restaurants universitaires (3, 3 millions de repas servis)

20 résidences universitaires (7259 logements)